Busca “plan de rodaje” y la mayoría de lo que aparece está pensado para largometrajes, con tiras de producción y números de escena. El día de rodaje de una productora se ve distinto.
Son diez videos para un mismo cliente en un solo día: cinco módulos de un curso en línea, cuatro cortes verticales para redes, una entrevista a uno de los clientes del cliente y material de apoyo en una segunda locación.
Cuando ese plan está mal, los últimos bloques del día pagan las consecuencias. El material de apoyo se graba a las apuradas a las seis, o se convierte en un segundo día de rodaje que nadie presupuestó.
En resumen
- Estima cada video a partir de su guion: palabras habladas divididas por unas 140 palabras por minuto.
- Planifica la grabación entre dos y cuatro veces la duración final, con un mínimo de cinco minutos para las piezas cortas.
- Agrupa los videos por set, pon las pausas y los traslados en el plan con hora, y termina media hora antes del límite real.
- Anota cuándo termina de verdad cada bloque, y manda un solo plan en vivo al equipo y al cliente.
Parte del guion
El plan necesita duraciones, y la fuente más honesta para eso es el guion. Cuenta las palabras que alguien va a decir en voz alta, sin los lower thirds ni las indicaciones de cámara, y divide por una velocidad de lectura.
140 palabras por minuto es un punto de partida sensato para una lectura tranquila a cámara. Un módulo de curso de 700 palabras da cinco minutos, un corte para redes de 105 palabras da 45 segundos.
Antes del rodaje, cronometra a tu presentador con un párrafo y corrige el número. Un especialista de producto que habla rápido y un CEO que mide cada palabra no van a caer en el mismo ritmo.
Si un guion todavía no está aprobado, haz que lo aprueben antes del día de rodaje o dale al bloque una estimación generosa. Las reescrituras en el set son uno de los motivos habituales por los que un día de videos cortos se atrasa.
Por qué grabar toma de dos a cuatro veces la duración final
Un video de cinco minutos no se graba en cinco minutos. La primera toma es de calentamiento, la frase con el nombre del producto hace tropezar al presentador dos veces, y cada error implica volver al principio.
Después viene la toma de seguridad. Multiplica la duración final por un factor de ritmo y obtienes un tiempo de grabación que puedes planificar.
- El doble de la duración final funciona para un presentador con experiencia en teleprompter, en un solo encuadre, con un guion que nadie va a tocar.
- El triple es un valor predeterminado más seguro para la mayoría de los rodajes corporativos y de cursos.
- Cuatro veces es para alguien que nunca estuvo frente a una cámara, para guiones llenos de nombres de producto y cifras, o para un día en que el cliente da notas entre tomas.
El multiplicador falla en los dos extremos. Un corte para redes de 45 segundos a 3× recibe dos minutos y quince segundos, apenas lo justo para la claqueta y el reencuadre, así que dale a las piezas cortas un mínimo de cinco minutos cada una. Una entrevista no tiene guion para contar, así que planéala según la cantidad de preguntas.
Pausas, cambios de set y traslados
Agrupa los videos por set, porque la lista del cliente casi nunca es el mejor orden de grabación. Cada cambio de luz, movimiento de cámara o cambio de fondo cuesta de 15 a 30 minutos sin que nadie grabe.
Si tres de los diez videos son planos de pie contra otra pared, grábalos seguidos, estén donde estén en la lista. El vestuario funciona igual.
Abre con una pieza corta y fácil, para que el presentador entre en calor con algo de poco riesgo y llegue al video importante ya suelto.
Las pausas van en el plan con hora, como cualquier otro bloque. Una pausa de quince minutos escrita a las 10:15 ocurre. Una planeada para “cuando podamos” termina con el presentador sin voz a las 11:30.
Un traslado cuesta más que el viaje. El equipo empaca, carga, viaja, descarga y vuelve a iluminar, así que un trayecto de 10 minutos se convierte en un bloque de 40, y encaja mejor justo después del almuerzo.
La llegada del equipo y del talento también tienen bloques, porque iluminar una entrevista toma casi una hora y el presentador necesita maquillaje y micrófono antes de la primera toma.
Un ejemplo de día de rodaje
Este es ese día a ritmo 3×, empezando a las 8:00. Las duraciones finales salen del conteo de palabras a 140 palabras por minuto, y el tiempo de grabación es el triple salvo que la fila diga otra cosa.
| Hora | Bloque | Duración |
|---|---|---|
| 08:00 | Llegada del equipo: descarga, iluminación del set A, sonido | 60 min |
| 09:00 | Llega el presentador: maquillaje, micrófono, lectura | 30 min |
| 09:30 | Módulo 1 del curso (700 palabras, video de 5:00) | 15 min |
| 09:45 | Módulo 2 del curso (840 palabras, video de 6:00) | 18 min |
| 10:03 | Módulo 3 del curso (560 palabras, video de 4:00) | 12 min |
| 10:15 | Pausa | 15 min |
| 10:30 | Módulo 4 del curso (980 palabras, video de 7:00) | 21 min |
| 10:51 | Módulo 5 del curso (420 palabras, video de 3:00) | 9 min |
| 11:00 | Cambio al set B (de pie, encuadre vertical) | 30 min |
| 11:30 | Cuatro cortes para redes (45 s cada uno, mínimo de 5 minutos) | 20 min |
| 11:50 | Almuerzo | 60 min |
| 12:50 | Empacar y trasladarse al depósito | 40 min |
| 13:30 | Entrevista al cliente | 45 min |
| 14:15 | Material de apoyo en el depósito | 45 min |
| 15:00 | Cierre y carga | 30 min |
| 15:30 | Fin del día |
Los cinco módulos suman 25 minutos de video terminado y 75 minutos de grabación. Los sets, las pausas y el traslado ocupan más del día que los módulos.
El plan también termina a las 15:30 aunque el depósito cierra a las 16:00, lo que deja media hora para lo que salga mal.
Registra el tiempo real mientras grabas
El plan es una estimación, así que alguien en el set, normalmente el productor o un asistente, debería anotar cuándo termina de verdad cada bloque. Eso es lo que te dice a las 10:15 que el día se está corriendo, cuando todavía se puede hacer algo.
Supongamos que el módulo 2 se alarga y termina a las 10:15 en lugar de las 10:03. Todo lo que viene después se corre 12 minutos: la pausa empieza a las 10:27, el almuerzo a las 12:02 y el día termina a las 15:42. Eso todavía entra antes de las 16:00, pero el margen bajó a 18 minutos antes de que termine la mañana.
Decide mientras las opciones son baratas. Acorta la pausa a cinco minutos, pasa los cortes para redes a otro día o pregúntale al cliente qué pieza puede ser más simple.
Y revisa el ritmo. Si los primeros módulos están saliendo más cerca de 4× que de 3×, el resto probablemente siga igual, así que vuelve a estimar la tarde a ese ritmo.
Un solo plan para el equipo y el cliente
En la mayoría de los días de rodaje el plan existe dos veces, como la hoja de cálculo que se mandó la noche anterior y como la versión que está en la cabeza del productor. A media mañana ninguno coincide con el set, y después del almuerzo el equipo de marketing del cliente aparece para la entrevista a la hora del correo.
La solución es un solo plan que todos abran y que cambie cuando cambia el día. Manda el enlace el día anterior al equipo, al presentador y al contacto del cliente, con la dirección, el horario de llamado de cada persona y quién del lado del cliente aprueba las tomas.
Una invitación de calendario con la hora de inicio, el enlace y una videollamada para el cliente pone el día donde la gente igual mira. Una vez editado el material, enviárselo al cliente para revisión tiene su propio checklist.
Cómo funciona esto en RecReview
En RecReview, un plan de producción es un día de rodaje, con fecha, hora de inicio, locación, equipo, ritmo y una lista de bloques. Cada bloque de video es la tarea del video, guion incluido.
Cuando agregas un video que tiene guion, RecReview cuenta las palabras habladas, después de quitar los lower thirds, las indicaciones de cámara y los encabezados de escena, y estima la duración final a 140 palabras por minuto.
El ritmo se aplica a todo el plan: Optimista 2×, Normal 2.5×, Realista 3× (el predeterminado) o Conservador 4×. El tiempo de grabación es la duración final estimada por el ritmo, y cambiar el ritmo recalcula todos los bloques de video.
Puedes escribir cualquier duración a mano, que es como una entrevista recibe un bloque realista. Las llegadas, las pausas, los cambios de set y el cierre también son bloques, cada uno con una duración predeterminada que puedes cambiar.
El día del rodaje, marcar un bloque registra cuándo terminó. El bloque muestra cuántos minutos se adelantó o se atrasó, y todos los bloques siguientes se mueven en consecuencia. Si alguien lo marcó tarde, corriges la hora real.
El enlace compartido del plan se abre sin iniciar sesión y puede tener contraseña. La página se actualiza en vivo a medida que se marcan los bloques, muestra el fin del día proyectado y señala el bloque que se está grabando cuando el guion está en el teleprompter.
Con Google Calendar conectado, el plan se convierte en un evento que dura hasta el fin planeado del día, con un enlace de Meet, el equipo invitado, el contacto principal del cliente seleccionado por defecto y el enlace en vivo en la descripción.
Para un cliente con el que grabas todas las semanas, duplicar el plan de la semana pasada en una fecha nueva copia los bloques sin nada marcado.
