Como montar o cronograma de gravação de uma diária com vários vídeos

Quem pesquisa “cronograma de gravação” encontra muito material pensado para cinema, com análise técnica e ordem do dia por cena. A diária de uma produtora costuma ser outra coisa.

São dez vídeos para o mesmo cliente num dia só: cinco aulas de um curso online, quatro cortes verticais para Reels, um depoimento de um cliente da marca e imagens de apoio num segundo local.

Quando o cronograma erra, quem paga são os últimos blocos do dia. As imagens de apoio saem correndo às seis da tarde, ou viram uma segunda diária que ninguém orçou.

Comece pelo roteiro

O cronograma precisa de duração, e quem dá essa duração com mais honestidade é o roteiro. Conte as palavras que alguém vai falar em voz alta, sem GC, cartela e direção de câmera, e divida por uma velocidade de leitura.

140 palavras por minuto é um bom ponto de partida para uma leitura calma para a câmera. Uma aula de 700 palavras dá cinco minutos, e um corte de 105 palavras para rede social, 45 segundos.

Antes da diária, cronometre o apresentador lendo um parágrafo e ajuste o número.

Roteiro que ainda não foi aprovado precisa ser fechado antes da diária ou ganhar uma estimativa folgada, porque reescrever no set é um dos motivos mais comuns de atraso.

Por que gravar leva de duas a quatro vezes a duração final

Vídeo de cinco minutos não se grava em cinco minutos. O primeiro take é aquecimento, a frase com o nome do produto trava o apresentador duas vezes, e cada erro é um “volta do começo”.

Depois vem o take de segurança. Multiplique a duração final por um fator de ritmo e você tem um tempo de gravação que cabe no cronograma.

• Duas vezes funciona para apresentador experiente no teleprompter, num enquadramento só, com um roteiro que ninguém vai mexer.
• Três vezes é um padrão mais seguro para a maioria das gravações institucionais e de curso.
• Quatro é para quem nunca gravou, para roteiro cheio de nome de produto e número, ou para o dia em que o cliente dá retorno entre um take e outro.

A conta falha nas pontas. Um corte de 45 segundos, a 3×, ganha dois minutos e quinze, o que mal dá para bater a claquete e reenquadrar.

Dê aos vídeos curtos um piso de cinco minutos cada. E entrevista não tem roteiro para contar, então o bloco sai do número de perguntas.

Pausas, troca de set e deslocamento

Agrupe os vídeos por set, porque a ordem da lista do cliente quase nunca é a melhor ordem de gravação. Cada vez que a equipe refaz a luz, muda a câmera de lugar ou troca o fundo, vão de 15 a 30 minutos sem ninguém gravando.

Se três dos dez vídeos são em pé, contra outra parede, grave os três em sequência, mesmo que estejam espalhados pela lista. Com figurino é igual.

Abra com um vídeo curto e fácil, para o apresentador chegar solto ao vídeo que importa.

Pausa entra no cronograma com horário, como qualquer bloco. O lanche de quinze minutos escrito às 10h15 acontece. O que fica para “quando der” vira a voz do apresentador falhando às 11h30.

Trocar de locação custa mais que o trajeto. A equipe desmonta, carrega, viaja, descarrega e monta a luz de novo, então 10 minutos de carro viram um bloco de 40, que encaixa melhor logo depois do almoço.

Chegada da equipe e do talento também são blocos, porque montar luz para entrevista leva quase uma hora e o apresentador precisa de maquiagem e microfone antes do primeiro take.

Um exemplo de diária

Aqui está aquela diária no ritmo de 3×, começando às 8h. A duração final sai da contagem de palavras a 140 por minuto, e o tempo de gravação é três vezes isso, menos onde a linha diz outra coisa.

As cinco aulas somam 25 minutos de vídeo pronto e 75 minutos de gravação. Montagem, pausas e deslocamento ocupam mais do dia do que as aulas.

E o plano termina às 15h30 mesmo com o galpão fechando às 16h, o que deixa meia hora para o que der errado.

Acompanhe o horário real durante a diária

Cronograma é estimativa, então alguém no set, em geral o produtor ou um assistente, deve anotar a hora em que cada bloco termina. É essa anotação que mostra o atraso às 10h15, quando ainda dá para fazer alguma coisa.

Digamos que a aula 2 demore e termine às 10h15 em vez de 10h03. Tudo o que vem depois anda 12 minutos: o lanche começa às 10h27, o almoço às 12h02 e a diária acaba às 15h42. Ainda cabe antes das 16h, mas a folga caiu para 18 minutos e a manhã nem acabou.

Decida enquanto as opções ainda custam pouco. Dá para encurtar o lanche para cinco minutos, deixar os Reels para outra diária ou perguntar ao cliente qual vídeo pode ser mais simples.

E olhe o ritmo. Se as primeiras aulas estão saindo mais perto de 4× do que de 3×, as próximas devem ir pelo mesmo caminho, e a conta da tarde precisa ser refeita com esse ritmo.

Um cronograma só para equipe e cliente

Na maioria das diárias, o cronograma existe duas vezes, na planilha mandada na noite anterior e na cabeça do produtor. No meio da manhã nenhuma das duas bate com o set, e depois do almoço o pessoal de marketing do cliente aparece para o depoimento no horário que estava no e-mail.

O que resolve é um cronograma só, que todo mundo abre e que muda quando o dia muda. Mande o link na véspera para a equipe, o apresentador e o contato do cliente, com o endereço, o horário de chegada de cada um e quem do lado do cliente aprova os takes.

Um convite na agenda com o horário, o link e uma videochamada para o cliente coloca a diária onde as pessoas já olham. Quando o material estiver editado, enviar o vídeo para o cliente revisar tem um checklist próprio.

Como isso funciona no RecReview

No RecReview, um plano de produção é uma diária, com data, horário de início, local, equipe, ritmo e uma lista de blocos. Cada bloco de vídeo é a própria tarefa do vídeo, com o roteiro dela.

Quando você adiciona um vídeo que tem roteiro, o RecReview conta as palavras faladas, depois de tirar GC, direção de câmera e cabeçalho de cena, e estima a duração final a 140 palavras por minuto.

O ritmo vale para o plano inteiro: Otimista 2×, Normal 2,5×, Realista 3× (o padrão) ou Conservador 4×. O tempo de gravação é a duração final estimada vezes o ritmo, e trocar o ritmo recalcula todos os blocos de vídeo.

Você pode digitar qualquer duração à mão, e é assim que uma entrevista ganha um bloco realista. Chegada da equipe e do talento, pausas, mudança de setup e encerramento também são blocos, cada um com uma duração padrão que você ajusta.

No dia, marcar um bloco como concluído registra a hora em que ele terminou. O bloco mostra quantos minutos adiantou ou atrasou, e todos os blocos seguintes mudam de horário junto. Se alguém marcou atrasado, você corrige o horário real.

O link do plano abre sem login e pode ter senha. A página atualiza ao vivo conforme os blocos são marcados, mostra o fim previsto da diária e destaca o bloco que está sendo gravado quando o roteiro está no teleprompter.

Com o Google Agenda conectado, o plano vira um evento que vai até o fim previsto da diária, com link do Meet, a equipe convidada, o contato principal do cliente já marcado e o link ao vivo na descrição.

Para o cliente que você grava toda semana, duplicar o plano da semana passada para outra data copia os blocos, todos desmarcados.