Toda productora tiene un proceso. En la mayoría de las pequeñas vive en la cabeza del productor, y aguanta hasta que el productor se toma una semana libre o entra un segundo editor.
Un procedimiento operativo estándar (SOP) deja por escrito las partes del trabajo que se repiten, para que la próxima persona las haga igual sin tener que preguntar.
En resumen
- Escribe lo que pasa en cada trabajo en unas dos páginas, y deja el oficio afuera.
- Dale a cada etapa un criterio de salida que cualquiera pueda verificar y un responsable nombrado por rol.
- La mayoría de los trabajos se tuercen en los traspasos, así que pide una nota con cada exportación interna y que una persona unifique las notas del cliente.
- Deja que una herramienta haga los pasos que se desprenden de algo que ya pasó, y pon un nombre al lado de cada decisión de criterio.
- Revisa el SOP cada trimestre, y deja que quien se topó con un problema escriba el cambio.
Dos páginas, no un manual
Escribe lo que le pasa a cada trabajo, sea cual sea el cliente: las etapas, qué tiene que cumplirse antes de que un trabajo salga de cada una, quién es responsable y cómo cambia de manos el trabajo.
Deja el oficio afuera. Cómo corregir un perfil log o darle ritmo a una entrevista es cosa de quienes lo hacen, y un documento que intenta cubrirlo queda viejo rápido.
Parte de los últimos tres trabajos que entregaste y no de cómo te gustaría que funcionaran las cosas. Anota los pasos que tuvieron en común y, donde difieren, quédate con la versión que salió mejor.
Todo lo que varía de un trabajo a otro tiene su propio documento, enlazado desde el SOP: la plantilla de brief, el checklist de preproducción, la convención de nombres de archivo y la estructura de carpetas.
Etapas con un “terminado” claro
Cada etapa necesita un criterio de salida que cualquiera pueda verificar. “Guion terminado” es una opinión. “Guion aprobado por escrito por la persona nombrada en el brief” se puede verificar abriendo un correo.
Una etapa empieza cuando la anterior está terminada, así que no necesitas criterios de entrada aparte, y esa regla sola evita que se reserve un rodaje sobre un guion que nadie aprobó.
| Etapa | Terminada cuando | Responsable |
|---|---|---|
| Brief | Firmado, con el aprobador nombrado | Productor |
| Guion | Aprobado por escrito por ese aprobador | Productor |
| Preproducción | Checklist cerrado, horarios de llamado enviados | Productor |
| Rodaje | Material copiado dos veces y verificado | Camarógrafo o DIT |
| Primer corte | Revisado internamente, enviado con un objetivo para la ronda | Editor, después productor |
| Rondas de cambios | Versión final aprobada por escrito | Productor |
| Entrega | Paquete enviado, enlace de descarga probado | Productor |
| Archivo | Carpeta archivada, política de material aplicada | Editor |
Cada fila tiene un responsable, nombrado por rol. Cuando una etapa tiene dos responsables, cada uno supone que el otro se está ocupando. En una productora de tres personas el productor va a ser responsable de la mayoría de las filas, y está bien siempre que esté escrito.
Las etapas de postproducción se superponen, así que el SOP dice cuándo puede empezar cada una. El color y la mezcla final esperan al picture lock. El diseño sonoro y los gráficos pueden empezar sobre el primer corte, siempre que todos sepan que van a necesitar otra pasada cuando el corte se cierre.
Junto a las rondas de cambios, anota cuántas incluye el contrato y qué pasa cuando se acaban (cómo terminar con las rondas de revisión infinitas). La fila de entrega apunta a tu paquete de entrega, y la de archivo a cuánto tiempo guardas el material en bruto.
Los traspasos que fallan
La mayoría de los trabajos que salen mal salen mal entre dos personas. Del editor al productor, la falla clásica es una exportación tirada en el chat del equipo a las 11 p.m. El productor la abre en el celular a la mañana siguiente y no puede saber qué versión es ni qué música sigue siendo temporal.
Pide una nota corta con cada exportación interna que diga qué cambió y qué se sabe que está sin terminar. Si el nombre del archivo sigue la convención de nombres, nadie tiene que adivinar la versión.
Del productor al cliente, un corte enviado sin contexto se revisa en todo, color temporal incluido. El mensaje del productor dice para qué es esta ronda y cuándo vencen las notas. Quién aprueba quedó definido en el brief.
Después las notas vuelven por correo, en una llamada y por WhatsApp, a veces contradiciéndose. El SOP nombra a una persona, normalmente el productor, que las unifica en una sola lista sobre la versión antes de que empiece el editor.
Los freelancers reciben las mismas reglas en su hoja de trabajo, y un cliente nuevo las escucha en la reunión de arranque.
Qué automatizar y qué queda en manos de una persona
Si un paso es consecuencia de algo que ya pasó, una herramienta puede hacerlo:
- Cuando una versión va al cliente, el trabajo está esperándolo, así que el tablero puede mostrarlo y el plazo interno puede dejar de contar.
- Cuando el cliente aprueba, la tarea está terminada.
- Cuando se cierra una etapa, el checklist de la siguiente puede abrirse solo, y nadie debería tener que acordarse de mandar el correo de revisión.
Decidir que un corte está listo para mostrarse, elegir entre las notas de dos interesados y decirle a un cliente que una fecha se va a correr son decisiones que alguien toma y de las que responde. El SOP pone un nombre al lado de cada una.
Cómo mantener vivo el SOP
Un SOP se aleja de la realidad en pocos meses a menos que alguien lo revise. Pon un número de versión y una fecha arriba, y reserva media hora cada trimestre para leerlo contra los últimos trabajos.
Borra los pasos que nadie sigue, o escribe por qué importan.
Entre revisiones, quien se topó con el problema escribe el cambio. El editor que perdió una mañana por un tema musical sin licenciar agrega una línea sobre licencias a la etapa de brief. El responsable del documento aprueba la edición, pero la escribe la persona más cercana al problema.
Las personas recién contratadas son buenas para probarlo. Pídeles que sigan el SOP en su primer trabajo y marquen cada lugar donde no coincidió con lo que pasó.
Una estructura de SOP para copiar
Pega esto en un documento y completa los corchetes.
SOP DE PRODUCCIÓN DE VIDEO [PRODUCTORA]
Versión 1.0, [fecha]
Responsable del documento: [nombre]
1. BRIEF
Terminado: firmado, aprobador nombrado
Responsable: [productor]
2. GUION
Terminado: aprobado por escrito
Responsable: [productor]
3. PREPRODUCCIÓN
Terminado: checklist cerrado
Responsable: [productor]
4. RODAJE
Terminado: material copiado dos veces
Responsable: [camarógrafo/DIT]
5. PRIMER CORTE
Terminado: revisión interna aprobada,
enviado con objetivo de la ronda y fecha
Responsable: [editor] > [productor]
6. RONDAS DE CAMBIOS
Incluidas: [2] rondas
Notas unificadas por: [productor]
Terminado: final aprobado por escrito
7. ENTREGA
Terminado: paquete enviado, enlace probado
Responsable: [productor]
8. ARCHIVO
Terminado: carpeta archivada
Material guardado hasta: [fecha]
Responsable: [editor]
NOTAS DE TRASPASO
Editor > productor:
versión, cambios, pendientes
Productor > cliente:
objetivo de la ronda, fecha límite, aprobador
ARCHIVOS
Nombres: [enlace]
Carpetas: [enlace]
REVISIÓN
Cada trimestre. Los cambios los
escribe quien se topó con el
problema.
Cómo funciona esto en RecReview
En RecReview las etapas de tu SOP se traducen en tres campos de cada tarea:
- La fase es dónde está el video en su vida, de Planificado a Finalizado.
- El estado es la columna del tablero.
- El bloqueo dice a quién está esperando el video, con categoría de cliente o interna.
Los propietarios y administradores pueden agregar, renombrar y reordenar los tres en Flujo de trabajo, dentro de la configuración del espacio de trabajo, y elegir qué estados cuentan como terminados.
Aprobar internamente, enviar al cliente y pedir cambios son permisos, abiertos por defecto a propietarios, administradores y editores, y ajustables en la configuración del Equipo.
Las automatizaciones son reglas con un disparador, condiciones opcionales y acciones que se ejecutan en orden. Solo los propietarios y administradores las editan, y cualquier regla se puede desactivar sin borrarla.
Los ajustes predefinidos Producción de video, Agencia y básico ya se encargan del ciclo de revisión. Enviar una versión al cliente marca la tarea como en espera del cliente, y el ajuste predefinido la mueve a En revisión y pausa el plazo interno, mientras la fecha prometida al cliente se queda donde está.
Un pedido de cambios devuelve la tarea a Por iniciar, y una aprobación la mueve a Entregado y a la fase Finalizado.
El ajuste Producción de video también mueve una tarea de Planificado a Preproducción cuando se sube un guion y crea las subtareas de cada paso, de Guion a Entrega final, a medida que avanza el trabajo.
Una etapa que el ajuste predefinido no tiene, como una pasada de color, puede ser una regla más: cuando se completa la subtarea Edición, crear una subtarea Color con vencimiento dos días después.
Cuando una regla cambia el estado, la fase o el bloqueo, pausa un plazo o envía un correo, el historial de actividad de la tarea lo muestra con el nombre de la regla.
Si un cliente aprueba en una llamada, regístralo en la versión y elige cómo te lo dijo, y cuenta igual que una aprobación en la app. Más en la página de automatización del flujo de trabajo.
