Tres meses después de la entrega, la nueva gerente de marketing del cliente escribe para decir que el video de lanzamiento salió al aire con el precio del año pasado en pantalla, y que nadie de su lado lo aprobó.
Revisas WhatsApp hacia atrás y encuentras el mensaje de tu antigua contacto, un “¡quedó genial!” con un pulgar arriba debajo del enlace. El enlace abre una carpeta que ahora tiene la v5. Nada en el chat dice qué versión vio ella, y se fue de la empresa en junio.
Ese mensaje muestra que el cliente estuvo contento en algún momento. No dice nada sobre qué aprobó, y cuando hay dinero o un error público de por medio, esa es la parte que todos discuten.
Por qué cada versión necesita su propia aprobación se explica en cómo terminar con las rondas de revisión infinitas. Este artículo trata del registro en sí: qué va en él y cómo capturar las aprobaciones que ocurren en un chat, en una llamada o en una reunión.
En resumen
- Un “¡quedó genial!” en un chat muestra que el cliente estaba contento, no qué versión aprobó.
- Un registro útil dice quién aprobó, qué versión, cuándo, qué contenía y cómo llegó.
- Cuando la aprobación llega por chat, por llamada o en una reunión, anótala el mismo día, guárdala con la versión y confírmala por escrito.
- Convierte una nota de voz con cambios en comentarios sobre los fotogramas el mismo día.
- Si una aprobación decide dinero, escribe en el contrato qué cuenta como aprobación.
Por qué un mensaje de chat es una prueba débil
Un mensaje como “¡quedó genial!” es una reacción a lo que la persona tenía abierto en ese momento. Salvo que haya nombrado la versión, te queda adivinar qué archivo era, y los enlaces lo empeoran porque siempre apuntan a lo más nuevo.
Un emoji es todavía más débil. Un pulgar arriba en un mensaje que tiene dos enlaces y una pregunta sobre la factura puede referirse a cualquiera de ellos.
Después está quién lo dijo. El coordinador que responde más rápido no siempre es la persona que puede aprobar, y cuando la directora no está de acuerdo después, “pero Pedro dijo que estaba bien” no te va a llevar muy lejos.
Los chats también se pierden. Se cambian los celulares, la gente sale de los grupos, y la contacto que aprobó puede perder la conversación mucho antes de que la necesites.
La mayoría de los momentos de “yo nunca aprobé eso” no son mala fe. Normalmente alguien recuerda otra versión, o dijo que sí otra persona, y no hay nada escrito para comprobarlo.
Qué contiene un registro de aprobación útil
Cinco cosas, cada una es la respuesta a una pregunta que te van a hacer después.
| Registro débil | Registro útil | |
|---|---|---|
| Quién | “el cliente” | Ana Souza, la aprobadora definida en el kickoff |
| Qué versión | “el video” | v3, Launch_Film_v3.mp4, 1:45 |
| Cuándo | “la semana pasada” | Martes 13 de octubre, 4:12 p. m. |
| Qué contenía | un enlace que ahora abre la v5 | la v3 guardada tal como se envió |
| Cómo llegó | “dijo que estaba bien” | Mensaje de WhatsApp, guardado con la v3 |
“Quién” tiene que ser alguien autorizado para aprobar. Definir una persona que aprueba por video en el kickoff es lo que lo hace fácil, y el artículo sobre clientes que tardan demasiado en aprobar explica cómo configurarlo.
“Qué versión” necesita un número o un nombre de archivo que nunca cambie de significado, así que “la última” no sirve.
“Qué contenía” significa que guardas el archivo aprobado tal como estaba y nunca lo sobrescribes con la siguiente exportación. Dentro de un año deberías poder abrir el corte que se aprobó y ponerlo al lado de lo que salió al aire.
El canal importa porque un clic en un botón de aprobar y un “por mí está bien” en una llamada no pesan lo mismo, y quien lea el registro después debería saber cuál fue.
Cuando la aprobación ocurre fuera de la herramienta de revisión
Muchas aprobaciones ocurren en un chat o al final de una reunión, y rechazarlas solo haría más lento el trabajo. Acéptalas y haz el registro el mismo día.
- Anótala de inmediato, con quién lo dijo, sobre qué versión, cuándo y dónde. Una hora después lo recordarás con menos precisión, y una semana después estarás adivinando.
- Ponla con la versión. Una captura del mensaje o tus notas de la llamada van junto al archivo al que se refieren, en el mismo lugar que los comentarios sobre ese corte.
- Después confírmala por escrito, en el mismo chat o por correo, nombrando la versión y lo que sigue:
Hola, Ana, solo para confirmar: apruebas la v3 del video de lanzamiento, la versión que enviamos el martes (1:45). La exportación final sale mañana, y cualquier cambio a partir de ahora entra en una nueva ronda.
Pide una respuesta de una palabra. Un “Confirmado” de quien aprueba, debajo de un mensaje que nombra la versión, es un registro mucho mejor que un pulgar arriba debajo de un enlace. Después de una reunión, envía el mismo mensaje dentro de la hora a todos los que estuvieron en la sala.
Notas de voz con cambios
El caso opuesto es la nota de voz de dos minutos con seis cambios, grabada en el auto. Para el cliente es rápida de enviar y para ti es fácil de perder, porque nadie la vuelve a escuchar antes del siguiente corte y no se puede buscar.
Transcríbela a la revisión el mismo día.
- Escúchala una vez con el video abierto y convierte cada cambio en un comentario propio sobre el fotograma al que se refiere.
- Si algo es vago (“la parte del logo”), pregunta ahora, mientras el cliente todavía recuerda qué quiso decir.
- Después devuelve la lista: “Estos son los seis cambios que escuché en tu audio. ¿Me faltó alguno?”.
- Guarda también el audio original, por si alguna vez se cuestiona lo que se dijo.
Si un cliente prefiere hablar a escribir, pídele que la próxima vez grabe la nota de voz sobre el video, para que caiga en el fotograma correcto desde el principio.
¿Una captura de pantalla de un chat sirve como prueba?
Depende de dónde trabajes y de lo que diga tu contrato, así que es una pregunta para un abogado. Una captura por sí sola es fácil de cuestionar, porque se puede editar o recortar fuera de contexto y casi nunca nombra la versión.
Lo que hace difícil discutir una aprobación son varios registros que coinciden entre sí. El mensaje del cliente, tu confirmación escrita que nombra la versión, el archivo aprobado guardado tal como estaba y el correo de entrega que vino después cuentan la misma historia.
Si una aprobación decide dinero, como el pago final o el inicio de una compra de medios, escribe en el contrato qué cuenta como aprobación (el botón de aprobar en el enlace de revisión, por ejemplo, o una respuesta escrita de la persona designada para aprobar) y haz que un abogado revise la redacción.
Cómo funciona esto en RecReview
En RecReview el cliente aprueba o pide cambios con un botón en la página de revisión. Para aprobar hay que haberse identificado con nombre y correo, así que un visitante anónimo no puede hacerlo. Si activas los roles de contacto, solo los gestores del cliente pueden aprobar, mientras que los revisores comentan y piden cambios.
La decisión queda guardada en la versión. En la página de revisión, la versión muestra quién decidió, el número de versión y la fecha y hora, como en “Aprobado por Ana Souza · v3 · 13 oct, 04:12 p. m.”.
Las versiones anteriores quedan en la tarea, así que puedes abrir el corte exacto que se aprobó y compararlo con el siguiente.
Cuando el cliente aprueba por WhatsApp, por correo o en una llamada, cualquier persona de tu equipo que pueda enviar versiones al cliente lo registra desde la página de revisión con Cliente aprobó o Cliente pidió cambios, y elige cómo te avisó el cliente: WhatsApp, Correo, Reunión o llamada, u Otro.
Solo se puede registrar en la versión más reciente de la tarea. El efecto es el mismo que si el cliente hubiera hecho clic en el botón, incluidas tus automatizaciones y, en el caso de una aprobación, el webhook de entrega.
La versión pasa a decir “Aprobado por el cliente · registrado por Marcos vía WhatsApp · v3”, con la fecha y la hora. Cuando registras una aprobación, también puedes enviar el correo de entrega a los contactos principales del cliente, que nombra la versión aprobada.
Cada decisión queda en el historial de actividad de la tarea con su número de versión. Una decisión que el cliente toma en el enlace también queda en el historial de ese contacto, junto a sus visualizaciones, comentarios y descargas, y una descarga hecha antes de la aprobación aparece en la misma lista y le envía una notificación a tu equipo.
Una nota de voz que el cliente graba sobre el video queda en su fotograma como cualquier otro comentario, y la captura de un mensaje de WhatsApp puede ir en un comentario solo para el equipo en la versión a la que se refiere. Encuentra más sobre el portal del cliente, donde los clientes encuentran todo lo que espera su revisión.
