Três meses depois da entrega, a nova gerente de marketing do cliente manda um e-mail dizendo que o institucional foi ao ar com o telefone antigo na cartela final e que ninguém do lado deles aprovou aquilo.
Você volta no WhatsApp até março e acha a mensagem do contato antigo, um “ficou ótimo!” com um joinha embaixo do link. O link abre uma pasta do Drive que hoje tem a v5. A conversa não diz qual versão ela assistiu, e ela saiu da empresa em junho.
A mensagem mostra que o cliente gostou de alguma coisa em algum momento, mas não o que ele aprovou, e é isso que se discute quando tem dinheiro ou erro público na história.
Por que cada versão precisa da sua própria aprovação está em como acabar com as rodadas infinitas de revisão. Aqui o assunto é o registro em si, o que ele precisa ter e como registrar a aprovação dada por mensagem, ligação ou reunião.
Em resumo
- Um “ficou ótimo!” no WhatsApp mostra que o cliente gostou, não qual versão ele aprovou.
- Um registro que serve diz quem aprovou, qual versão, quando, o que tinha nela e por onde veio.
- Aprovação por mensagem, ligação ou reunião se anota no mesmo dia, fica junto da versão e é confirmada por escrito.
- Áudio com alterações vira comentário no frame no mesmo dia.
- Se a aprovação libera dinheiro, escreva no contrato o que conta como aprovação.
Por que “ficou ótimo!” no WhatsApp é prova fraca
“Ficou ótimo!” é a reação de alguém ao que estava aberto na tela naquela hora. Se a pessoa não citou a versão, sobra adivinhar qual arquivo era, e o link piora tudo, porque ele aponta sempre para o mais recente.
O emoji é ainda mais vago. Um joinha numa mensagem com dois links e uma pergunta sobre a nota fiscal pode estar respondendo a qualquer um dos três.
E tem a questão de quem falou. A analista que responde mais rápido nem sempre é quem pode aprovar, e quando o diretor discorda depois, “mas o Pedro disse que estava bom” não resolve muita coisa. Conversa de WhatsApp também some quando o celular é trocado ou a pessoa sai do grupo.
Quase sempre não é má-fé. Alguém lembra de outra versão, ou foi outra pessoa que disse sim, e não existe nada escrito para conferir.
O que um registro de aprovação precisa ter
Cinco coisas, e cada uma responde a uma pergunta que alguém vai fazer lá na frente.
| Registro fraco | Registro que serve | |
|---|---|---|
| Quem | “o cliente” | Juliana Prado, a aprovadora combinada no início |
| Qual versão | “o vídeo” | v3, Institucional_v3.mp4, 1:45 |
| Quando | “semana passada” | terça, 13/10, 16h12 |
| O que tinha nela | um link que hoje abre a v5 | a v3 guardada como foi enviada |
| Por onde veio | “ela disse que estava ok” | mensagem no WhatsApp, salva junto da v3 |
Quem aprova precisa ser alguém que pode aprovar, e combinar uma pessoa por vídeo no início do projeto resolve isso (o texto sobre cliente que demora para aprovar mostra como).
A versão precisa de um número ou de um nome de arquivo que não mude de sentido com o tempo, então “a última” não serve.
Guardar o que tinha na versão quer dizer manter o arquivo aprovado como estava, sem sobrescrever com a exportação seguinte. Daqui a um ano, você precisa conseguir abrir o corte aprovado ao lado do que foi ao ar.
O canal importa porque um clique no botão de aprovar e um “por mim tá ok” numa ligação têm pesos diferentes, e quem ler o registro depois precisa saber qual foi.
Quando o cliente aprova fora da ferramenta
Muita aprovação acontece no WhatsApp ou no fim de uma reunião, e recusar só atrasaria o trabalho. Aceite, e faça o registro no mesmo dia.
- Anote na hora quem disse, sobre qual versão, quando e por onde. Uma hora depois você já lembra com menos precisão, e uma semana depois está chutando.
- Deixe a anotação junto da versão. O print da mensagem ou o resumo da ligação ficam ao lado do arquivo, no mesmo lugar dos comentários daquele corte.
- Depois confirme por escrito, na mesma conversa ou por e-mail, citando a versão e o próximo passo:
Oi, Juliana! Só para deixar registrado: vocês aprovaram a v3 do institucional, a que mandamos na terça (1:45). A exportação final sai amanhã, e o que mudar daqui em diante entra numa nova rodada.
Peça uma resposta curta. Um “confirmado” de quem aprova, embaixo de uma mensagem que cita a versão, vale muito mais que um joinha embaixo de um link. Depois de uma reunião, mande a mesma mensagem em até uma hora para todos que participaram.
Áudio de WhatsApp com alterações
O caso contrário é o áudio de dois minutos com seis alterações, gravado no trânsito. É rápido para o cliente e fácil de perder, porque ninguém escuta de novo antes do próximo corte e não dá para buscar nada dentro dele.
Passe o áudio para a revisão no mesmo dia.
- Escute uma vez com o vídeo aberto e transforme cada alteração num comentário no frame a que ela se refere.
- Se alguma coisa ficou vaga (“aquela parte do logo”), pergunte na hora, enquanto o cliente ainda lembra.
- Depois devolva a lista: “Estas são as seis alterações que entendi no seu áudio. Faltou alguma?”
- Guarde o áudio original também, caso alguém questione o que foi pedido.
Se o cliente prefere falar a escrever, peça que da próxima vez grave o áudio direto no vídeo, para ele já cair no frame certo.
Print de WhatsApp vale como prova?
No Brasil, conversa de WhatsApp pode entrar num processo como prova, mas o print solto é o ponto fraco.
Uma coluna publicada no Canaltech em setembro de 2023 reúne decisões da Justiça do Trabalho que aceitaram prints quando a outra parte só os contestou de forma genérica, e um caso da 2ª Vara do Trabalho de Campina Grande (PB) em que o juiz recusou prints e um áudio porque vieram sem ata notarial e sem perícia.
A ata notarial é feita em cartório de notas, e o artigo 384 do Código de Processo Civil diz que dados de imagem e som gravados em arquivo eletrônico podem constar dela. Ela tem custo e não serve para cada corte aprovado.
No dia a dia, o que pesa é ter vários registros que contam a mesma história. A mensagem do cliente, a sua confirmação por escrito com o número da versão, o arquivo aprovado guardado como estava e o e-mail de entrega que veio depois precisam bater.
Se a aprovação libera dinheiro, como a última parcela ou o início da veiculação, escreva no contrato o que conta como aprovação (o botão de aprovar no link de revisão, ou uma resposta por escrito da pessoa indicada para aprovar) e peça para um advogado revisar a cláusula.
Como isso funciona no RecReview
No RecReview, o cliente aprova ou pede alteração num botão da página de revisão. Para aprovar, a pessoa precisa ter se identificado com nome e e-mail, então visitante anônimo não aprova. Se você ligar os papéis de contato, só o gestor do cliente aprova, e o revisor comenta e pede alteração.
A decisão fica gravada na versão. Na página de revisão, a versão mostra quem decidiu, o número da versão, a data e a hora, como em “Aprovado por Juliana Prado · v3 · 13 de out., 16:12”.
As versões anteriores continuam na tarefa, então dá para abrir o corte exato que foi aprovado e comparar com o seguinte.
Quando o cliente aprova pelo WhatsApp, por e-mail ou numa ligação, quem da equipe pode enviar versões ao cliente registra a decisão na própria página de revisão, em Cliente aprovou ou Cliente solicitou alterações, e escolhe como o cliente avisou: WhatsApp, E-mail, Reunião ou ligação, ou Outro.
O registro só pode ser feito na versão mais recente da tarefa. O efeito é o mesmo do clique do cliente, com as suas automações e, na aprovação, o webhook de entrega.
A versão passa a mostrar “Aprovado pelo cliente · registrado por Marcos via WhatsApp · v3”, com data e hora. Na aprovação, dá para mandar também o e-mail de entrega aos contatos principais do cliente, com o número da versão aprovada.
Toda decisão entra no histórico de atividades da tarefa com o número da versão. A que o cliente toma pelo link vai também para o histórico do contato, ao lado de visualizações, comentários e downloads, e o download antes da aprovação aparece ali e avisa a equipe.
O áudio que o cliente grava no vídeo fica no frame como qualquer outro comentário, e o print de uma conversa de WhatsApp pode ir num comentário só para a equipe, na versão a que ele se refere. Veja mais sobre o portal do cliente, onde o cliente encontra tudo o que aguarda a revisão dele.
