La mayoría de las productoras pone sus primeros precios preguntando por ahí. Un amigo menciona su tarifa por jornada, o la web de un competidor muestra tres paquetes, y el siguiente trabajo se cierra con un número que sonaba razonable. Tres semanas después nadie sabe decir si dejó ganancia.
Un número prestado trae incorporados los costos de otro y los clientes de otro.
Cotizar con tus propios números requiere unas semanas de medición la primera vez, y después es una hoja de cálculo que actualizas cada pocos meses.
En resumen
- Cuenta cada etapa de un proyecto, incluidas las rondas de cambios y la gestión del proyecto, que es por donde se escapa la mayoría de las cotizaciones.
- Registra horas por etapa en tres a cinco proyectos y usa la mediana de cada etapa.
- Divide los costos de un mes normal por las horas que puedes vender y luego divide por 0.75 para quedarte con el 25% del precio.
- Ponle precio a las rondas extra y a los trabajos urgentes con tus propios datos, y pon ambos en la propuesta.
Lo que realmente consume un proyecto de video
Pregúntale a un editor cuánto tarda un video de marca de dos minutos y te va a hablar de la edición. Suele ser el bloque más grande, pero una cotización que solo cuenta la edición pasa por alto la mayor parte de lo que sale mal. Un proyecto típico pasa por:
- preproducción, con la llamada de brief, el guion o tratamiento, locaciones, casting y el plan de grabación
- el día de grabación, desde que se carga el equipo hasta que vuelve a la productora
- la edición, hasta el primer corte que ve el cliente
- cada ronda de cambios después de eso
- la finalización, con color, mezcla de sonido, gráficos, subtítulos y una exportación para cada formato
- la gestión del proyecto, es decir, correos, llamadas sobre las notas, agenda, subidas y perseguir la aprobación
Ese último punto es por donde se escapa la mayoría de las cotizaciones. Nadie abre una hoja de horas para una llamada de 20 minutos sobre el tamaño del logo, pero una docena de esas llamadas suman media jornada de trabajo.
Después vienen las rondas de cambios. La cotización reserva una tarde para “ajustes menores”, y las notas llegan en tres tandas.
Mide algunos proyectos por etapa
Toma los próximos tres a cinco proyectos que se parezcan al trabajo que quieres vender y registra las horas de cada etapa a medida que avanzas, incluidas las llamadas y las subidas. Separa las rondas de cambios de la primera edición, porque ese número te dice cuántas rondas puede incluir un precio fijo.
Cuando esos proyectos cierren, toma la mediana de cada etapa en lugar del proyecto que salió bien, y compara los totales con lo que cotizaste. Si la edición cayó en lo estimado y la gestión del proyecto se pasó mucho, ya sabes qué línea de la próxima cotización corregir.
Convierte las horas en un costo por hora
Suma un mes normal: sueldos, tu propio pago (usa una cifra real aunque te pagues de forma irregular), freelancers con acuerdo mensual, renta, software, seguros, contabilidad y el equipo que tarde o temprano vas a reemplazar, repartido entre los meses que dura.
Divide eso por las horas que puedes vender, que son menos que las horas que pagas. Un editor al que le pagas 160 horas al mes también está en reuniones internas, hace respaldos, ayuda con propuestas y espera en los días tranquilos entre trabajos. El dueño pierde todavía más en ventas y administración.
La parte de las horas pagadas que va a trabajo de clientes se llama utilización, y es fácil calcular la tuya demasiado alta. Contrástala con los proyectos que mediste: horas registradas en trabajo de clientes en un mes, divididas por las horas pagadas ese mes.
Por ejemplo, una productora de tres personas, el dueño y dos editores, cuesta $21,600 al mes, con $16,000 en sueldos y $5,600 en costos fijos. Se pagan 480 horas (3 × 160) y, en el mes que midieron, 288 de esas fueron a trabajo de clientes, una utilización del 60%.
Cada hora que pueden vender les cuesta $21,600 ÷ 288 = $75. Cobrar $60 porque las horas “igual están pagadas” pierde $15 por cada hora vendida.
Después suma el margen, la parte del precio que te quedas como ganancia. No es lo mismo que el recargo. Para quedarte con el 25% del precio, divide el costo por 0.75: $75 ÷ 0.75 = $100 la hora.
Sumar un 25% encima de $75 da $93.75, lo que deja $18.75, apenas el 20% del precio.
El margen es lo que te sostiene en un mes flojo o con un cliente que paga a 60 días. Cada precio que cotices se arma a partir de esos $100.
Elige cómo empaquetar el precio
Los cuatro modelos de abajo usan la misma tarifa interna. Lo que cambia es quién carga con el riesgo cuando un trabajo se alarga.
Cobrar por hora sirve para trabajos abiertos, como buscar en un archivo para un cliente que todavía no puede definir el alcance. El riesgo queda del lado del cliente, y a pocos clientes les gusta ver correr el taxímetro.
Además te paga menos a medida que te vuelves más rápido. Si cobras por hora, acuerden un tope.
Un precio fijo por proyecto, con una cantidad definida de rondas de cambios, es la opción habitual cuando el entregable está claro. El cliente conoce el total desde el principio y el riesgo de una edición lenta pasa a ti, por eso importan las horas medidas. Escribe la duración, los formatos, cuántas rondas y qué cuenta como ronda.
La tarifa por jornada es la unidad natural para una grabación. Di cuántas horas tiene una jornada y qué pasa después de eso, y pon el equipo y los traslados en líneas aparte.
Una iguala mensual encaja con el trabajo recurrente, como un lote de cortes para redes cada mes. Ponle un límite de volumen y de rondas y una regla para el trabajo no usado, o el volumen crece mientras la tarifa se queda quieta.
Rondas extra y trabajos urgentes
Ponle precio a una ronda extra con tus propios datos. Si una ronda le toma a tu equipo unas cuatro horas, una extra a $100 la hora cuesta $400, y ese número va en la propuesta antes de que empiece el proyecto.
Un guion nuevo o material nuevo es un cambio de alcance, que lleva una cotización nueva en lugar de contar como ronda. Nuestro artículo sobre cómo frenar las rondas de cambios interminables explica cómo mantener bajo el conteo desde el principio.
El trabajo urgente tiene un costo real, en horas extra o en el trabajo de otro cliente que se posterga. Cobra un recargo sobre las horas afectadas y ponlo también en la propuesta.
Un ejemplo completo
Así podría cotizar la productora de arriba un video de marca de dos minutos con un día de grabación y dos rondas incluidas, usando la mediana de tres proyectos similares que midieron. Todas las cifras son un ejemplo, en dólares estadounidenses.
| Etapa | Horas |
|---|---|
| Preproducción: brief, guion, plan de grabación | 10 |
| Día de grabación: 2 personas × 10 horas | 20 |
| Edición hasta el primer corte | 16 |
| Dos rondas de cambios | 8 |
| Color, mezcla y exportaciones | 6 |
| Gestión del proyecto y llamadas con el cliente | 6 |
| Total | 66 |
A $100 la hora, 66 horas suman $6,600. La renta de equipo y un sonidista freelance agregan $900 al costo, así que la cotización queda en $7,500.
Una tercera ronda costaría $400, y una entrega urgente, con un 30% sobre las 30 horas de postproducción (edición, rondas y finalización), agrega $900.
Si el cliente solo quiere la grabación, la tarifa por jornada del equipo de dos personas es de $2,000 más el equipo. Cuatro cortes para redes al mes, a seis horas cada uno más cuatro horas de llamadas, suman 28 horas, una iguala de $2,800.
Cómo te ayuda RecReview a medirlo
RecReview no guarda tarifas ni envía facturas, así que la tarifa y la cotización siguen en tu hoja de cálculo. Lo que te da son las horas para ponerlas ahí.
Cada tarjeta de tarea, en el kanban o en la cuadrícula de videos, y cada fila de la vista de tabla tiene un temporizador que arranca con un clic. Cada persona corre un temporizador a la vez, así que iniciar el temporizador en otra tarea cierra el anterior.
Las tarjetas muestran las horas ya registradas y, en la página de revisión, el temporizador en marcha queda arriba en la pantalla con un botón para detenerlo.
Cada sesión registra la fase de la tarea, como preproducción, producción o postproducción. Los detalles de la tarea muestran el total, las horas por persona y la estimación con cuánto se ha usado. Cuando defines una estimación, RecReview sugiere una a partir de la mediana de horas registradas en otras tareas del mismo proyecto.
Los propietarios y administradores también tienen Métricas, donde un gráfico agrupa las horas por cliente, proyecto, fase o persona, por día, semana o mes. Otra vista muestra el promedio de horas por video, las horas de postproducción por video y las horas reales frente a las estimadas.
Esos son los números que este artículo te pide reunir, tomados del temporizador en vez de una hoja de horas de fin de mes. Las páginas de registro de horas y analítica tienen más.
