El corte sale un martes para una última mirada. Para el jueves ya está en la página de LinkedIn del cliente, con música provisoria y todo, y la factura final, la que vencía “con la entrega”, se quedó en silencio.
Nadie robó nada, exactamente. El cliente tenía un archivo que parecía terminado, y una vez publicado no había apuro por pagar otro.
La mayoría de las productoras lo aprende una vez. La solución es en parte técnica y en parte papeleo, y el papeleo pesa más de lo que la gente espera.
En resumen
- Ninguna herramienta puede impedir la grabación de pantalla, así que lo que controlas es cuándo el máster limpio sale de tus manos.
- Las marcas de agua y las copias en baja resolución ayudan en las primeras rondas y estorban cuando el cliente evalúa la imagen final.
- Un enlace de revisión debería mantener separados ver y descargar, con fecha de vencimiento y, si hace falta, contraseña.
- El contrato hace la mayor parte del trabajo: anticipo, saldo con la aprobación, licencia con el pago total, y publicar cuenta como aprobar.
Qué puedes controlar y qué no
Todo lo que se reproduce en una pantalla se puede grabar, con el grabador de pantalla que trae la laptop o con un celular apuntando al monitor. Los servicios de streaming invierten mucho en hacerlo más difícil y aun así no pueden impedirlo del todo, y ninguna marca de agua ni herramienta de revisión lo va a lograr.
Lo que puedes controlar es más acotado. El máster limpio, el archivo en resolución completa con la mezcla final y la música licenciada, sale de tus manos cuando el trabajo está pagado o aprobado formalmente, y no antes.
Todo lo que el cliente ve hasta entonces es una copia de revisión, y el contrato lo dice. Si alguien descarga antes de tiempo, te enteras ese mismo día en lugar de cuando ves el video publicado.
Las marcas de agua protegen, y estorban
Una marca de agua incrustada es la respuesta más vieja. “BORRADOR” o “SOLO PARA REVISIÓN” atravesando el cuadro, a veces el nombre del cliente, muchas veces timecode incrustado.
Una copia con una marca en el medio de la imagen no sirve para publicar, y el timecode se paga solo: las notas vuelven como “en 01:12:04” en lugar de “la parte después del plano del dron”.
El costo es que la marca está sobre la imagen que el cliente tiene que evaluar. En un corte sobre estructura e historia, a nadie le importa. En una ronda de color o de gráficos estorba, y un cliente molesto por la marca de agua va a comentar sobre la marca de agua.
Una marca pequeña en una esquina es más amable con la imagen, y también fácil de recortar.
Un punto medio que funciona es una marca grande y semitransparente en las primeras rondas, una más pequeña cuando la edición está cerrada y ninguna en la versión que el cliente aprueba, que mira en un enlace con las descargas desactivadas.
La marca la agregas en tu propia exportación. Premiere tiene Superposición de imagen y Superposición de timecode en Efectos dentro de la configuración de exportación, y DaVinci Resolve hace lo mismo en su ventana Data Burn-In.
Copias de revisión en baja resolución
El otro truco viejo es enviar 720p, o un archivo 1080p con un bitrate bajo. Las subidas y la reproducción se vuelven más rápidas, y nadie quiere ese archivo en la pantalla grande del lanzamiento de su producto.
Protege menos de lo que parece. Mucho video para redes se ve en celulares, donde 720p se ve bien, así que una copia en baja resolución no va a detener a un cliente que decidió publicar.
Además esconde lo que el cliente tiene que revisar en las últimas rondas: foco blando, bandas en un degradado, la letra chica de un cintillo. Envía baja resolución en los primeros cortes y calidad completa cuando el cliente está aprobando la imagen.
Enlaces solo de visualización que vencen
Un enlace de revisión debería tratar ver y descargar como permisos separados. Un enlace de transferencia, una carpeta de Drive o un enlace de Dropbox son una descarga por diseño. Un clic y el archivo está en la laptop del cliente, y no tienes nada que decir sobre adónde va después.
En un enlace de revisión el cliente mira en el navegador y comenta sobre el fotograma (lo básico está en cómo compartir un video con clientes para revisión), y la descarga queda desactivada hasta que decidas otra cosa.
Dos ajustes lo refuerzan. Una fecha de vencimiento que coincida con el plazo de feedback evita que el enlace viva para siempre en la bandeja de alguien, y una contraseña ayuda cuando es probable que el enlace se reenvíe dentro de la oficina del cliente.
Cuando se cierra una ronda, o tu contacto deja la empresa, corta el enlace viejo y envía uno nuevo.
Pon la regla de pago en el contrato
El contrato hace más que cualquier ajuste, porque decide qué debe el cliente antes de que alguien abra un archivo. Cuatro cláusulas cubren casi todo:
- Un anticipo cuando se reserva el trabajo, para que nunca trabajes completamente a crédito.
- El saldo vence cuando se aprueba la versión final, que también es cuando sale el máster. Si prefieres retener el máster hasta que llegue el dinero, escribe eso.
- La licencia de uso del video empieza cuando se acredita el pago final. Hasta entonces el cliente tiene copias de revisión, solo para revisión interna.
- Publicar una copia de revisión cuenta como aprobación, y el saldo vence ese día.
Define también qué cuenta como aprobación: un botón en el enlace de revisión, un correo o el silencio durante una cantidad determinada de días. El artículo sobre clientes que tardan demasiado en aprobar cubre esa cláusula y cómo hacer seguimiento cuando la respuesta no llega.
Pide a quien redacta tus contratos que revise la redacción, porque lo que puede hacer una cláusula de licencia depende de dónde trabajas.
La cláusula cuatro es la que cambia el comportamiento. Un cliente que sabe que la factura llega el día en que sube el video suele esperar al archivo final.
Cómo funciona en RecReview
RecReview no pone marca de agua a los videos, y no obliga al cliente a una copia en baja resolución. El reproductor de revisión se adapta a la conexión y puede reproducir el archivo original, así que el cliente evalúa la imagen real. Si quieres una marca en los cortes de revisión, agrégala en tu exportación antes de subir.
Lo que hace RecReview es mantener separados ver y descargar. El enlace de revisión no tiene un interruptor de descarga. En la página de revisión, el botón de descarga solo aparece para tu equipo, el propietario del video y los contactos del cliente que pueden aprobar, y un cliente lo ve después de aprobar la versión.
En el portal del cliente, un video se puede descargar cuando su tarea está marcada como entregada, lo que significa un estado de terminado, más la fase final si usas fases. La excepción en los dos lugares es “Permitir descarga antes de la aprobación”, un ajuste que puedes activar para un cliente a la vez.
Con los flujos de trabajo listos para usar, una aprobación del cliente mueve la tarea a Entregado por sí sola, así que la aprobación es cuando sale el archivo. Envía la factura final ese día, y deja que la cláusula de licencia cubra el tiempo hasta que se pague.
Por defecto, cualquier contacto del cliente que se haya identificado puede aprobar y descargar. Activa los roles de contacto y solo los gestores del cliente pueden aprobar y descargar el final, mientras los revisores comentan y piden cambios.
Las personas nuevas que se identifican en un enlace de revisión entran como revisores, y tú eliges el rol de quien se une por su cuenta a través del enlace del portal.
Si un cliente descarga una versión antes de que su tarea esté entregada, la descarga queda en el historial de ese contacto y los propietarios y administradores reciben una notificación que dice quién descargó antes de la aprobación. Los enlaces de revisión pueden tener contraseña y fecha de vencimiento, y generar un enlace nuevo deja afuera a todos los que tenían el anterior.
