Una convención de nombres de archivo de video que termina con final_FINAL_v3

Toda productora tiene una carpeta que se ve más o menos así:

• Launch_Video_FINAL.mp4
• Launch_Video_FINAL_2.mp4
• Launch_Video_FINAL_v3_approved.mp4
• Launch_Video_FINAL_v3_approved_NEW.mp4

Cada nombre tenía sentido para quien lo exportó, probablemente tarde y con el cliente esperando. Un mes después alguien necesita el corte aprobado para un espacio en televisión, y la única forma de encontrarlo es abrir los cuatro y compararlos a ojo.

El nombre del archivo es el único dato que va a todas partes con el video. Está en el disco, en el correo, en el chat, en el servidor del cliente y en el portal de subida del canal.

Cuando el nombre dice qué video es y qué versión, la mayoría de las preguntas de “¿cuál es?” se responden solas.

Por qué toda productora termina con final_FINAL

Palabras como final, aprobado, nuevo y corregido describen un estado, y llamar final a un archivo supone que no va a haber otra ronda. El estado cambia mientras el nombre del archivo se queda, así que cada ronda apila otra palabra encima de la anterior.

La otra causa es que cada uno tiene su sistema privado. Un editor empieza con la fecha, otro escribe el nombre completo del cliente, el productor renombra la exportación antes de enviarla y el cliente la guarda como “video aprobado ok.mp4”.

Con cuatro convenciones en el mismo trabajo, encontrar un archivo significa preguntarle a quien lo exportó.

Un patrón de nombres que puedes adoptar hoy

Toda la convención cabe en una línea de un documento de bienvenida:

CLIENTE_NNN_titulo_vNN.mp4

• CLIENTE es un código corto del cliente, de tres o cuatro letras mayúsculas, y nunca cambia. Acme Corporation es ACM en cada trabajo que hagas para ellos.
• NNN es un número secuencial por cliente. El video número catorce que haces para Acme es el 014. No reutilices un número cuando se cancela un video, para que ACM_014 siga significando un solo video.
• El título tiene de una a tres palabras en minúsculas, unidas con guiones. Está ahí para la gente que recorre una carpeta con la vista, así que teaser o entrevista-ceo alcanza.
• vNN es la versión, con dos dígitos. Algunos exploradores de archivos y servidores ordenan v10 antes que v2, y el cero adelante lo resuelve.

Los guiones bajos separan los campos y los guiones unen las palabras dentro de un campo, así que una persona o un script puede separar cualquier nombre en sus partes.

ACM_014 es la identidad del video. La versión es un campo aparte que se mueve en cada ronda mientras el código se queda quieto.

Entregables, versiones cortas y fechas

Los sufijos van después de la versión, y solo cuando el archivo se diferencia del corte principal: una relación de aspecto (9x16, 1x1, 4x5), subtitulado, sin música, un código de idioma. El corte principal no lleva sufijo. Si cada archivo llevara _16x9_master_h264, nadie leería más allá del segundo guion bajo.

Las versiones cortas son donde los equipos no se ponen de acuerdo. La regla que mejor funciona es que todo lo que tiene sus propias rondas de revisión recibe su propio número.

Una versión de 15 segundos que el cliente aprueba por separado pasa a ser ACM_015, con su propia v01 y v02. Si fuera un sufijo de ACM_014, “v02” significaría dos archivos distintos según a quién le preguntes.

Las fechas van solo cuando son parte de lo que es el video, como el resumen de un evento o una publicación programada para un día específico. Escríbelas como AAAA-MM-DD.

Ese formato se ordena bien y se lee igual en todos los países, mientras que 03-12-2026 es el 12 de marzo en Nueva York y el 3 de diciembre en Bogotá. Una fecha tampoco reemplaza el número de versión, porque dos exportaciones de la misma tarde igual necesitan dos nombres.

Deja “final” fuera del nombre del archivo

Una vez que un archivo se llama final, la exportación siguiente tiene que ser final2, final_real o FINAL_FINAL, y desde ese momento al menos uno de esos nombres miente.

La aprobación es un estado, así que regístrala donde haces el seguimiento del trabajo, sea la herramienta de revisión o la hoja de cálculo de producción. El archivo aprobado es la v07 y sigue siendo la v07. Lo que cambia es la nota que dice quién aprobó la v07 y cuándo.

Lo mismo vale para nuevo, corregido, ok, último, cliente y nombres de personas, que siguen siendo ciertos unos pocos días como mucho.

Los números de versión simples también dejan claro cuándo un trabajo llegó a la v09, y vale la pena notarlo temprano. Hay más sobre eso en cómo terminar con las rondas de revisión infinitas.

Espacios, acentos y caracteres raros

Las minúsculas, los dígitos, los guiones y los guiones bajos funcionan en todas partes. Esta parte es más un consejo práctico que una regla estricta.

• Los espacios se convierten en %20 en los enlaces y confunden a los scripts de línea de comandos.
• Las letras con acento suelen comportarse bien en la máquina que las creó y a veces se deforman después de pasar por un zip o por la laptop con Windows del cliente, así que un archivo llamado café-reopening.mp4 puede llegar como café-reopening.mp4.
• Las barras, los dos puntos, los signos de interrogación y los ampersands están reservados o dan problemas en al menos un sistema operativo.

Las mayúsculas del código del cliente no son problema, porque las eliges una vez y nunca cambian.

Un nombre, en todas partes

La convención solo ayuda si el mismo nombre aparece en cada lugar donde vive el video. Elígelo cuando se crea el trabajo y repítelo en:

1. La carpeta del proyecto en el disco, ACM_014_teaser.
2. El archivo de proyecto y la secuencia principal en Premiere o Resolve.
3. Cada exportación, con la versión al final.
4. El asunto de cada correo y las primeras palabras de cada mensaje de chat, como en “ACM_014 teaser, v03 para revisión”. El mensaje que sale con el enlace de revisión también lo lleva.
5. La lista de entregables.

Al final del trabajo, la lista de entregables usa los mismos nombres. Una línea por archivo, con el código, la versión aprobada y el sufijo, para que quien sube al servidor del cliente o del canal pueda asociar los archivos sin abrirlos:

• ACM_014_teaser_v07.mp4
• ACM_014_teaser_v07_9x16.mp4
• ACM_014_teaser_v07_subtitled.mp4
• ACM_015_teaser-15s_v03.mp4

Algunos clientes tienen su propio sistema de nombres para lo que reciben. Pídelo antes de que empiece el trabajo y agrega su referencia después de tu código. Tus carpetas siguen ordenándose como esperas, y cada archivo que reciben lleva la referencia que buscan.

Cómo funciona esto en RecReview

En RecReview, cada tarea que pertenece a un cliente recibe un código automáticamente, formado por el código del cliente y un número secuencial: MSH_001, MSH_002 y así.

El código del cliente es el código corto que defines al registrar al cliente. Los números cuentan por cliente y nunca se reutilizan, aunque se cancele una tarea, y una tarea conserva su código para siempre.

Las versiones se numeran aparte. Cada archivo que se sube a una tarea pasa a ser su siguiente versión, v1, v2, v3, en el orden en que llegan, y puedes reproducir dos versiones cualquiera lado a lado para revisar qué cambió.

El código también ayuda al subir. Elige un archivo cuyo nombre empieza con el código de una tarea y la ventana de subida selecciona esa tarea por ti.

Con una carpeta vigilada en la app de Mac te saltas la ventana por completo. La app espera a que termine la exportación, la sube y RecReview la guarda como la siguiente versión de la tarea con ese código.

Solo asocia nombres que empiezan con el código de uno de tus clientes, así que un archivo que apenas se parece a un código no termina en la tarea equivocada.

Cuando alguien descarga una versión, el archivo sale con el código y el título de la tarea en el nombre, sin acentos y con guiones bajos en lugar de espacios. La página de control de versiones cubre el resto de cómo funcionan las versiones y las comparaciones.