La mayoría de los tableros de producción se arman un lunes con algo de entusiasmo y se abandonan en silencio para la tercera semana. Las columnas siguen ahí, la mitad de las tarjetas está en “En curso” y el productor vuelve a preguntar en el grupo de chat dónde están las versiones cortas para la inmobiliaria.
Normalmente el tablero muere porque describe lo que no es. Sigue proyectos cuando el equipo trabaja en videos, y todo lo que se traba termina en una columna que nadie lee.
En resumen
- Haz una tarjeta por cada video que el cliente aprueba por separado, y deja sus versiones dentro de esa tarjeta.
- Las columnas dicen quién tiene que hacer qué a continuación, y la fase del proyecto vive en un campo aparte.
- Marca a quién está esperando una tarjeta por separado de su columna, para que los días con el cliente no cuenten contra el editor.
- Empieza con un límite de dos tarjetas por editor entre Edición y Cambios.
- Recorre el tablero de derecha a izquierda en una reunión semanal de 20 minutos.
Una tarjeta por video entregable
Haz una tarjeta por cada video que el cliente va a aprobar por separado. El proyecto pasa a ser una etiqueta en la tarjeta, y cada entregable avanza a su propio ritmo.
Una campaña rara vez es un solo video. Es una pieza principal de 60 segundos, tres versiones cortas de 15 segundos para pauta y dos verticales para redes. Pon toda la campaña en una tarjeta y se queda seis semanas en Edición, aunque las versiones cortas se aprobaron el martes pasado.
Una buena prueba es la lista de entregables de la cotización: si el video tiene su propia línea ahí, tiene su propia tarjeta.
Las versiones no tienen tarjeta. La v1, la v2 y la v3 de la pieza principal viven dentro de una tarjeta que muestra cuál es la versión actual, y si los nombres de archivo llevan un código que coincide con la tarjeta (una convención de nombres hace esto), nadie adivina a dónde va cada exportación.
Columnas que dicen dónde está el trabajo
Una columna debería responder una pregunta: ¿quién tiene que hacer algo a continuación, y qué?
“En curso” no pasa esa prueba. Ahí está el guion que se está escribiendo y el corte a medio hacer, y el productor no aprende nada.
Para la mayoría de las productoras ocho columnas alcanzan: Pendientes, Guion, Rodaje, Edición, Revisión interna, Revisión del cliente, Cambios y Entregado. Los pasos que toman una hora y que nadie espera, como exportar, no necesitan una.
La revisión interna es el director o el productor mirando antes que el cliente, y se gana una columna porque ahí se detecta un nombre mal escrito en un lower third sin que nadie pase vergüenza.
Cambios tiene su propia columna porque el retrabajo se comporta distinto que un primer corte, y cuando las tarjetas se acumulan ahí te dice algo sobre el brief o la revisión. Si vuelven calladitas a Edición nunca ves el patrón, y el patrón es lo que lleva un proyecto a la ronda siete.
La fase es otra cosa. La columna dice qué pasa esta semana, y la fase dice en qué punto de su vida está el video: previsto, preproducción, producción, postproducción, finalizado. Mezclar las dos es como un tablero termina con una columna llamada “Post” al lado de otra llamada “Color”.
Mantén las dos. La columna es para la gente que hace el trabajo, la fase para quien planifica el mes. Mirar las mismas tarjetas por fase te dice cuántos videos van a necesitar un día de rodaje en las próximas semanas, o cuánto está por caerle al equipo de edición cuando terminen los rodajes de esta semana.
Haz visible “esperando al cliente”
Deja la columna para dónde está el trabajo, y marca a quién está esperando la tarjeta por separado. Una tarjeta puede estar en Edición y esperando al cliente por el tema musical licenciado. Esperar a alguien de adentro, como el director o el colorista, es otra marca.
Todo tablero termina teniendo una columna llamada En pausa. Un mes después tiene el video cuyo guion el cliente no aprobó, el que espera un packshot de la agencia del cliente y el que tu propio director todavía no vio. Cada uno implica perseguir a una persona distinta, y la columna los trata a todos igual.
Dos cosas cambian cuando la marca está a la vista. Los plazos se vuelven más justos: si un corte pasa cinco días con el cliente, esos días no deberían contar contra el editor en la reunión del lunes.
Y los seguimientos del productor se convierten en un filtro. Todo lo que espera a un cliente, ordenado por cuánto tiempo lleva esperando, es la lista de llamadas del día.
Limita lo que cada editor tiene abierto
Un editor con seis tarjetas en Edición en realidad está cortando una y saltando entre las demás, releyendo notas y reabriendo proyectos en cada cambio. La respuesta de kanban es el límite de trabajo en curso, un número máximo de tarjetas por persona en las columnas donde ocurre el trabajo pesado.
Empieza con dos tarjetas por editor entre Edición y Cambios, y ajústalo después de un mes. Cuando un editor llega al límite, un trabajo nuevo espera en Pendientes y el productor decide qué va primero, lo que es mejor que el editor descubra el jueves que todo era urgente.
Si todos están en el límite todo el tiempo, la productora tomó más de lo que puede editar, y esa es una conversación sobre plazos o contrataciones. Los carriles por persona, una fila por editor, dejan claro quién está pasado.
Lo que tiene que mostrar cada tarjeta
Si tienes que abrir una tarjeta para saber si está en problemas, el tablero falló.
Desde el propio tablero, una tarjeta debería mostrar el cliente y el proyecto, el código y el título del video, la versión actual, quién está en ella, la fecha de entrega, el tiempo usado hasta ahora y, cuando corresponde, a quién está esperando.
La fecha de entrega funciona mejor como dos fechas, la prometida al cliente y una interna unos días antes, que deja espacio para una ronda que nadie planeó.
El tiempo usado te dice que un trabajo se pasó del presupuesto mientras todavía puedes hacer algo.
Una reunión semanal de 20 minutos
Una vez por semana, miren el tablero juntos y recórranlo de derecha a izquierda, empezando por Entregado, porque las tarjetas más cerca del final son las que pueden salir esta semana.
- Archiva lo que ya se entregó.
- En Revisión del cliente, todo lo que lleva más de unos días esperando recibe el nombre de quien va a llamar al cliente hoy.
- En Edición y Cambios, revisa a cada editor contra el límite.
- Las tarjetas sin responsable o sin fecha de entrega reciben las dos cosas antes de que termine la reunión.
- Todo lo que no se movió en dos semanas recibe una decisión: avanzarlo, dividirlo o devolverlo a Pendientes.
El resto de la semana, cada uno actualiza sus tarjetas apenas algo cambia, para que la reunión pueda dedicarse a decisiones.
Cómo funciona esto en RecReview
En RecReview cada video es una tarea, y cada versión que subes se apila dentro de ella. La tarjeta del tablero muestra el cliente y el proyecto, el código del video, el título con la versión actual, la fase, lo que el video está esperando, las personas que trabajan en él, el tiempo registrado y la fecha de entrega.
El temporizador también está en la tarjeta, un clic para iniciar y otro para detener, e iniciar uno nuevo detiene el que tenías corriendo.
Las columnas son los estados de tu espacio de trabajo. Un espacio de trabajo nuevo empieza con Por iniciar, En curso, En finalización, En revisión y Entregado. Los administradores pueden agregar, renombrar, reordenar y cambiar el color de las columnas y elegir cuáles cuentan como terminadas, en Flujo de trabajo, dentro de la configuración del espacio de trabajo.
El tablero puede cambiar sus columnas entre estado, fase del proyecto y lo que el video está esperando, y arrastrar una tarjeta en la vista de fase o de espera cambia ese campo.
No hay un límite estricto de trabajo en curso, pero los carriles por responsable muestran quién tiene demasiado.
“Esperando a” es un bloqueo con categoría de cliente o interna y una persona responsable predeterminada opcional. Enviar una versión al cliente desde la página de revisión marca la tarjeta como en espera del cliente.
Cada tarea puede tener un plazo interno junto al del cliente y, por defecto, mientras hay un bloqueo de cliente, el reloj del plazo interno se detiene y la fecha de entrega de la tarjeta muestra un ícono de pausa.
La fecha prometida al cliente nunca se mueve, y mientras el video está con el cliente queda fuera del conteo de atrasados.
Buena parte del movimiento de las tarjetas puede correr con automatizaciones del flujo de trabajo. Las reglas parten de eventos como un cambio de estado, la subida de un video, un comentario nuevo o un bloqueo agregado o quitado, y pueden cambiar el estado, la fase o el bloqueo, crear subtareas, enviar un correo o llamar a un webhook.
Los ajustes predefinidos Producción de video, Agencia y Simple vienen con reglas ya activadas: iniciar el temporizador en una tarjeta en Por iniciar la mueve a En curso, una aprobación la manda a Entregado y a la fase Finalizado, y un pedido de cambios le quita el bloqueo de cliente y devuelve la tarjeta a Por iniciar. Más en la página de gestión de proyectos.
