Como montar um quadro kanban para produtora de vídeo

Quase todo quadro de produtora é montado numa segunda-feira, com alguma empolgação, e abandonado sem alarde lá pela terceira semana. As colunas continuam lá, metade dos cards está em “Em andamento”, e o produtor voltou a perguntar no grupo do WhatsApp onde estão os cortes da campanha da construtora.

Quase sempre o quadro morre porque descreve a coisa errada. Ele acompanha projetos enquanto a equipe trabalha em vídeos, e tudo o que trava vai parar numa coluna que ninguém lê.

Um card para cada vídeo entregue

Faça um card para cada vídeo que o cliente aprova separadamente. O projeto vira uma etiqueta no card, e cada entrega anda no quadro no próprio ritmo.

Campanha quase nunca é um vídeo só. É um filme de 60 segundos, três cortes de 15 para mídia paga e dois verticais para as redes. Se a campanha inteira vira um card, ele passa seis semanas parado em Edição, mesmo com os cortes de 15 aprovados desde a terça passada.

Um bom teste é a lista de entregas do orçamento: vídeo que tem linha própria ali ganha card.

Versão não ganha card. A v1, a v2 e a v3 do filme ficam dentro do mesmo card, que mostra qual é a atual, e se o nome do arquivo leva um código que bate com o card (uma convenção de nomes resolve isso), ninguém adivinha qual export é de qual vídeo.

Colunas que dizem onde o trabalho está

Coluna boa responde a uma pergunta só: quem precisa fazer alguma coisa agora, e o quê?

“Em andamento” não passa nesse teste. Ali cabe o roteiro sendo escrito e o corte pela metade, e o produtor olha para a coluna sem descobrir nada.

Para a maioria das produtoras, oito colunas bastam: Fila, Roteiro, Gravação, Edição, Revisão interna, Revisão do cliente, Alterações e Entregue. Etapa que leva uma hora e que ninguém espera, como exportar, não precisa de coluna.

Revisão interna é o diretor ou o produtor assistindo antes do cliente, e merece coluna porque é ali que a cartela com o nome errado do entrevistado aparece antes de virar constrangimento.

Alterações também ganha coluna porque refação se comporta diferente do primeiro corte, e card acumulado ali diz alguma coisa sobre o briefing ou a revisão. Se os cards voltam em silêncio para Edição, ninguém enxerga o padrão, e é esse padrão que leva o projeto até a sétima rodada.

Fase é outra coisa. A coluna diz o que está acontecendo nesta semana, e a fase diz em que momento da vida o vídeo está: previsto, pré-produção, produção, pós-produção, finalizado. Misturar as duas coisas é como o quadro acaba com uma coluna “Pós” do lado de uma coluna “Cor”.

A coluna serve a quem está fazendo o trabalho, a fase serve a quem planeja o mês. Olhar os mesmos cards por fase mostra quantos vídeos vão precisar de diária nas próximas semanas, ou quanto trabalho vai cair na ilha de edição quando as gravações desta semana acabarem.

Deixe o “aguardando cliente” à vista

Deixe a coluna dizer onde o trabalho está e marque no card, à parte, por quem ele está esperando. Um vídeo pode estar em Edição e aguardando o cliente mandar a trilha licenciada. Esperar alguém de dentro, como o diretor ou o colorista, é outra marcação.

Todo quadro acaba ganhando uma coluna chamada Pausado. Um mês depois, ela guarda o vídeo cujo roteiro o cliente não aprovou, o que espera um packshot que a agência do cliente ficou de mandar e o que o diretor da casa ainda não assistiu. Cada um exige cobrar uma pessoa diferente, e a coluna trata todos do mesmo jeito.

Duas coisas mudam quando isso fica à vista. O prazo fica mais justo: se o corte passou cinco dias com o cliente, esses dias não podem pesar contra o editor na reunião de segunda.

E a cobrança do produtor vira um filtro. Tudo o que está aguardando cliente, ordenado por há quanto tempo está parado, é a lista de ligações do dia.

Limite o que cada editor tem aberto

O editor com seis cards em Edição está, na prática, cortando um deles e pulando entre os outros, relendo comentários e reabrindo projeto a cada troca. A resposta do kanban para isso é o limite de trabalho em andamento, um número máximo de cards por pessoa nas colunas onde está o trabalho pesado.

Comece com dois cards por editor, somando Edição e Alterações, e ajuste depois de um mês. Quando o editor está no limite, o job novo espera na Fila e o produtor decide o que entra primeiro, em vez de o editor descobrir na quinta-feira que tudo era urgente.

Se todo mundo vive no limite, a produtora pegou mais trabalho do que dá conta de editar, e aí a conversa é sobre prazo ou contratação. Raias por pessoa, uma linha para cada editor, mostram na hora quem passou do número.

O que todo card precisa mostrar

Se for preciso abrir o card para saber se ele está com problema, o quadro falhou.

Direto do quadro, o card deveria mostrar cliente e projeto, código e título do vídeo, a versão atual, quem está nele, o prazo, o tempo gasto até agora e, quando for o caso, por quem ele está esperando.

O prazo funciona melhor como duas datas: a prometida ao cliente e uma interna, uns dias antes, que deixa espaço para uma rodada que ninguém planejou.

E o tempo gasto avisa que o job estourou o orçamento enquanto ainda dá para fazer alguma coisa.

Vinte minutos por semana

Uma vez por semana, olhe o quadro com a equipe da direita para a esquerda, começando por Entregue, porque os cards mais perto do fim são os que saem nesta semana.

1. Arquive o que foi entregue.
2. Em Revisão do cliente, tudo o que está parado há mais de alguns dias ganha o nome de quem vai ligar para o cliente hoje.
3. Em Edição e Alterações, confira cada editor contra o limite.
4. Card sem responsável ou sem prazo ganha os dois antes de a reunião acabar.
5. O que não andou em duas semanas pede uma decisão: avançar, dividir ou voltar para a Fila.

No resto da semana, cada um atualiza os próprios cards na hora em que algo muda, e a reunião fica só para as decisões.

Como isso funciona no RecReview

No RecReview cada vídeo é uma tarefa, e toda versão que você sobe fica empilhada nela. O card no quadro mostra cliente e projeto, o código do vídeo, o título com a versão atual, a fase, por quem o vídeo está esperando, quem está trabalhando nele, as horas registradas e o prazo.

O timer também fica no card: um clique começa, outro para, e começar um novo encerra o que estava rodando.

As colunas são os status do workspace. Um workspace novo começa com A iniciar, Em andamento, Em finalização, Em revisão e Entregue. Quem é admin cria, renomeia, reordena e muda a cor das colunas e define quais contam como concluídas, em Configurações, na aba Fluxo de Trabalho.

O quadro troca as colunas entre status, fase do projeto e “aguardando”, e arrastar um card na visão por fase ou por aguardando muda esse campo.

Não existe limite fixo de trabalho em andamento, mas as raias por responsável mostram quem está segurando card demais.

O “aguardando” do RecReview é um bloqueio, de categoria cliente ou interno, que pode ter uma pessoa responsável padrão. Enviar uma versão para o cliente pela página de revisão marca o card como aguardando o cliente.

Cada tarefa pode ter um prazo interno ao lado do prazo do cliente, e por padrão, enquanto um bloqueio de cliente está ativo, o relógio do prazo interno para e o prazo no card ganha um ícone de pausa.

A data prometida ao cliente não muda e, enquanto está com o cliente, o vídeo fica fora da contagem de atrasados.

Boa parte do movimento dos cards pode ficar com as automações. As regras partem de eventos como mudança de status, upload de vídeo, comentário novo ou bloqueio adicionado e removido, e podem mudar status, fase ou bloqueio, criar subtarefa, mandar e-mail ou disparar um webhook.

Os modelos Produção de Vídeo, Agência e Simples já vêm com regras ligadas: começar o timer num card em A iniciar leva o card para Em andamento, a aprovação manda para Entregue e para a fase Finalizado, e o pedido de alterações tira o bloqueio de cliente e devolve o card para A iniciar. Mais detalhes na página de gestão de projetos.