La versión tres vuelve con catorce notas de cuatro personas. En 0:32, la gerente de marketing quiere sacar el testimonio del cliente para que el video baje del minuto.
Dos comentarios más abajo, en el mismo timecode, el director comercial dice que es la mejor parte y pide más. Legal quiere un aviso legal en la placa final, justo donde entra animado el logo. El CEO todavía no lo vio.
El editor no puede hacer las dos cosas. Sigas la nota que sigas, alguien va a abrir la próxima versión, va a ver que ignoraron su pedido y va a decidir que la productora se equivocó.
Este artículo es para quien recibe las notas. Si necesitas algo para mandarles a quienes las escriben, reenvía nuestra guía sobre cómo dar feedback de video.
En resumen
- Las partes interesadas se contradicen porque cada una revisa su propio carril y nadie pesa un carril contra otro.
- En el kickoff, nombra a una persona que aprueba y acuerda qué revisa cada revisor y quién ve cada ronda.
- Cuando dos notas chocan, no elijas ganador ni partas la diferencia: comprueba que el conflicto sea real y después lleva las dos notas a la persona que aprueba, con opciones.
- Trata una nota que llega después de la aprobación como un pedido de cambio, con el costo y una nueva fecha, enviado a tu persona que aprueba.
Por qué las partes interesadas se contradicen
Cada revisor mira el video pensando en un trabajo distinto.
- Marketing revisa el mensaje y la duración contra el plan de campaña.
- Marca mira el logo, los colores y la tipografía.
- Legal lee cada afirmación y quiere saber de dónde salieron la música y el material de stock.
- El equipo de producto comprueba que la función que aparece en pantalla funcione como se muestra.
- El ejecutivo se pregunta si así es como debería verse la empresa, normalmente en un celular y normalmente al final.
En su propio carril, cada uno tiene razón. El problema empieza cuando nadie pesa un carril contra otro.
La mayoría de las veces las notas te llegan por canales separados, un correo por aquí y un WhatsApp por allá, así que eres el único que sabe que dos de ellas chocan.
En algunos proyectos nadie del lado del cliente fue designado para decidir. Y a veces una persona se suma tarde y deshace algo que los demás resolvieron dos rondas atrás.
Qué acordar en el kickoff
Antes de que salga el primer corte, resuelve algunas cosas con tu contacto principal y ponlas en las notas del kickoff.
Nombra a la persona que aprueba. Mucha gente puede revisar, pero una persona tiene la última palabra sobre el corte y resuelve los choques.
Normalmente es quien maneja el presupuesto o la campaña. En un proyecto grande, escribe el nombre en la propuesta.
Pregunta quién más revisa y qué viene a revisar cada uno, y di desde el primer día qué pasa cuando las notas chocan. Una nota de la gerente de marca sobre el ritmo es bienvenida, pero si va en contra de la de la persona que aprueba, decide la persona que aprueba.
Acuerden quién ve cada ronda. No todos necesitan el primer corte, y un equipo legal que ve el video por primera vez después de la mezcla va a pedir cambios que se llevan la mezcla con ellos. Esta división funciona en la mayoría de los proyectos corporativos y de marca:
| Ronda | Quién mira | Qué revisa |
|---|---|---|
| Guion | Persona que aprueba, legal, marca | Afirmaciones, nombres, cifras, lo que dice cada persona |
| Primer corte | Persona que aprueba, marketing | Historia, estructura, duración |
| Corte fino | Todos los revisores, incluido el ejecutivo | Todo menos el color y el sonido finales |
| Final | Persona que aprueba | Correcciones de la última ronda, aprobación |
Después hazle una pregunta directa a la persona que aprueba. “¿Alguien por encima de ti va a querer ver esto antes de que salga?”
Si la respuesta es sí, suma a esa persona al corte fino. Nuestro artículo sobre el cierre de imagen explica por qué las notas que llegan después de la mezcla cuestan mucho más.
Cuando dos notas se contradicen en la misma ronda
No elijas un ganador, aunque estés de acuerdo con uno de los lados. La persona a la que dejaste de lado va a volver con la misma nota en la próxima versión, y para entonces la discusión es contigo.
Partir la diferencia tampoco funciona. Un corte que deja la mitad del testimonio rara vez deja contento a alguien, y cuesta una ronda.
Primero, comprueba que el conflicto sea real. “Bájalo del minuto” y “deja el testimonio” pueden cumplirse los dos si los segundos salen de otro lado, como una introducción lenta.
Las notas vagas muchas veces esconden el pedido real. Cuando alguien dice que al video “le falta energía”, pregunta si se refiere a la música, al ritmo de los cortes o al material, y pide un video de referencia. Dos notas que parecían chocar a veces resultan ser sobre cosas distintas.
Después haz todo lo de la ronda que no depende de la respuesta, para que una sola pregunta abierta no frene toda la versión.
Después de eso, llévaselo a la persona que aprueba.
- Cita las dos notas textuales, con los nombres y el timecode.
- Presenta las opciones y lo que cada una le hace a la duración, al presupuesto o a la fecha de entrega.
- Haz una sola pregunta y da una fecha.
- Si tienes una recomendación, ponla después de las opciones y di que es tuya. La persona que aprueba puede saber cosas que tú no, como quién le reporta a quién.
Mantén la conversación donde están las notas. Una respuesta en el comentario de 0:32 mantiene juntos la pregunta, la respuesta y el fotograma, así que la semana siguiente nadie tiene que excavar en un hilo de correo para saber por qué se quedó el testimonio.
Cuando alguien llega después de la aprobación
Este caso es más difícil. El CEO ve el final el jueves y pide que vuelva la música de la v1, o el testimonio que salió en la ronda dos.
Eso ya no es un choque dentro de una ronda. Reabre una decisión que otra persona tomó y aprobó.
Respóndelo como un pedido de cambio. Di qué versión se aprobó, quién la aprobó y cuándo. Di que el cambio se puede hacer, y da el costo y la nueva fecha de entrega.
Envíaselo a tu persona que aprueba en lugar de ir directo al ejecutivo, y deja que decida si lo reabre. Ella conoce la política de su lado de la mesa, y tú no.
Nuestros artículos sobre el alcance que se desborda y las rondas de revisión infinitas explican cómo cobrar el trabajo extra y cómo evitar que se vuelva costumbre.
Un mensaje que le pide a la persona que aprueba que decida
Que sea lo bastante corto para leerlo en un celular, con las opciones identificadas para que pueda responder con una sola letra:
Hola, Ana, dos notas sobre la v3 apuntan en direcciones opuestas, y necesitamos que decidas antes de tocar cualquiera de las dos.
En 0:32, Mark pidió cortar el testimonio del cliente para que el video quede por debajo del minuto. En el mismo punto, Julia pidió mantenerlo y alargarlo.
A. Cortar el testimonio. El video dura 0:58.
B. Dejarlo como está. El video se queda en 1:07.
C. Dejar 6 segundos del testimonio y recortar 5 segundos de la introducción. El video dura 0:59.Ya estamos trabajando en el resto de la ronda. Si tenemos tu respuesta para el miércoles, la v4 sale el viernes.
Cómo funciona esto en RecReview
En RecReview cada comentario lleva el nombre de quien lo escribió y queda en el fotograma en el que hizo clic.
Todos los que revisan el video ven los demás comentarios, así que la gerente de marca lee lo que escribió legal antes de agregar una nota, y las contradicciones aparecen mientras la ronda todavía está abierta. Cualquiera que pueda comentar también puede responder, lo que mantiene la pregunta a la persona que aprueba y la respuesta en ese fotograma.
Escribe @ en un comentario para mencionar a alguien de tu equipo, a un contacto del cliente o al cliente como grupo. Mencionar a un contacto le envía una notificación a esa persona, y mencionar al grupo se la envía a los contactos principales del cliente. Alguien que solo tiene el enlace puede mencionar al grupo pero no ve la lista de contactos.
Para la parte de la conversación que el cliente no debería ver, activa Solo equipo. Un comentario o una respuesta solo para el equipo lo ve tu equipo y nunca el cliente, y solo tu equipo puede escribirlo. Es un buen lugar para pensar las opciones antes de escribirle a la persona que aprueba.
Los roles de contacto vienen desactivados por defecto, y en ese caso cualquier contacto del cliente que se haya identificado puede aprobar. Actívalos en la configuración del espacio de trabajo y solo los gestores del cliente pueden aprobar y descargar el final, mientras que los revisores comentan y piden cambios.
Si la persona que aprueba es la única gestora, el CEO que recibe un enlace reenviado puede comentar pero no puede aprobar. Las personas nuevas que se identifican en un enlace de revisión entran como revisores, igual que un colega al que la gestora del cliente invita desde la página de revisión.
Cuando envías una versión, eliges quién recibe el correo, y la lista empieza por los contactos principales del cliente. Una vez que la persona que aprueba da el visto bueno, la versión muestra quién aprobó, el número de versión y la fecha.
Nuestro artículo sobre la prueba de aprobación del cliente explica qué debe contener ese registro, y la página del portal del cliente muestra lo que ve el cliente.
