Los cambios fuera de alcance en un trabajo de video suelen llegar disfrazados de comentario. En algún punto de la segunda ronda, entre “sube el logo” y “la música está un poco fuerte”, alguien escribe “¿podríamos tener también una versión vertical para Reels?”.
Se lee como una nota más, así que el editor la suma a la lista. Unas semanas después la productora entregó un corte 9:16, una edición de 30 segundos para anuncios, una versión en inglés y una línea de voz en off regrabada, todo por el precio de un video de dos minutos.
En inglés se le dice scope creep, un término de gestión de proyectos que describe un trabajo que crece mientras el presupuesto y el plazo se quedan quietos. En un proyecto de video suele llegar como una docena de pedidos pequeños, cada uno redactado como una revisión, y nadie se detiene a clasificarlos.
En resumen
- Un pedido es un ajuste solo si el entregable está en la propuesta, usa lo que ya tienes y no toca trabajo aprobado.
- Todo lo demás es trabajo nuevo, con su propio precio y su propia fecha.
- Un alcance que se sostiene nombra los entregables, el material, las rondas y qué pasa fuera de ellas.
- Di que sí al trabajo nuevo con un precio y una fecha en la misma respuesta, y confírmalo por escrito.
- Cuenta las rondas, y vigila las horas frente a la estimación y la cantidad de comentarios por versión.
Una prueba de tres preguntas para cada pedido
Un ajuste modifica el entregable que acordaste hacer, con lo que ya tienes, antes de que el cliente lo haya aprobado. Todo lo demás es trabajo nuevo. Pasa cada pedido por tres preguntas:
- ¿El entregable está en la propuesta? Un corte 9:16, un teaser de 15 segundos o una versión en otro idioma es un entregable nuevo aunque salga de la misma línea de tiempo.
- ¿Puedes hacerlo con el material y el guion que ya tienes? Una regrabación, una entrevista nueva, un guion reescrito o una nueva sesión de voz en off suman trabajo que no estaba en la estimación.
- ¿Todo lo que el cliente ya aprobó queda intacto? Un cambio de guion después de aprobado el guion, o una reedición después del picture lock, reabre trabajo terminado.
Tres sí lo convierten en un ajuste. Entra en la ronda actual y cuenta para las rondas de la propuesta. Un solo no lo convierte en trabajo nuevo, que tiene su propio precio y su propia fecha.
Hay un caso que va al revés. Cuando el pedido corrige tu error, como un nombre mal escrito en un cintillo, un fotograma suelto o la toma equivocada de una línea, corrígelo sin cobrar y no lo cuentes como ronda.
Pedidos comunes, clasificados
| Pedido | Qué es |
|---|---|
| Mover el logo, cambiar el tamaño de un cintillo | Ajuste |
| Otra toma de la misma línea, antes del cierre | Ajuste |
| Otro tema de la biblioteca de música acordada | Ajuste |
| Recortar de 2:00 a 1:45 antes del cierre | Ajuste |
| Una versión 9:16 para Reels | Trabajo nuevo |
| También un corte de 30 segundos para anuncios | Trabajo nuevo |
| Cambiar una entrevista por otra que se graba la semana que viene | Trabajo nuevo |
| Reescribir la voz en off después de aprobado el guion | Trabajo nuevo |
| El mismo video en inglés | Trabajo nuevo |
| Un nombre mal escrito en pantalla | Tu error |
La fila de la música supone que la licencia ya cubre el nuevo tema. Uno que necesita una licencia nueva es un costo nuevo, aunque meterlo tome diez minutos.
Escribe el alcance para que la prueba sea fácil
La prueba solo funciona cuando la propuesta dice qué incluye. “Un video institucional con revisiones” convierte cada pedido en una negociación. Una sección de alcance que se sostiene nombra cuatro cosas:
- Empieza por los entregables, cada uno con su duración, relación de aspecto, idioma y formato. “Un video de 2 minutos, 16:9, en español, con subtítulos incrustados en español” no deja dudas de que el corte vertical es extra.
- Después el material. Di cuántos días de rodaje, entrevistas y locaciones incluye, cuánto material de archivo y si la música sale de una biblioteca o se licencia tema por tema.
- Después las rondas, y qué cuenta como una. Una ronda es una lista unificada de notas del aprobador del cliente sobre una versión, y nuestro artículo sobre cómo terminar con las rondas de revisión interminables explica cómo mantener las rondas con esa forma.
- Por último, qué pasa fuera del alcance. Las rondas extra tienen un precio declarado, y el trabajo nuevo se cotiza antes de empezar. Cuánto cobrar por producción de video muestra cómo ponerle precio a ambos a partir de tus propias horas.
Un párrafo como este, adaptado al trabajo, cubre casi todo:
Incluye un video de 2 minutos en 16:9, en español, a partir de un día de rodaje con dos entrevistas, y dos rondas de cambios. Una ronda es una lista de notas sobre una versión, enviada por el aprobador del cliente. Los entregables nuevos (otras duraciones, formatos o idiomas), el material nuevo, los cambios de guion después de su aprobación y los cambios de edición después del picture lock se cotizan por separado antes de empezar.
Cómo decir que sí y cobrar igual
Di que sí, con un precio y una fecha, y mantén la pieza nueva separada de la entrega principal para que la fecha que prometiste no se mueva por accidente. “Eso está fuera del alcance” es correcto, pero el cliente igual escucha un no.
Ponle precio a partir de tus horas. Un corte vertical de 30 segundos, con el reencuadre, los gráficos reajustados, subtítulos y una ronda, puede tomar siete horas.
A USD 100 la hora, la tarifa de ejemplo del artículo de precios, son USD 700. Después responde el mismo día:
Hola, Ana. Un corte vertical de 30 segundos para Reels es buena idea y podemos hacerlo. La propuesta cubre el video de 2 minutos, así que vamos a tratar el corte como una pieza aparte: USD 700, entregado dos días hábiles después de que apruebes el video principal. Si necesitas los dos al mismo tiempo, el video principal pasa del jueves al lunes. ¿Qué te sirve más?
El precio ya está en el mensaje, y la única pregunta que queda es sobre los tiempos, que los clientes responden más rápido que una pregunta sobre dinero.
Cuando diga que sí, déjalo por escrito. Una orden de cambio puede ser un correo breve con lo que se agrega, el precio, la nueva fecha y cualquier otra cosa que mueva.
Numéralas por proyecto (OC-1, OC-2) y pide una respuesta que lo confirme. Envíala antes de que alguien abra la línea de tiempo.
Detéctalo antes de que se coma el margen
Cuenta las rondas. Cada versión que le envías al cliente abre una. Cuando la cuenta llega a lo que incluye la propuesta, dilo en el mensaje que acompaña esa versión, mucho antes de la factura.
Vigila las horas frente a la estimación de cada entregable. Si un video ya usó el 80% de las horas estimadas y le queda una ronda, algo se agregó en el camino. Vuelve sobre las notas de las dos últimas rondas y encuéntralo.
Vigila también la cantidad de comentarios. Una versión que vuelve con el doble de notas que la anterior suele significar que alguien nuevo se sumó a la revisión o que cambió el brief. Cualquiera de las dos merece una llamada antes de empezar a editar.
Después del trabajo, mira qué clientes y qué tipos de video generaron más retrabajo, y cotiza el siguiente con eso en mente.
Cómo funciona en RecReview
En RecReview cada video es una tarea, y ahí es donde ocurre la separación. Sube un corte nuevo a la tarea y se convierte en la siguiente versión numerada, con sus propios comentarios.
Cuando el nombre del archivo lleva el código del video, la ventana de subida elige esa tarea por ti, y la pestaña Nueva tarea, al lado, crea una separada. Las versiones anteriores quedan en la tarea, y puedes reproducir dos cualesquiera lado a lado.
Un entregable nuevo va en su propia tarea. Con un cliente definido, la tarea recibe el siguiente código de video de ese cliente, y tiene su propia fecha de entrega, estimación y aprobación, así el corte 9:16 no se pierde en el historial del video principal.
Define las horas estimadas en la tarea, y cuando otras tareas del mismo proyecto tienen horas registradas, RecReview sugiere un número a partir de su mediana.
El bloque de horas de la tarea muestra entonces las horas registradas frente a la estimación como porcentaje, con una barra que se pone ámbar después del 80% y roja después del 100%.
En la vista de tabla puedes activar las columnas Estimado y Restante para ver todas las tareas a la vez, y Restante se pone en rojo cuando una tarea se pasa.
Los propietarios y administradores también tienen Métricas. En Clientes y revisión, la lista Videos con más retrabajo ordena los videos por los comentarios que recibieron en el período y muestra cuántos vinieron del cliente y cuántas versiones tiene cada video.
La pestaña Producción compara las horas usadas con las estimadas en las tareas que tienen estimación.
RecReview no guarda tarifas ni redacta órdenes de cambio, así que el precio y el correo quedan de tu lado. La página de gestión de proyectos tiene más.
