O escopo de um vídeo quase nunca estoura de uma vez. Ele vai crescendo nos comentários. Lá pela segunda rodada, entre “sobe um pouco o logo” e “a trilha está alta”, aparece um “dá para fazer também uma versão vertical para o Reels?”.
Parece só mais um ajuste, e o editor põe na lista. Algumas semanas depois a produtora já entregou um vertical, um corte de 30 segundos para anúncio, uma versão em espanhol e um trecho de locução regravado, tudo pelo preço de um institucional de dois minutos.
Em gestão de projetos isso se chama scope creep, o trabalho que cresce enquanto o orçamento e o prazo ficam onde estavam. Em vídeo ele costuma chegar em doze pedidos pequenos, cada um com cara de alteração, e ninguém para para separar uma coisa da outra.
Em resumo
- Um pedido só é alteração se a entrega está na proposta, sai do que você já tem e não mexe no que já foi aprovado.
- O resto é trabalho novo, com preço e prazo próprios.
- Um escopo que se sustenta fala das entregas, do material, das rodadas e do que acontece fora delas.
- Diga sim ao trabalho novo com preço e data na mesma resposta e registre por escrito.
- Conte as rodadas e acompanhe as horas contra a estimativa e a quantidade de comentários por versão.
Três perguntas para cada pedido
Alteração é ajuste na entrega que você combinou, feito com o que você já tem, antes de o cliente aprovar aquela parte. O resto é trabalho novo. Passe cada pedido por três perguntas:
- A entrega está na proposta? Um vertical 9:16, um teaser de 15 segundos ou uma versão em outra língua são entregas novas, mesmo que saiam da mesma timeline.
- Dá para fazer com o material e o roteiro que você já tem? Regravação, entrevista nova, roteiro reescrito ou locução nova somam trabalho que não estava no orçamento.
- O que o cliente já aprovou continua como está? Mudar o roteiro depois de aprovado ou mexer na edição depois do picture lock reabre trabalho que estava fechado.
Três “sim” fazem do pedido uma alteração. Ela entra na rodada atual e conta para as rodadas da proposta. Um “não” já basta para virar trabalho novo, com preço e prazo próprios.
Tem um caso que vai no sentido contrário. Se o pedido corrige um erro seu, como um nome errado no GC, um flash frame ou o take errado de uma fala, corrija sem cobrar e sem contar como rodada.
Pedidos comuns, separados
| Pedido | O que é |
|---|---|
| Subir o logo, aumentar o GC | Alteração |
| Outro take da mesma fala, antes de travar | Alteração |
| Outra faixa da biblioteca contratada | Alteração |
| Cortar de 2:00 para 1:45 antes de travar | Alteração |
| Um vertical 9:16 para o Reels | Trabalho novo |
| Um corte de 30 s para anúncio também | Trabalho novo |
| Trocar uma entrevista por outra, ainda a gravar | Trabalho novo |
| Mudar a locução depois do roteiro aprovado | Trabalho novo |
| O mesmo vídeo em espanhol | Trabalho novo |
| Nome escrito errado na tela | Erro seu |
A linha da trilha vale quando a licença já cobre a faixa nova. Faixa que pede licença nova é custo novo, mesmo que trocar na timeline leve dez minutos.
Escreva o escopo para o teste funcionar
O teste só funciona se a proposta disser o que está incluído. “Um vídeo institucional com alterações” transforma cada pedido numa negociação. Um escopo que se sustenta fala de quatro coisas:
- Primeiro, as entregas, cada uma com duração, proporção, idioma e formato. “Um vídeo de 2 minutos, 16:9, em português, com legenda em português” deixa claro que o vertical é à parte.
- Depois, o material. Quantas diárias, entrevistas e locações estão incluídas, quanto de banco de imagens e se a trilha é de biblioteca ou licenciada faixa a faixa.
- Depois, as rodadas e o que conta como uma. Rodada é uma lista única de comentários sobre uma versão, mandada por quem aprova do lado do cliente. O post sobre como acabar com as rodadas infinitas de revisão mostra como manter a rodada nesse formato.
- Por último, o que acontece fora do escopo. Rodada extra tem preço definido, e trabalho novo é orçado antes de começar. O texto sobre quanto cobrar por edição de vídeo mostra como chegar aos dois valores a partir das suas horas.
Um parágrafo como este, adaptado ao job, resolve a maior parte:
Inclui um vídeo de 2 minutos em 16:9, em português, gravado em uma diária com duas entrevistas, e duas rodadas de alteração. Uma rodada é uma lista de comentários sobre uma versão, enviada por quem aprova do lado do cliente. Entregas novas (outras durações, formatos ou idiomas), material novo, mudança de roteiro depois de aprovado e mudança de edição depois do picture lock são orçados à parte, antes de começar.
Como dizer sim e receber por isso
Diga sim, com preço e prazo, e separe a peça nova da entrega principal, para a data que você prometeu não escorregar sem ninguém perceber. “Isso está fora do escopo” é verdade, e mesmo assim o cliente escuta um não.
O preço sai das suas horas. Um vertical de 30 segundos, com reenquadramento, GCs reposicionados, legenda e uma rodada, pode levar umas sete horas.
A R$ 200 a hora, o valor de exemplo do post de preço, dá R$ 1.400. Responda no mesmo dia:
Oi, Ana! Um vertical de 30 segundos para o Reels é uma boa ideia, e a gente faz. A proposta cobre o vídeo de 2 minutos, então vamos tratar o vertical como uma peça à parte: R$ 1.400, com entrega dois dias úteis depois que você aprovar o vídeo principal. Se precisar dos dois juntos, o principal passa de quinta para segunda. O que funciona melhor para vocês?
O preço já está na mensagem, e a única pergunta que sobra é de data, que o cliente costuma responder mais rápido do que uma pergunta sobre dinheiro.
Quando ela disser sim, registre por escrito. Pode ser um e-mail curto com o que entra, o preço, a data nova e o que mais muda por causa disso.
Numere essas confirmações por projeto e peça uma resposta que confirme. Mande antes de alguém abrir a timeline.
Como perceber antes de perder a margem
Conte as rodadas. Cada versão que vai para o cliente abre uma. Quando a conta chegar ao que a proposta inclui, avise na mensagem que acompanha aquela versão, bem antes de emitir a nota.
Acompanhe as horas contra a estimativa de cada entrega. Se um vídeo já gastou 80% das horas estimadas e ainda falta uma rodada, alguma coisa entrou no caminho. Volte nos comentários das duas últimas rodadas e procure.
Repare também na quantidade de comentários. Uma versão que volta com o dobro de comentários da anterior costuma querer dizer que entrou gente nova na revisão ou que o briefing mudou. Nos dois casos, vale uma ligação antes de abrir a ilha.
Quando o job fechar, veja quais clientes e que tipo de vídeo deram mais retrabalho e leve isso para o próximo orçamento.
Como isso funciona no RecReview
No RecReview cada vídeo é uma tarefa, e é nela que a separação acontece. Um corte novo enviado para a tarefa vira a próxima versão numerada, com os comentários dela.
Quando o nome do arquivo traz o código do vídeo, a janela de upload já escolhe a tarefa, e a aba Nova tarefa, ao lado, cria uma separada. As versões anteriores ficam na tarefa, e dá para assistir a duas delas lado a lado.
Entrega nova vai para uma tarefa própria. Com o cliente definido, a tarefa ganha o próximo código de vídeo daquele cliente e tem prazo, estimativa e aprovação próprios, então o vertical não se perde no histórico do vídeo principal.
Defina as horas estimadas na tarefa. Quando outras tarefas do mesmo projeto já têm horas lançadas, o RecReview sugere um valor pela mediana delas.
O bloco de tempo da tarefa mostra as horas lançadas contra a estimativa em porcentagem, com uma barra que fica âmbar acima de 80% e vermelha acima de 100%.
Na visão em tabela dá para ligar as colunas Estimado e Restante e ver todas as tarefas de uma vez, e o Restante fica vermelho quando a tarefa estoura.
Donos e administradores têm ainda as Métricas. Em Clientes e revisão, a lista Vídeos com mais retrabalho ordena os vídeos pelos comentários recebidos no período e mostra quantos vieram do cliente e quantas versões cada um tem.
A aba Produção compara as horas gastas com as estimadas nas tarefas que têm estimativa.
O RecReview não guarda valor de hora nem gera aditivo, então o preço e o e-mail ficam com você. Mais detalhes na página de gestão de projetos.
