Pregúntale a un editor el viernes cuánto le llevó esta semana el video de marca y vas a recibir un seguro “unas doce horas”.
Es una reconstrucción que conserva la tarde larga en el armado y pierde los veinte minutos al teléfono sobre el logo, las tres exportaciones para distintos formatos y la hora buscando un tema musical.
Una productora necesita esas horas para decidir cuánto cobrar por el próximo proyecto y si el equipo tiene lugar para tomarlo. Los artículos sobre cuánto cobrar por producción de video y la plantilla de presupuesto parten de horas medidas.
Este trata de medirlas de una forma que el equipo mantenga después de la primera semana.
En resumen
- Las planillas de fin de día redondean hacia arriba los bloques largos y llevan a cero las interrupciones chicas, así que la división entre trabajos sale mal.
- Corre un temporizador por persona en cada video mientras trabajas, y deja que la herramienta registre la etapa.
- Registra llamadas, correos y exportaciones en el video al que se refieren, y separa las rondas de revisión del primer corte.
- Revisa cada semana los temporizadores olvidados, mira cada mes las horas por cliente y por etapa, y compara las horas reales con la estimación cuando cierra un proyecto.
- Mide el trabajo de cada video, no toques las pantallas de las personas y revisa los totales con el equipo.
Por qué la planilla de fin de día sale mal
La memoria redondea. Una sesión que fue de 2:10 a 3:40 se convierte en “la tarde”, y la llamada de 15 minutos que la partió al medio desaparece.
Los bloques largos se redondean hacia arriba y las interrupciones chicas hacia cero, así que el total del día puede parecer más o menos correcto mientras la división entre trabajos está mal.
Cambiar de contexto lo empeora. Un día de postproducción rara vez se queda en un solo video. El editor exporta un corte para un cliente, responde notas de otro, sube un tercero y vuelve al primero.
A las 7 de la tarde ese día se anota como “casi todo el video de marca”, y los dos trabajos más chicos parecen más baratos de lo que fueron. Si completas toda la semana el viernes, los errores se acumulan antes de que el número llegue a una cotización.
Pon el temporizador en la tarea
Un temporizador que corre mientras trabajas le gana a un recuerdo cuidadoso si está bien armado. Córrelo en cada video, o en cada entregable cuando un video tiene varios cortes.
Un temporizador en todo el proyecto te dice que el proyecto llevó 60 horas. Un temporizador por video te dice que los cuatro cortes de 30 segundos se llevaron la mitad.
Mantén un solo temporizador corriendo por persona, así pasar a otro trabajo significa pasar el temporizador.
Cada sesión necesita además una etapa (preproducción, rodaje, edición, revisiones, acabado o gestión del proyecto), y nadie elige una etapa de una lista desplegable a las 6 de la tarde. Si tu herramienta ya sabe en qué fase está cada tarea, deja que registre la etapa por ti.
La gente deja de usar un temporizador que necesita más de un clic para arrancar, así que tiene que vivir donde ya ocurre el trabajo, en el tablero o en la página de revisión.
Qué cuenta y qué no
Decídelo una vez, escríbelo y compártelo, para que todos registren igual.
| Actividad | ¿Se registra? | Dónde |
|---|---|---|
| Edición hasta el primer corte | Sí | El video |
| Rondas de revisión | Sí, separadas del primer corte | El video |
| Llamadas y correos sobre notas | Sí | El video al que se refieren |
| Exportaciones y subidas | Sí, mientras estás en eso | El video |
| Un render largo del que te alejas | No, el temporizador se va contigo | Lo que hagas después |
| Reuniones internas, respaldos, propuestas comerciales | No | Gastos generales, en tu costo por hora |
Las llamadas y los correos son las horas que más se les escapan a las cotizaciones, así que regístralas en el video al que se refieren.
Con los renders, el temporizador va adonde va el editor. Si te sientas a mirar una exportación para revisarla, es trabajo en ese video. Si arrancas un render de dos horas y cambias a otro proyecto, el temporizador también cambia.
Las revisiones tienen su propio casillero porque responden una pregunta de precio. Cuenta como tiempo de revisión todo lo que viene después de que el primer corte llega al cliente, ya sea con una subtarea por ronda o anotando cuándo salió la primera versión.
Los gastos generales quedan fuera de los trabajos de clientes pero igual cuestan dinero, por eso tu costo por hora sale más alto que los sueldos divididos por las horas trabajadas.
El temporizador olvidado
Alguien se va a ir a las 7 de la tarde con el temporizador corriendo, y a la mañana siguiente va a marcar catorce horas. También pasa lo contrario, cuando un editor trabaja dos horas y recién nota el temporizador a la hora del almuerzo.
Detén el temporizador cuando te levantas para almorzar o para una reunión, mientras lo tienes presente, y mantén el temporizador activo en algún lugar donde lo veas mientras trabajas.
Cuando igual pasa, deja una nota el mismo día, mientras todos recuerdan qué ocurrió realmente, y en la revisión semanal busca sesiones más largas que cualquier jornada real antes de leer cualquier otra cosa.
Si una persona se olvida todas las semanas, el temporizador probablemente está en el lugar equivocado para su forma de trabajar, y vale la pena preguntarle dónde le resultaría más fácil.
Cada cuánto mirar, y qué leer
- Diez minutos por semana detectan días faltantes y temporizadores olvidados.
- Una vez al mes, mira las horas por cliente y por etapa.
- Cuando cierra un proyecto, pon las horas reales junto a la estimación de cada etapa, para que la próxima cotización parta de lo que pasó.
La comparación más útil es la edición frente a las revisiones. Si las rondas se llevan más horas que el primer corte, el problema suele estar antes, en el brief o en cómo le llegan las notas al editor, y reducir las rondas de revisión va a ahorrar más que editar más rápido.
Después vienen las horas por cliente. Dos clientes pueden pagar lo mismo por el mismo tipo de video mientras uno necesita el doble de llamadas y tres rondas extra.
Con las horas en la mano, puedes cotizar bien el próximo trabajo de ese cliente o hablar con él sobre cómo envía las notas. Solo espera a tener un puñado de proyectos parecidos, porque un trabajo desastroso puede arrastrar un promedio durante meses.
Que no se sienta como vigilancia
Los editores rechazan el registro de horas cuando parece una forma de atraparlos. Di para qué son los números antes de empezar: cotizar el trabajo para que la productora no pierda dinero y saber si hay lugar para el próximo trabajo.
Mide el trabajo de cada video y no toques las pantallas de las personas. Un temporizador en un video dice cuánto llevó el video. Las capturas de pantalla y los monitores de actividad miden qué tan ocupado parecía alguien y le dicen al equipo que no se confía en él.
Revisa los totales con el equipo una vez al mes. Los editores suelen saber por qué un trabajo se alargó.
Cuando las horas de una persona en un video parecen altas, pregunta primero por el trabajo. Un brief desordenado o un cliente que reescribió el guion después del primer corte explican la mayoría de las ediciones largas.
Y el propietario también registra sus horas, porque las horas en llamadas y ventas son parte de lo que cuesta un proyecto.
Cómo funciona en RecReview
En RecReview el temporizador pertenece a una tarea o a un video. Lo inicias desde una tarjeta del kanban o de la grilla de videos, desde una fila de la vista de tabla o dentro de la tarea, donde cada subtarea tiene su propio temporizador que suma a la tarea principal.
Cada persona corre un temporizador a la vez, así que iniciar uno nuevo detiene el anterior. El temporizador activo queda arriba en la app y en la página de revisión con un botón para detenerlo, y la app de Mac también lo muestra en la barra de menús.
Con las automatizaciones incluidas activadas, iniciar un temporizador mueve una tarea que está en Por iniciar a En curso, y una tarea en la fase Planificado a Preproducción.
Cada sesión registra la fase en la que estaba la tarea. La tarea muestra el total, las horas de cada persona y, si definiste una estimación, cuánto se usó.
En el historial de actividad de la tarea, las sesiones del temporizador están en la misma línea de tiempo que cada versión nueva, cada envío al cliente y cada pedido de cambios, así que puedes ver cuánto trabajo vino después de que salió el primer corte.
Los propietarios y administradores también tienen Métricas, con horas por cliente, proyecto, fase o persona, promedio de horas por video, horas de postproducción por video y horas reales frente a la estimación.
El día del equipo pone todas las sesiones en un mismo reloj, con colores por cliente, y cualquier sesión de 12 horas o más se marca como un temporizador que alguien probablemente olvidó.
Las horas no se pueden escribir ni editar a mano, así que un temporizador olvidado queda en los totales con esa marca. RecReview no guarda tarifas ni emite facturas, y no hay pantalla de exportación.
En un plan Studio pago, la API pública lista todas las sesiones si quieres las horas en bruto en una hoja de cálculo. Las páginas de registro de horas y analítica tienen más.
