Pergunte ao editor na sexta-feira quanto tempo levou o institucional da semana e a resposta vem rápida: “umas doze horas”.
É uma reconstrução, que guarda a tarde inteira montando o primeiro corte e perde os vinte minutos no telefone discutindo o tamanho do logo, os três exports em formatos diferentes e a hora procurando uma trilha que nem entrou.
A produtora precisa dessas horas para decidir quanto cobrar no próximo projeto e se a equipe tem espaço para pegá-lo. Os textos sobre quanto cobrar por edição de vídeo e sobre o modelo de orçamento partem de horas medidas.
Este é sobre medir de um jeito que dure além da primeira semana.
Em resumo
- O apontamento do fim do dia arredonda bloco grande para cima e interrupção pequena para zero, e a divisão entre os jobs sai errada.
- Rode um timer por pessoa em cada vídeo enquanto trabalha, e deixe a ferramenta marcar a etapa.
- Lance ligação, e-mail e export no vídeo a que se referem, e separe as rodadas de alteração do primeiro corte.
- Procure timer esquecido toda semana, veja as horas por cliente e etapa todo mês e compare real com estimado quando o projeto fecha.
- Meça o trabalho em cada vídeo, deixe a tela das pessoas em paz e repasse os totais com a equipe.
Por que o apontamento do fim do dia sai errado
A memória arredonda. Uma sessão das 14h10 às 15h40 vira “a tarde”, e a ligação de quinze minutos no meio dela desaparece.
Bloco grande é arredondado para cima, interrupção pequena vai para zero, e o total do dia até parece certo enquanto a divisão entre os jobs está errada.
A troca de contexto piora tudo. Dia de pós quase nunca fica num vídeo só. O editor exporta o corte de um cliente, responde comentário de outro, sobe o arquivo de um terceiro e volta ao primeiro.
Às 19h, esse dia vira “quase tudo no institucional”, e os dois jobs menores parecem mais baratos do que foram. Se a semana inteira for preenchida na sexta, o erro se acumula antes mesmo de chegar ao orçamento.
Timer na tarefa, ligado enquanto o trabalho acontece
Timer rodando durante o trabalho ganha de qualquer esforço de memória. Ele vai em cada vídeo, ou em cada entrega quando o mesmo vídeo vira vários cortes.
Timer no projeto inteiro diz que o projeto levou 60 horas. Timer por vídeo mostra que os quatro cortes de 30 segundos para rede social comeram metade disso.
Cada pessoa tem um timer ligado por vez, então mudar de job é mudar o timer.
Cada sessão também precisa de uma etapa (pré-produção, diária, edição, alteração, finalização ou gestão do projeto), e ninguém escolhe etapa num menu às seis da tarde. Se a ferramenta já sabe em que fase está cada tarefa, deixe que ela marque a etapa por você.
Timer que pede mais de um clique para começar cai em desuso, por isso ele tem que estar onde o trabalho já acontece, no quadro ou na tela de revisão.
O que entra na conta e o que não entra
Combine uma vez, escreva e compartilhe, para todo mundo lançar do mesmo jeito.
| Atividade | Lança? | Onde |
|---|---|---|
| Edição até o primeiro corte | Sim | No vídeo |
| Rodadas de alteração | Sim, separado do primeiro corte | No vídeo |
| Ligação e e-mail sobre comentários | Sim | No vídeo em questão |
| Exportar e subir arquivo | Sim, enquanto você está nisso | No vídeo |
| Render longo que roda sozinho | Não, o timer vai com você | No que você fizer em seguida |
| Reunião interna, backup, proposta | Não | Custo fixo, no valor da hora |
Ligação e e-mail são as horas que o orçamento mais esquece, então lance no vídeo de que tratam.
Com render, o timer acompanha o editor. Se você está olhando o export para conferir, isso é trabalho no job. Se deixou um render de duas horas rodando e foi mexer em outro projeto, o timer vai junto.
As rodadas merecem conta separada porque respondem a uma pergunta de preço. Conte como alteração tudo o que vem depois que o primeiro corte chega ao cliente, com uma subtarefa por rodada ou anotando quando a primeira versão saiu.
Custo fixo fica fora dos jobs e entra no valor da hora, que por isso sai mais caro do que salário dividido por horas trabalhadas.
O timer esquecido
Alguém vai sair às 19h com o timer ligado, e no dia seguinte ele vai marcar catorze horas. O contrário também acontece, quando o editor trabalha duas horas e só lembra do timer na hora do almoço.
Pare o timer na hora de levantar para almoçar ou para uma reunião, e deixe o timer ligado num lugar que fique à vista enquanto você trabalha.
Quando acontecer mesmo assim, anote no mesmo dia, enquanto todo mundo lembra o que houve, e na olhada da semana procure sessões mais longas que qualquer dia de trabalho antes de ler o resto.
Se a mesma pessoa esquece toda semana, o timer provavelmente está no lugar errado para o jeito dela de trabalhar, e vale perguntar a ela.
Quando olhar os números e o que ler neles
- Dez minutos por semana bastam para pegar dia sem lançamento e timer esquecido.
- Uma vez por mês, veja as horas por cliente e por etapa.
- Quando o projeto fecha, ponha as horas reais ao lado do estimado em cada etapa, para o próximo orçamento sair do que aconteceu.
A comparação que mais ensina é edição contra alteração. Se as rodadas levam mais horas que o primeiro corte, o problema costuma estar antes da ilha, no briefing ou no jeito como os comentários chegam ao editor, e acabar com as rodadas infinitas economiza mais do que editar mais rápido.
Depois vêm as horas por cliente. Dois clientes podem pagar o mesmo pelo mesmo tipo de vídeo enquanto um deles pede o dobro de ligações e três rodadas a mais.
Com as horas na mão, dá para cobrar certo o próximo job desse cliente ou conversar com ele sobre o jeito de mandar comentários. Só espere alguns projetos parecidos, porque um job desastroso distorce a média por meses.
Para não virar vigilância
Editor detesta controle de horas quando parece um jeito de pegá-lo no flagra. Antes de começar, diga para que servem os números: cobrar o suficiente para não perder dinheiro e saber se cabe mais um job na agenda.
Meça o trabalho em cada vídeo e deixe a tela das pessoas em paz. Timer no vídeo diz quanto tempo o vídeo levou. Print de tela e monitor de atividade medem o quanto alguém pareceu ocupado e avisam à equipe que ninguém confia nela.
Repasse os totais com a equipe uma vez por mês, porque o editor quase sempre sabe por que um job demorou.
Quando as horas de alguém num vídeo parecerem altas, pergunte primeiro sobre o job. Briefing confuso ou cliente que reescreveu o roteiro depois do primeiro corte explicam a maioria das edições longas.
E o dono também lança horas, porque o tempo em ligação e em venda faz parte do custo do projeto.
Como isso funciona no RecReview
No RecReview, o timer pertence a uma tarefa ou a um vídeo. Ele começa num card do kanban ou da grade de vídeos, numa linha da visão em tabela ou dentro da tarefa, onde cada subtarefa tem o próprio timer e as horas vão para a tarefa principal.
Cada pessoa tem um timer ligado por vez, então iniciar outro encerra o anterior. O timer ligado fica no topo do app e da tela de revisão, com um botão para parar, e no app para Mac ele também aparece na barra de menus.
Com as automações padrão ligadas, começar o timer leva uma tarefa de A iniciar para Em andamento, e uma tarefa na fase Previsto para Pré-produção.
Cada sessão guarda a fase em que a tarefa estava. A tarefa mostra o total, as horas de cada pessoa e, se você definir uma estimativa, quanto dela já foi usado.
No histórico de atividades da tarefa, as sessões de timer aparecem na mesma linha do tempo das versões novas, dos envios ao cliente e dos pedidos de alteração, então dá para ver quanto trabalho veio depois que o primeiro corte saiu.
Donos e administradores também têm as Métricas, com horas por cliente, projeto, fase ou pessoa, média de horas por vídeo, horas de pós por vídeo e horas gastas contra o estimado.
O dia da equipe põe todas as sessões num relógio só, com uma cor por cliente, e qualquer sessão de 12 horas ou mais aparece marcada como provável timer esquecido.
Não dá para lançar nem editar horas à mão, então o timer esquecido continua no total, com essa marca. O RecReview não guarda valor de hora nem emite fatura, e não tem tela de exportação.
No plano Studio pago, a API pública lista todas as sessões, se você quiser as horas brutas numa planilha. As páginas de controle de horas e de métricas têm mais detalhes.
