Un presupuesto y una cotización a menudo viven en la misma hoja de cálculo, así que se confunden. El presupuesto es lo que te cuesta el trabajo: días de equipo, alquileres, licencias, horas de edición.
La cotización es lo que paga el cliente, que es ese costo más margen e impuestos, vendido como precio cerrado, tarifa diaria o iguala mensual.
Este post cubre el presupuesto. Las tarifas, el margen y los modelos de precio están en cómo cotizar producción de video.
La mayoría de los presupuestos acierta con el rodaje, porque la casa de alquiler manda una cotización y el sonidista tiene una tarifa diaria. Las líneas que salen mal son las que nadie te cotiza, como la edición, las rondas de cambios y las horas en llamadas.
Esos números salen de tu propio historial o de una suposición, y la suposición suele quedarse corta.
En resumen
- El presupuesto es lo que el trabajo le cuesta a la productora, y la cotización le suma margen e impuestos.
- Costea las horas internas con una parte del alquiler, el software y el equipo, no con el sueldo pelado.
- Estima las horas de edición y de cambios con la mediana de tres a cinco trabajos similares, con las rondas de cambios en su propia línea.
- Mantén la contingencia como una sola línea al final, definida según cuánto se pasaron tus últimos proyectos.
- En el ejemplo, suponer la postproducción en lugar de medirla deja afuera $825 de un presupuesto de $7,700.
La plantilla
Copia la tabla en una hoja de cálculo. La cantidad por el costo unitario da el total, y las notas dicen de dónde salió cada número. Cuando un trabajo te muestre que faltaba una línea, agrégala.
| Línea | Cant. | Unidad | Costo unitario | Total | Notas |
|---|---|---|---|---|---|
| Preproducción | |||||
| Guion o tratamiento | hora | Guionista o productor | |||
| Preparación del productor | hora | Llamadas, agenda, hoja de llamado | |||
| Casting | ítem | Director de casting, audiciones | |||
| Búsqueda de locaciones | día | Viaje y tiempo del productor | |||
| Permisos | ítem | Dejar en cero si no hay | |||
| Producción | |||||
| Equipo, una fila por rol | día | Director, cámara, sonido, eléctrico | |||
| Alquiler de equipamiento | día | Cámara, lentes, luces, audio | |||
| Costo de locación | día | Incluir montaje y desmontaje | |||
| Talento | día | Honorario más período de uso | |||
| Viajes | ítem | Combustible, estacionamiento, vuelos, hotel | |||
| Catering | persona | Equipo y cliente en el set | |||
| Seguro | ítem | Equipo y responsabilidad civil | |||
| Postproducción | |||||
| Edición hasta el primer corte | hora | Mediana de trabajos pasados | |||
| Rondas de cambios | ronda | Horas por ronda × rondas | |||
| Color | hora | ||||
| Mezcla de sonido | hora | ||||
| Licencia de música | ítem | Revisar condiciones de uso | |||
| Motion graphics | hora | Títulos, lower thirds, cierre | |||
| Subtítulos | hora | Por idioma | |||
| Gestión del proyecto | hora | Llamadas, correos, subidas, aprobaciones | |||
| Contingencia | % | Según tus propios sobrecostos |
Cómo llenar las columnas
Usa la unidad en la que factura el proveedor.
- El equipo y los alquileres suelen cobrarse por día, así que medio día entra como día completo salvo que el contrato diga otra cosa.
- La postproducción va en horas, porque las horas son lo que vas a medir después.
- Las licencias, los permisos y los seguros son ítems.
Para la gente que está en tu nómina, el costo unitario es lo que una hora de su tiempo le cuesta a la productora, con una parte del alquiler, el software y el equipo encima del sueldo. Si usas el sueldo pelado, el trabajo interno parece más barato que un freelancer cuando muchas veces no lo es.
Para freelancers y alquileres, usa la cotización que recibiste y pon su fecha en las notas, porque una cotización de hace seis meses puede no seguir vigente.
La columna de notas rinde en el trabajo siguiente. “Mediana de cuatro videos de marca, feb a jun” le dice a quien lee el presupuesto cuánto confiar en un número. “Suposición” también es una nota válida, siempre que alguien la haya escrito.
Dónde fallan los presupuestos: horas de postproducción y de cambios
El rodaje se presupuesta con cotizaciones de proveedores, mientras que la edición se presupuesta de memoria, normalmente la memoria del trabajo que salió bien. Las rondas de cambios reciben lo que sobra, a menudo una línea llamada “ajustes” con las horas de una noche.
Toma los últimos tres a cinco proyectos que se parecen al nuevo (mismo tipo de video y duración similar, idealmente para el mismo cliente) y saca las horas de cada etapa. Usa la mediana.
Un promedio deja que un proyecto maldito infle todas las estimaciones, y el mejor trabajo del grupo hace que todo parezca más corto de lo que es.
Dale a las rondas de cambios su propia línea, contada en rondas. Calcula cuánto le toma una ronda a tu equipo en este tipo de video y multiplícalo por las rondas de la propuesta.
Así el presupuesto coincide con lo que le prometiste al cliente, y cuando pida una cuarta ronda ya sabes cuánto cuesta. Mantener esa cuenta baja es el tema de cómo terminar con las rondas de revisión infinitas.
La gestión del proyecto es el otro punto ciego. Las llamadas sobre notas y perseguir una aprobación nunca aparecen en la factura de un proveedor, y suman horas en cada trabajo. Mídelas igual que mides la edición.
Contingencia, según tus propios sobrecostos
La contingencia paga lo que sale mal dentro del alcance acordado, como una cámara que se muere la mañana del rodaje o un entrevistado que llega dos horas tarde y obliga al equipo a hacer horas extra.
Un guion nuevo del cliente es un cambio de alcance, y lleva una cotización nueva.
Mantén la contingencia como una sola línea al final. Si cada línea lleva un 10% extra escondido, después nadie puede saber si las estimaciones estaban bien, y el colchón se gasta sin que nadie decida gastarlo.
Para definirla, compara presupuesto y costo real en tus últimos proyectos. Si terminaron entre un 5% y un 12% por encima, cerca del 10% cubre la mayoría.
Si uno se pasó un 40%, encuentra la línea que lo causó antes de subir el porcentaje. Suele ser la postproducción, y la corrección va en esa línea.
Un ejemplo completo
Un video de marca de dos minutos: un día de rodaje en la oficina del cliente, dos personas de la productora en el set, un sonidista freelance y dos rondas de cambios incluidas.
El tiempo interno se costea a $75 la hora, el costo por hora de la productora del post sobre precios, así que un día de rodaje de 10 horas son $750. Las horas de postproducción y de gestión son medianas de tres trabajos similares.
Todas las cifras son inventadas para mostrar la cuenta y ninguna es una tarifa de mercado.
| Línea | Cant. | Unidad | Costo unitario | Total |
|---|---|---|---|---|
| Guion | 8 | hora | $75 | $600 |
| Preparación del productor | 6 | hora | $75 | $450 |
| Permisos (oficina del cliente) | 0 | ítem | $0 | $0 |
| Equipo de la productora en el set | 2 | día | $750 | $1,500 |
| Sonidista | 1 | día | $500 | $500 |
| Alquiler de cámara e iluminación | 1 | día | $400 | $400 |
| Viaje y estacionamiento | 1 | ítem | $100 | $100 |
| Catering | 5 | persona | $20 | $100 |
| Seguro | 1 | ítem | $100 | $100 |
| Edición hasta el primer corte | 16 | hora | $75 | $1,200 |
| Rondas de cambios (4 horas cada una) | 2 | ronda | $300 | $600 |
| Color | 3 | hora | $75 | $225 |
| Mezcla de sonido | 3 | hora | $75 | $225 |
| Licencia de música | 1 | ítem | $100 | $100 |
| Motion graphics | 4 | hora | $75 | $300 |
| Subtítulos | 2 | hora | $75 | $150 |
| Gestión del proyecto | 6 | hora | $75 | $450 |
| Subtotal | $7,000 | |||
| Contingencia | 10 | % | $700 | |
| Costo total | $7,700 |
El trabajo le cuesta $7,700 a la productora, y el precio se arma encima de eso.
Ahora haz el mismo trabajo con la postproducción supuesta en lugar de medida: 10 horas para la edición y una noche, 3 horas, para “ajustes”. Son 11 horas por debajo de las medianas, $825 que faltan en el presupuesto.
La contingencia de $700 no cubriría la diferencia, y cualquier cosa que saliera mal en el rodaje saldría del margen.
Cómo sacar las horas de RecReview
RecReview no guarda tarifas, costos ni presupuestos, así que la hoja de cálculo sigue siendo tuya. Te da las horas, registradas mientras se hace el trabajo.
El temporizador corre sobre una tarea o un video. Cada persona tiene uno activo a la vez, así que iniciar uno nuevo detiene el anterior. Cada sesión en una tarea registra la fase en la que estaba la tarea, como preproducción, producción o postproducción.
Los propietarios y administradores ven los totales en Métricas. Fíltralo por un cliente o un proyecto, elige un período, y un gráfico agrupa las horas por cliente, proyecto, fase o persona.
Otra vista muestra el promedio de horas por video, las horas de postproducción por video y las horas usadas contra la estimación, donde 100% significa en el objetivo.
Una lista aparte ordena los videos que recibieron más comentarios y muestra por cuántas versiones pasó cada uno, una guía aproximada de cuántas rondas toman los trabajos de un cliente.
Cada tarea puede llevar una estimación, con cuánto se usó de ella. La barra se pone ámbar después del 80% y roja cuando la tarea se pasa.
Cuando defines una estimación, RecReview sugiere una a partir de la mediana de horas registradas en otras tareas del mismo proyecto. Las páginas de registro de horas y analítica tienen más.
