Na produtora, “orçamento” quer dizer duas coisas. Uma é a planilha de custo, com as diárias da equipe, o aluguel de equipamento, a trilha e as horas de ilha.
A outra é o valor da proposta, que é esse custo com margem e imposto por cima, vendido como preço fechado, diária ou fee mensal.
Este texto trata da planilha de custo. Valor da hora, margem e formatos de cobrança estão no post sobre quanto cobrar por edição de vídeo.
A gravação costuma sair certa na planilha, porque a locadora manda orçamento e o técnico de som tem diária fechada. O que estoura são as linhas que ninguém orça para você, como a edição, as rodadas de alteração e as horas no telefone com o cliente.
Esses números saem do seu histórico ou do chute, e o chute quase sempre fica baixo.
Em resumo
- A planilha de custo é o que o job custa para a produtora, e a proposta põe margem e imposto por cima.
- Calcule a hora interna com uma parte do aluguel, do software e do equipamento, e não pelo salário puro.
- Estime edição e rodadas pela mediana de três a cinco jobs parecidos, com as rodadas numa linha própria.
- Deixe a contingência numa linha só, no fim, com o percentual tirado dos seus últimos estouros.
- No exemplo, chutar a pós em vez de medir deixa R$ 1.650 fora de uma planilha de R$ 15.400.
O modelo
Copie a tabela para uma planilha. Quantidade vezes custo unitário dá o total, e a coluna de observações diz de onde veio cada número. Quando um job mostrar que faltou uma linha, acrescente.
| Linha | Qtd. | Unidade | Custo unit. | Total | Observações |
|---|---|---|---|---|---|
| Pré-produção | |||||
| Roteiro | hora | Roteirista ou produtor | |||
| Horas de produção | hora | Agenda, ligações, ordem do dia | |||
| Seleção de elenco | item | Produtora de elenco, testes | |||
| Visita técnica | diária | Deslocamento e horas do produtor | |||
| Autorizações de filmagem | item | Zero se não precisar | |||
| Gravação | |||||
| Equipe, uma linha por função | diária | Direção, câmera, som, elétrica | |||
| Aluguel de equipamento | diária | Câmera, lentes, luz, áudio | |||
| Locação | diária | Contar montagem e desmontagem | |||
| Cachê de elenco | diária | Cachê e período de uso | |||
| Deslocamento | item | Combustível, passagem, hotel | |||
| Alimentação | pessoa | Equipe e cliente no set | |||
| Seguro | item | Equipamento e responsabilidade civil | |||
| Pós-produção | |||||
| Edição até o primeiro corte | hora | Mediana dos jobs anteriores | |||
| Rodadas de alteração | rodada | Horas por rodada × rodadas | |||
| Correção de cor | hora | ||||
| Mixagem | hora | ||||
| Trilha licenciada | item | Conferir a licença de uso | |||
| Motion e GC | hora | GC, cartelas, assinatura | |||
| Legendas | hora | Por idioma | |||
| Gestão do projeto | hora | Ligações, e-mails, uploads, aprovação | |||
| Contingência | % | Pelo histórico de estouros |
Como preencher as colunas
Use a unidade em que o fornecedor cobra.
- Equipe e equipamento costumam vir por diária, então meia diária entra como inteira, salvo se o contrato disser outra coisa.
- A pós entra em horas, porque é em horas que você vai medir depois.
- Licença, autorização e seguro são itens.
Para quem é da casa, o custo unitário é quanto uma hora daquela pessoa custa para a produtora, com o salário mais uma parte do aluguel, do software e do equipamento. Com o salário puro, o trabalho interno parece mais barato que o do freelancer, e muitas vezes não é.
Para freelancer e locadora, use o orçamento recebido e anote a data, porque um valor de seis meses atrás pode não valer mais.
A coluna de observações se paga no job seguinte. “Mediana de quatro institucionais, de fevereiro a junho” diz a quem abrir a planilha quanto confiar no número. “Chute” também vale como observação, desde que esteja escrito.
Onde a planilha erra: horas de pós e de rodada
A gravação entra na planilha com o orçamento do fornecedor na mão, e a edição entra de memória, quase sempre a memória do job que correu liso. As rodadas ficam com o que sobra, muitas vezes numa linha chamada “ajustes”, com uma noite de trabalho dentro.
Pegue os últimos três a cinco projetos parecidos com o novo (mesmo tipo de vídeo e duração próxima, de preferência do mesmo cliente) e levante as horas de cada etapa. Use a mediana.
Com a média, o job que deu tudo errado infla todas as estimativas, e o melhor job da lista faz tudo parecer mais curto do que é.
Dê às rodadas de alteração uma linha própria, contada em rodadas. Descubra quanto tempo a sua equipe leva numa rodada desse tipo de vídeo e multiplique pelo número de rodadas da proposta.
A planilha passa a bater com o que você prometeu ao cliente, e quando ele pedir a quarta rodada você já sabe quanto ela custa. Como segurar esse número é assunto do post sobre rodadas de alteração sem fim.
A gestão do projeto é o outro ponto cego. Ligação para alinhar comentário e o vai e vem até a aprovação não aparecem em nota de fornecedor nenhuma, e somam horas em todo job. Meça essas horas como mede a edição.
Contingência pelo seu histórico de estouros
A contingência paga o que dá errado dentro do escopo combinado, como uma câmera que pifa na manhã da diária ou um entrevistado que chega duas horas atrasado e joga a equipe para a hora extra.
Roteiro novo do cliente é mudança de escopo e ganha orçamento novo.
Deixe a contingência numa linha só, no fim da planilha. Se cada linha ganha uns 10% por baixo do pano, depois ninguém sabe dizer se as estimativas estavam certas, e a gordura vai embora sem ninguém ter decidido gastar.
Para chegar no percentual, compare o orçado com o custo real dos últimos projetos. Se eles fecharam entre 5% e 12% acima, uns 10% cobrem a maioria.
Se um estourou 40%, descubra qual linha fez isso antes de subir o percentual. Quase sempre é a pós, e o conserto vai nessa linha.
Um exemplo preenchido
Um institucional de dois minutos, com uma diária no escritório do cliente, duas pessoas da produtora no set, um técnico de som freelancer e duas rodadas incluídas.
A hora interna custa R$ 150, o custo por hora da produtora do post de precificação, então uma diária de 10 horas sai por R$ 1.500. As horas de pós e de gestão são medianas de três jobs parecidos.
Todos os valores foram inventados para mostrar a conta, e nenhum é preço de mercado.
| Linha | Qtd. | Unidade | Custo unit. | Total |
|---|---|---|---|---|
| Roteiro | 8 | hora | R$ 150 | R$ 1.200 |
| Horas de produção | 6 | hora | R$ 150 | R$ 900 |
| Autorizações (escritório do cliente) | 0 | item | R$ 0 | R$ 0 |
| Equipe da produtora no set | 2 | diária | R$ 1.500 | R$ 3.000 |
| Técnico de som | 1 | diária | R$ 1.000 | R$ 1.000 |
| Aluguel de câmera e luz | 1 | diária | R$ 800 | R$ 800 |
| Deslocamento e estacionamento | 1 | item | R$ 200 | R$ 200 |
| Alimentação | 5 | pessoa | R$ 40 | R$ 200 |
| Seguro | 1 | item | R$ 200 | R$ 200 |
| Edição até o primeiro corte | 16 | hora | R$ 150 | R$ 2.400 |
| Rodadas de alteração (4 horas cada) | 2 | rodada | R$ 600 | R$ 1.200 |
| Correção de cor | 3 | hora | R$ 150 | R$ 450 |
| Mixagem | 3 | hora | R$ 150 | R$ 450 |
| Trilha licenciada | 1 | item | R$ 200 | R$ 200 |
| Motion e GC | 4 | hora | R$ 150 | R$ 600 |
| Legendas | 2 | hora | R$ 150 | R$ 300 |
| Gestão do projeto | 6 | hora | R$ 150 | R$ 900 |
| Subtotal | R$ 14.000 | |||
| Contingência | 10 | % | R$ 1.400 | |
| Custo total | R$ 15.400 |
O job custa R$ 15.400 para a produtora, e o preço da proposta é montado em cima disso.
Agora faça o mesmo job com a pós no chute: 10 horas de edição e uma noite, 3 horas, para “ajustes”. São 11 horas a menos que as medianas, R$ 1.650 fora da planilha.
A contingência de R$ 1.400 não cobre a diferença, e qualquer imprevisto na diária sai direto da margem.
Como tirar as horas do RecReview
O RecReview não guarda valor de hora, custo nem orçamento, então a planilha continua sendo sua. Ele entrega as horas, lançadas enquanto o trabalho acontece.
O timer roda numa tarefa ou num vídeo. Cada pessoa tem um timer ativo por vez, e começar outro fecha o anterior. Toda sessão numa tarefa guarda a fase em que ela estava, como pré-produção, produção ou pós-produção.
Donos e administradores veem os totais nas Métricas. Filtre por um cliente ou por um projeto, escolha o período, e um gráfico agrupa as horas por cliente, projeto, fase ou pessoa.
Em outra visão ficam a média de horas por vídeo, as horas de pós-produção por vídeo e as horas gastas contra as estimadas, em que 100% quer dizer no alvo.
Uma lista à parte ordena os vídeos com mais comentários e mostra por quantas versões cada um passou, o que dá uma ideia de quantas rodadas os jobs daquele cliente costumam levar.
Cada tarefa pode ter uma estimativa, com quanto dela já foi usado. A barra fica âmbar depois de 80% e vermelha quando a tarefa estoura.
Ao definir a estimativa, o RecReview sugere um valor pela mediana das horas lançadas nas outras tarefas do mesmo projeto. Mais detalhes nas páginas de controle de horas e de métricas.
