El video está aprobado, y el cliente quiere publicar un corte de 15 segundos como anuncio pago. Su equipo legal pide las autorizaciones.
El entrevistado firmó una, pero dice “sitio web de la empresa” y nada más. La recepcionista que aparece en dos planos de apoyo nunca firmó nada, y nadie sabe bien en qué bandeja de entrada terminó el PDF del entrevistado.
La mayor parte de lo que sale mal con una autorización se decide antes del rodaje, por lo que cubre el formulario y por cuándo se firma.
Las reglas cambian de un país a otro, y en Estados Unidos de un estado a otro. Nueva York, por ejemplo, considera un delito menor usar el nombre, la imagen o la voz de una persona viva con fines publicitarios o comerciales sin su consentimiento por escrito, y en el caso de un menor ese consentimiento lo da el padre, la madre o el tutor (Civil Rights Law § 50).
Nada de esto es asesoría legal. Usa la plantilla de tu cliente si tiene una, y haz que un abogado lea la tuya una vez.
En resumen
- Una autorización debe decir qué se puede usar, quién puede usarlo, dónde se publica, por cuánto tiempo, en qué parte del mundo, cómo se puede editar, el pago y cómo retirarla.
- Mándala unos días antes y recoge la firma cuando la gente llega, antes de la primera toma.
- Diles a los empleados que participar es opcional, y haz firmar a uno de los padres o al tutor en el caso de un menor.
- Escanea la copia firmada el mismo día, ponle el código del video en el nombre y guárdala con el trabajo.
Lo que tiene que cubrir una autorización
Una autorización de una línea (“Autorizo el uso de mi imagen”) se desarma cuando alguien hace una pregunta concreta un año después. Deja por escrito cada uno de estos puntos:
- Qué se puede usar: imagen, voz, nombre y cargo. El nombre y el cargo van en la autorización porque van a aparecer en un lower third.
- Quién puede usarlo: tu productora y el cliente, con nombre, y si el cliente puede pasárselo a una agencia que maneje sus anuncios.
- Dónde se publica: sitio web, redes sociales, anuncios pagos, eventos, canales internos, televisión.
- Por cuánto tiempo: una fecha de fin, una cantidad de años después de la primera publicación o sin límite. Escríbelo aunque la respuesta sea “sin límite”.
- En qué parte del mundo: un país o todo el mundo.
- Edición: si el video se puede cortar en versiones más cortas, subtitular, traducir y convertir en fotos fijas o miniaturas, con el compromiso de que las ediciones no van a cambiar el sentido de lo que dijo la persona.
- Pago: el monto, o una línea que diga que la participación no es remunerada.
- Si cambia de opinión: a quién escribe, qué dejas de hacer y en cuánto tiempo.
El último punto es el que más varía según el lugar. Según las normas del RGPD que se aplican en el Reino Unido y la Unión Europea, cuando el consentimiento es la base legal, la gente puede retirarlo en cualquier momento, y retirarlo tiene que ser tan fácil como darlo (la guía sobre el consentimiento del regulador británico).
En otros lugares una autorización puede redactarse como irrevocable. En cualquier caso, deja por escrito qué pasa cuando alguien quiere salirse.
Hazla firmar antes de que empiece a grabar la cámara
Manda la autorización unos días antes con la hora y la dirección, para que la gente la lea en casa y no en un pasillo con el transmisor del micrófono enganchado. Recoge la firma cuando llegan, antes del maquillaje y antes de la primera toma.
Después del rodaje se complica. La persona ya vio cómo sale en cámara, o se fue de la empresa, o deja de responder correos. Si se niega, el material no se puede usar, y te enteras con la edición casi terminada.
El formulario también define cómo se escriben el nombre y el cargo. La persona completa los dos a mano, y el editor copia el lower third de la hoja firmada en lugar de una llamada con el equipo de marketing. El checklist de lower thirds tiene el resto de ese proceso.
Empleados, clientes y gente en el fondo
Los empleados son el caso delicado, porque es difícil decirle que no a tu jefe. El regulador británico, la ICO, dice que el consentimiento normalmente no es la base adecuada cuando hay un claro desequilibrio de poder, como con los empleadores.
Su ejemplo de un consentimiento que aun así puede funcionar es un video de reclutamiento donde se invitó al personal a participar como voluntario y se le dijo que participar era opcional y no afectaría sus evaluaciones de desempeño (cuándo es adecuado el consentimiento).
Donde sea que grabes, di que es opcional y que lo sea de verdad. Agrega una línea sobre qué pasa cuando la persona deja la empresa, porque el video muchas veces sigue en línea más tiempo del que la persona sigue en el puesto.
Los clientes que dan testimonios firman la misma autorización. Si aparece el nombre o el logo de su empleador, puede que alguien de esa empresa también tenga que aprobar (mira la guía de entrevistas para testimonios).
La gente en el fondo es una cuestión de criterio. Alguien reconocible que está en pantalla el tiempo suficiente como para importar, o que es el sujeto del plano, debería firmar, quedar fuera de cuadro o difuminarse.
Un aviso en la entrada de un evento les dice a los invitados que se está grabando, pero no reemplaza la autorización de nadie a quien destaques. Pregúntale a un abogado dónde está esa línea en tu país.
Menores y locaciones
En el caso de un menor, firma uno de los padres o el tutor legal. La edad que cuenta, y si la persona joven también firma, dependen de dónde grabes, así que revísalo antes de reservar una escuela o una familia. Pon el nombre del menor y el del tutor en campos separados, y mantén al tutor en el set.
Una locación necesita su propio permiso por escrito de quien controla el lugar, que diga cuándo pueden estar ahí y que el material se puede usar. Ojo con obras de arte, pósters y otras marcas en el cuadro. El checklist de preproducción cubre el resto de la búsqueda de locaciones.
Una plantilla de autorización que puedes adaptar
Una página, en lenguaje simple. Reemplaza los corchetes y borra las opciones que no apliquen.
Autorización de uso de imagen en video
Yo, [nombre completo], autorizo a [Productora] y a [Cliente] a grabar y usar mi imagen, voz, nombre y cargo en el video “[proyecto]”, grabado el [fecha] en [lugar].
Dónde se puede publicar: [sitio web del Cliente, redes sociales, anuncios pagos, eventos, canales internos].
Por cuánto tiempo: [hasta el (fecha) / durante (número) años desde su primera publicación / sin límite de tiempo].
Dónde: [país / todo el mundo].El video se puede editar, subtitular, traducir y cortar en versiones más cortas, fotos fijas y miniaturas para estos usos, sin cambiar el sentido de lo que dije. [Cliente] puede compartirlo con agencias que trabajen en estos usos.
Pago: [(monto), pagado antes del (fecha) / Esta participación no es remunerada].
Si cambio de opinión, escribiré a [correo]. A partir de ese momento, [Productora] y [Cliente] no iniciarán usos nuevos y retirarán el video de los canales que controlan en un plazo de [número] días. [El material publicado o impreso antes de mi solicitud puede seguir en circulación.]
Nombre: ______
Cargo, tal como debe aparecer en pantalla: ______
Correo: ______
Firma: ______ Fecha: ______Si la persona es menor de edad:
Nombre del padre, la madre o el tutor: ______
Firma: ______ Fecha: ______
Si el equipo legal del cliente manda su propio formulario, compáralo con la lista de arriba unos días antes del rodaje.
Guarda la copia firmada con el video
Una autorización solo sirve si alguien puede encontrarla un año después, y a nadie se le va a ocurrir buscar en la bandeja de entrada del productor o en un grupo de chat.
Escanéala o fotografíala el mismo día, ponle al archivo el código del video y el nombre de la persona (BRD_002_autorizacion_Sofia-Almeida.pdf) y guárdala con el trabajo, junto al brief y el guion.
Nuestra estructura de carpetas les da a los papeles como este una carpeta de administración propia. El formulario tiene datos personales, así que guárdalo donde solo tu equipo pueda abrirlo.
Cómo funciona esto en RecReview
RecReview no recoge firmas ni hace seguimiento de autorizaciones. Le da a la lista de talento y a la copia firmada un lugar al lado del video.
En el plan de rodaje, cada bloque de video tiene una columna Talento para quién sale en cámara. Se guarda en la tarea del video y aparece arriba del título del video en el enlace compartido del plan.
Un bloque Llegada del talento pone cada llegada en el cronograma con su propia hora, que es un momento natural para recoger las firmas. Una nota en un bloque, como “falta la autorización del segundo entrevistado”, se ve en el plan compartido, y la nota de un bloque de video también aparece en la sección Producción de la tarea de ese video.
La autorización firmada va en la tarea del video como adjunto, un PDF o una foto de hasta 50 MB que puedes arrastrar a la sección Adjuntos. Los PDF y las imágenes se abren en una vista previa dentro de la tarea.
El cliente no ve los adjuntos de la tarea, ya que ni el enlace de revisión ni el portal del cliente los muestran, pero cualquiera de tu espacio de trabajo puede abrirlos. Más sobre los planes de producción.
