Un checklist de preproducción para una grabación de video, bloque por bloque

La mayoría de los días de grabación que salen mal se perdieron antes, en la semana. El presentador ensayó el guion del lunes, no el que el cliente reescribió el miércoles, y la sala de reuniones resulta que solo está reservada hasta las once.

Las dos cosas eran fáciles de revisar, pero nadie anotó las respuestas donde el equipo las vería a las siete de la mañana.

Este checklist divide la preproducción en seis bloques. La tabla es la versión corta, y las secciones de abajo cubren qué confirmar en cada bloque y dónde se anota la respuesta.

Empieza cuando ya existen el brief y el guion, y con un cliente nuevo muchas de estas preguntas también van en la reunión de arranque.

Guion aprobado, con nombre y por escrito

• La versión que va al set tiene un número y una fecha en el encabezado, y es la única que el equipo y el presentador pueden abrir.
• Una persona con nombre del lado del cliente aprobó esa versión en un lugar que deja registro, como el correo. Un pulgar arriba de una coordinadora no cuenta si el director general no lo leyó.
• El cliente confirmó el texto en pantalla como una lista aparte de nombres, cargos, cifras y nombres de producto (por qué importa esa lista).
• El presentador leyó la versión final en voz alta al menos una vez.
• Los entrevistados recibieron los temas, no las preguntas exactas (cómo preparar una entrevista de testimonio).

Pon el nombre de quien aprobó y la fecha junto al número de versión en el encabezado del guion, y archiva el correo con el proyecto. Cuando alguien en el set pida “cambiar solo esta línea”, el encabezado te dice si eso necesita otra aprobación.

Locación: permisos, electricidad, estacionamiento y ruido

Alguien del equipo debería haber estado en el espacio, o al menos haberlo recorrido en una videollamada con el cliente sosteniendo un celular. Las fotos del sitio web del cliente muestran el lobby en su mejor día.

• Un permiso por escrito de quien controla el espacio, con los horarios en que puedes usarlo. Las calles y los parques suelen necesitar un permiso de la ciudad, así que pregunta temprano en la oficina local de filmaciones.
• Un contacto en el lugar que tenga las llaves y conteste el teléfono a las 7 a.m.
• Electricidad: dónde están los enchufes, cuáles comparten interruptor y hasta dónde llega el cable.
• Estacionamiento y carga: dónde se detiene la camioneta y quién reserva el montacargas.
• Ruido: aire acondicionado, elevadores, obras al lado. Revísalo a la hora en que vas a grabar, porque el patio de una escuela está tranquilo hasta el recreo.
• Hacia dónde miran las ventanas, y cuándo entra el sol.
• Una foto de scouting de cada set desde donde va a estar la cámara, más una de la entrada.

Todo va en una sola nota de locación con la dirección, el número del contacto y las fotos, y esa nota se reutiliza la próxima vez que grabes ahí. Cámara, luz y sonido para una entrevista en oficina están en nuestra guía para grabar entrevistas a cámara.

Personas a cámara

• Una autorización firmada de todos los que aparecen, que cubra imagen, voz y nombre, y diga dónde se va a publicar el video. Usa la plantilla del cliente o una de un abogado. Nada de esto es asesoría legal.
• Nombres y cargos escritos por el cliente, no copiados de una llamada.
• Notas de vestuario enviadas dos días antes: colores lisos, nada de rayas finas ni cuadros pequeños (vibran en cámara), ningún logo de otra marca y una segunda opción en el bolso.
• Quién necesita maquillaje, quién usa lentes y quién tiene que irse sí o sí a las once.
• Un número de teléfono de cada persona, para la mañana de la grabación.

Guarda la lista de talento y las autorizaciones escaneadas junto al video al que pertenecen, no en la bandeja de entrada del productor, para que aparezcan cuando el área legal del cliente las pida un año después.

Equipo humano y técnico

• Un horario de llamado para cada persona. El gaffer llega antes que el presentador, y el sonidista antes de la primera prueba de micrófono.
• Una persona que decide en el set cuando el día se atrasa.
• Una lista de equipo revisada contra la locación: baterías si no hay enchufe cerca del set, banderas o difusión si una ventana ilumina la sala.
• Un respaldo para todo lo que pueda frenar el día, como un segundo micrófono y un cable de monitor de repuesto.
• Baterías cargadas y etiquetadas la noche anterior, cargadores empacados.
• Tarjetas formateadas en la cámara, suficientes para el día más una, y dos discos para copiar cada tarjeta antes de que vuelva a una cámara.

Los horarios de llamado van en el plan del día, no en un hilo de correos, porque el plan es lo que el equipo abre por la mañana.

El plan del día: bloques, márgenes, quién lleva qué

El plan del día convierte todo lo anterior en horarios. Ármalo con bloques (llegada del equipo, llegada del talento, cada video, cambios de set, comidas, cierre) y dale a cada uno un horario de inicio.

Cómo estimar un video a partir de su guion, y por qué grabar lleva de dos a cuatro veces la duración final, está en cómo armar un plan de rodaje.

• Un final planeado al menos media hora antes del límite real de la locación.
• Un margen después de todo lo que depende de alguien fuera del equipo, como el horario del director general.
• Quién lleva qué: muestras de producto, credenciales del edificio, la tableta del prompter, el almuerzo.
• La dirección, el enlace del plan y un enlace de videollamada para quien mire a distancia, enviados el día anterior al equipo, al talento y al cliente.

Entregables acordados antes de la grabación

Este bloque se deja para después más que ningún otro, y cambia cómo grabas. Un corte vertical necesita sujetos encuadrados para un recorte 9:16. Una versión en otro idioma puede requerir que el presentador grabe una segunda pasada.

• Cada archivo, con duración, relación de aspecto, subtítulos e idioma, acordado con el cliente por escrito.
• Qué cortes tienen sus propias rondas de aprobación.
• Las tomas de las que dependen los verticales, marcadas en la lista de tomas.
• Las fotos que se esperan del día, como retratos, y cuántas.

Nuestro artículo sobre la lista de entregables tiene una tabla para empezar.

Cómo funciona en RecReview

En RecReview el día de grabación es un plan de producción y cada entregable es una tarea. La opción para pegar una lista en el plan convierte una lista de títulos en una tarea por línea, con el cliente y el proyecto del plan, y agrega cada una como bloque de video.

Un bloque de Galería agrega una entrega de fotos, como los retratos tomados ese día. Los bloques de llegada del equipo, llegada del talento, pausas, cambio de set y cierre completan el día, cada uno con una duración por defecto que puedes cambiar, y el tiempo de grabación de cada video sale de su guion y del ritmo que definas.

El guion vive en la tarea del video, en versiones numeradas. Enviárselo al cliente desde la tarea le manda un enlace por correo, lo muestra en su portal y marca esa versión como enviada, y el registro de actividad de la tarea guarda quién lo envió y cuándo.

No hay botón de aprobación para guiones, así que el visto bueno por escrito del cliente sigue llegando por correo. El día de la grabación, el teleprompter puede traer el guion más reciente de la tarea, dejando solo las líneas habladas, o puedes escribir el texto tú mismo.

Las locaciones guardadas en la configuración del espacio de trabajo llevan una dirección, que el encabezado del plan vincula con Google Maps. La columna Talento de cada bloque de video guarda quién sale a cámara, y las autorizaciones firmadas pueden ir en la tarea de ese video como adjuntos (PDF o imagen, hasta 50 MB).

Una nota en cualquier bloque, como “llevar las muestras de producto” en la llegada del equipo, aparece en el plan compartido.

El enlace para compartir se abre sin iniciar sesión, puede tener contraseña y se actualiza en vivo a medida que se marcan los bloques. La opción de enviar al cliente le manda por correo el plan con la fecha, la hora de inicio, la locación y ese enlace, y el portal del cliente lo muestra en Grabaciones.

Con Google Calendar conectado, el plan se convierte en un evento con enlace de Meet, con el equipo y el contacto principal del cliente ya seleccionados como invitados.