Pregúntale a un equipo de video si está ocupado y vas a recibir dos respuestas. Los editores dicen que se están ahogando. El propietario mira las facturas del mes y se pregunta adónde fueron todas esas horas.
Las dos cosas pueden ser ciertas a la vez, y el número que lo aclara es la utilización, la parte de las horas disponibles del equipo que fue a trabajo de clientes.
Las agencias la usan para fijar precios y para decidir cuándo contratar. Un equipo de video tiene que ajustar un poco las definiciones, porque su mes incluye días de rodaje y rondas de revisión que caen cuando el cliente llega a ellas.
En resumen
- La utilización es horas de cliente divididas por horas disponibles, que son las horas pagas menos feriados, vacaciones y días de enfermedad.
- Rangos iniciales: de 70 a 80% para editores, de 55 a 70% para productores y camarógrafos, de 25 a 45% para un propietario que vende.
- El 100% no deja lugar para la próxima ronda de notas, un rodaje que se mueve o un día de enfermedad.
- En trabajos de precio cerrado, las rondas que superan lo cotizado mantienen alta la utilización mientras se comen el margen.
- Léela para todo el equipo una vez al mes, para cotizar y contratar, no para hacer rankings de personas.
La fórmula, y qué va de cada lado
utilización = horas de cliente
÷ horas disponibles
Las horas disponibles son las horas que a cada persona se le pagan para trabajar en el período, menos feriados, vacaciones y días de enfermedad. Deja adentro las reuniones y la administración, junto con la tarde tranquila entre trabajos. Ese tiempo es lo que el número debería mostrarte.
Trabajo de cliente es todo lo que se hace para un trabajo específico:
| Actividad | ¿Trabajo de cliente? |
|---|---|
| Día de rodaje, desde la carga hasta el cierre | Sí |
| Preparar y empacar el equipo para ese rodaje | Sí |
| Edición, color, mezcla, gráficos, exportaciones | Sí |
| Rondas de revisión | Sí |
| Llamadas y correos sobre un proyecto | Sí |
| Mantenimiento de equipos no ligado a un trabajo | No |
| Reuniones internas, respaldos, administración | No |
| Propuestas comerciales, cotizaciones, el reel de la productora | No |
Algunos casos son discutibles, como el viaje a una locación. Elige una regla y mantenla, para que un mes se pueda comparar con el siguiente. Cómo registrar las horas está en registro de horas para editores de video.
También vas a ver la utilización facturable, que cuenta solo las horas que un cliente paga. Con facturación por hora coincide con la utilización simple. En trabajos de precio cerrado pueden separarse, como muestra la sección sobre rondas de revisión.
Un ejemplo para un equipo de cuatro personas
Toma un mes con 22 días hábiles y un feriado. Quedan 21 días, o 168 horas para alguien con jornada de ocho horas.
| Persona | Disponibles | Horas de cliente | Tasa |
|---|---|---|---|
| Propietario y director | 168 | 59 | 35% |
| Productora (2 días libres) | 152 | 99 | 65% |
| Editor | 168 | 126 | 75% |
| Camarógrafo-editor (1 día de enfermedad) | 160 | 104 | 65% |
| Equipo | 648 | 388 | 60% |
La tasa del equipo es el total de horas de cliente sobre el total de horas disponibles: 388 ÷ 648 es 60%. El 35% del propietario no es un problema, porque vender y dirigir la empresa ocupan casi todo el resto.
Esto alimenta directamente los precios. Si la productora cuesta USD 29.100 por mes, cada hora de cliente cuesta USD 29.100 ÷ 388 = USD 75. Al 65%, unas 33 horas de cliente más, los mismos costos dan alrededor de USD 69 por hora.
El artículo sobre cuánto cobrar por producción de video sigue desde ahí.
Metas realistas por rol
No encontré una referencia publicada para productoras de video que se sostenga. La referencia más cercana es el Professional Services Maturity Benchmark 2025 de SPI Research, que puso la utilización facturable promedio en 68,9%, por debajo del 75% que sus autores llaman el umbral óptimo.
Esa encuesta cubre servicios profesionales en general. Un equipo de video tiene días de rodaje largos y equipos que preparar y devolver, así que sus números varían más de una productora a otra.
Los rangos de abajo son puntos de partida de la práctica. Reemplázalos después de dos o tres meses con tus propios datos.
| Rol | Rango inicial |
|---|---|
| Editor, colorista, motion designer | 70 a 80% |
| Productor o gestor de proyectos | 55 a 70% |
| Camarógrafo o director de fotografía que también edita | 55 a 70% |
| Propietario que vende y dirige | 25 a 45% |
Los camarógrafos son los que más oscilan, porque los rodajes llegan agrupados y una semana tranquila baja el mes. En conjunto, estos rangos dejan a una productora pequeña entre 55 y 70% para el equipo.
Por qué el 100% es la meta equivocada
Un equipo al 100% no tiene horas para nada que no estuviera en el plan, y el trabajo de video siempre trae algo: una tercera ronda de notas, un cliente que mueve el rodaje, un corte urgente para redes, un editor enfermo en su casa.
Cada uno cae en una semana que ya estaba llena, y lo pagas en horas extra o en una entrega que se atrasa.
El trabajo interno también se detiene. Nadie actualiza el reel ni aprende qué cambió en el software de edición, y un año después la productora es más lenta que antes.
El número además deja de ser honesto. Si la gente siente que se espera el 100%, los temporizadores siguen corriendo en tareas de clientes durante el almuerzo, y la utilización sube mientras te dice menos.
Para los editores, el 80% es más o menos donde las cosas empiezan a crujir. Son 6,4 horas por día de trabajo de clientes, y el resto se va en correos, archivos y lo que nadie planeó.
Cómo se la comen las rondas de revisión
Las rondas cuentan como trabajo de cliente, así que en papel suben la utilización. Por debajo, hacen dos tipos de daño.
Llegan según la agenda del cliente. El editor envía la v2 el martes y las notas vuelven el lunes siguiente. Si no hay otra cosa lista para editar en el medio, esos días bajan la utilización mientras todos se sienten ocupados.
Con precio cerrado, las rondas que superan lo cotizado son horas de cliente que nadie paga. Vuelve al editor al 75%. Supón que las cotizaciones de los proyectos de ese mes reservaban 16 horas para rondas, y las rondas llevaron 34.
La utilización sigue marcando 126 ÷ 168 = 75%. Contando solo las horas que cubrían las cotizaciones, es 108 ÷ 168 = 64%. Esas 18 horas extra parecen tiempo productivo en un número y aparecen como pérdida en el margen.
Por eso mira las horas frente a la estimación junto a la utilización. Muchas veces reducir las rondas de revisión libera más capacidad que una contratación nueva.
Úsala para cotizar y contratar, no para vigilar personas
La utilización es un número de planificación. Léela para todo el equipo una vez al mes, y espera a la tendencia de un trimestre antes de actuar.
Si el equipo se mantiene por encima de alrededor de 80% durante tres meses y las rondas se siguen acumulando, te falta una persona. Un freelancer en la etapa más cargada es la forma barata de probarlo.
Si se queda por debajo de alrededor de 55% durante un trimestre, el hueco está en las ventas o en los precios, y otro sueldo lo empeora.
Para dimensionar una contratación, divide las horas de cliente que no entran por lo que suma una persona: un editor al 75% aporta unas 126 por mes. Cuánto tarda editar un video convierte horas en videos.
Se vuelve vigilancia cuando la lees por persona, por semana, delante de todos. No hagas rankings de personas con ella ni la lleves a las evaluaciones de desempeño.
Un editor al 55% puede ser el que está formando al nuevo, o el que espera a un cliente que dejó de responder. Cuando el número de alguien parece raro, pregúntale en privado por el trabajo que tuvo ese mes.
Cuenta también al propietario. Dejar esas horas fuera hace que la tasa del equipo parezca más alta de lo que realmente es la productora.
Cómo funciona en RecReview
RecReview no calcula la utilización. No tiene marca de facturable, ni tarifas, ni un ajuste de horas disponibles, así que la división se hace en tu hoja de cálculo. Registra el numerador de la fracción desde el temporizador, así nadie tiene que recordarlo.
El temporizador corre en una tarea o en un video, uno por persona a la vez, y cada sesión registra la fase en la que estaba la tarea.
En Métricas, que solo ven los propietarios y administradores, el gráfico Horas registradas agrupa las horas por cliente, proyecto, fase o persona para el período que elijas, como el mes pasado. Las horas en tareas sin cliente tienen su propia barra Sin cliente, así el trabajo interno que decidas medir queda separado de las horas de cliente.
La pestaña Equipo tiene las vistas de todo el equipo:
- Día del equipo pone todas las sesiones del temporizador en un mismo reloj, con colores por cliente.
- Actividad del equipo muestra las horas de cada persona por día, o por semana en períodos más largos, con un total.
- Productividad del equipo lista las horas de cada persona, los días trabajados y el promedio de horas por día, y un clic en un nombre abre los días de esa persona y adónde fue el tiempo, tarea por tarea.
- Capacidad del equipo mira hacia adelante: tareas activas, próxima fecha de entrega y, cuando las tareas tienen estimaciones, las horas que les quedan.
Los feriados y los días libres viven en tu calendario, no en RecReview. En un plan Studio pago, la API pública lista todas las sesiones del temporizador para la hoja donde haces la cuenta. Las páginas de analítica y registro de horas tienen más.
