Pergunte se a equipe está ocupada e você ouve duas respostas. Os editores dizem que não estão dando conta. O dono olha o faturamento do mês e se pergunta para onde foram tantas horas.
As duas coisas podem ser verdade ao mesmo tempo, e quem desempata é a taxa de utilização, também chamada de taxa de ocupação: a parte das horas disponíveis da equipe que foi para trabalho de cliente.
Agência usa esse número para dar preço e para decidir quando contratar. Numa produtora de vídeo a definição pede alguns ajustes, porque o mês tem diária de gravação e rodada de alteração que chega quando o cliente consegue olhar.
Em resumo
- Utilização é hora de cliente dividida por hora disponível, que é a hora paga menos feriados, férias e atestados.
- Faixas iniciais: 70% a 80% para editor, 55% a 70% para produtor e câmera, 25% a 45% para o dono que vende.
- Com 100% não sobra hora para a próxima rodada, a diária remarcada ou o editor de atestado.
- Em preço fechado, rodada além do combinado mantém a utilização alta e come a margem.
- Leia o número da equipe toda, uma vez por mês, para dar preço e contratar, nunca para fazer ranking.
A conta e o que entra de cada lado
utilização = horas de cliente
÷ horas disponíveis
Horas disponíveis são as horas que cada pessoa é paga para trabalhar no período, menos feriados, férias e dias de atestado. Reunião, administrativo e a tarde parada entre um job e outro continuam na conta, porque é justamente isso que o número tem de mostrar.
Trabalho de cliente é tudo o que se faz para um job específico:
| Atividade | É de cliente? |
|---|---|
| Diária, do carregamento à desmontagem | Sim |
| Separar e conferir o equipamento da diária | Sim |
| Edição, cor, mixagem, grafismo, exports | Sim |
| Rodadas de alteração | Sim |
| Ligação e e-mail sobre o projeto | Sim |
| Manutenção de equipamento sem job | Não |
| Reunião interna, backup, administrativo | Não |
| Proposta, orçamento, reel da produtora | Não |
Tem caso discutível, como o deslocamento até a locação. Escolha uma regra e mantenha, para um mês dar para comparar com o outro. Como lançar as horas está em controle de horas para editor de vídeo.
Você também vai esbarrar em utilização faturável, que conta só as horas que o cliente paga. Para quem cobra por hora, os dois números são iguais. Em preço fechado eles podem se separar, como mostra a parte sobre rodadas mais abaixo.
Um exemplo com uma equipe de quatro pessoas
Pense num mês com 22 dias úteis e um feriado. Sobram 21 dias, ou 168 horas para quem trabalha 8 horas por dia.
| Pessoa | Disponíveis | De cliente | Taxa |
|---|---|---|---|
| Dono e diretor | 168 | 59 | 35% |
| Produtor (2 dias de férias) | 152 | 99 | 65% |
| Editor | 168 | 126 | 75% |
| Câmera e editor (1 dia de atestado) | 160 | 104 | 65% |
| Equipe | 648 | 388 | 60% |
A taxa da equipe é o total de horas de cliente sobre o total de horas disponíveis: 388 ÷ 648 dá 60%. Os 35% do dono não são problema, já que venda e gestão da empresa ocupam quase todo o resto.
Esse número vai direto para o preço. Se a produtora custa R$ 58.200 por mês, cada hora de cliente custa R$ 58.200 ÷ 388 = R$ 150. Com 65%, umas 33 horas de cliente a mais, o mesmo custo cai para cerca de R$ 138 por hora.
O texto sobre quanto cobrar por edição de vídeo segue daí.
Metas realistas por função
Não conheço referência publicada para produtora de vídeo que pare em pé. A mais próxima é o benchmark de maturidade de serviços profissionais de 2025 da SPI Research, que registrou utilização faturável média de 68,9%, abaixo dos 75% que os autores chamam de patamar ideal.
A pesquisa cobre serviços profissionais em geral. Produtora tem diária longa e equipamento para separar e devolver, então o número varia mais de uma casa para outra.
As faixas abaixo são ponto de partida da prática. Troque pelas suas depois de dois ou três meses de dados.
| Função | Faixa inicial |
|---|---|
| Editor, colorista, motion designer | 70% a 80% |
| Produtor ou gerente de projetos | 55% a 70% |
| Câmera ou fotógrafo que também edita | 55% a 70% |
| Dono que vende e dirige | 25% a 45% |
Quem grava oscila mais, porque as diárias vêm em grupo e uma semana sem gravação puxa o mês para baixo. Juntas, essas faixas deixam a equipe de uma produtora pequena em algum ponto entre 55% e 70%.
Por que 100% é a meta errada
Equipe a 100% não tem hora sobrando para o imprevisto, e em vídeo ele sempre aparece: a terceira rodada, o cliente que muda a diária, o corte urgente para rede social, o editor de atestado.
Cada uma cai numa semana que já estava cheia, e a conta vem em hora extra ou em entrega atrasada.
O trabalho interno também para. Ninguém atualiza o reel nem aprende o que mudou no programa de edição, e um ano depois a produtora está mais lenta do que era.
O número também deixa de ser confiável. Se a equipe sente que 100% é o esperado, o timer fica rodando na tarefa do cliente durante o almoço, e a utilização sobe dizendo menos.
Para editor, 80% é mais ou menos onde a coisa começa a ranger: são 6,4 horas por dia de cliente, e o resto vai para e-mail, organização de arquivo e o que ninguém previu.
Como as rodadas comem a utilização
Rodada é trabalho de cliente, então no papel ela aumenta a utilização. Por baixo, faz dois estragos.
Ela chega no tempo do cliente. O editor manda a v2 na terça e os comentários voltam na segunda seguinte. Sem outro job pronto para cortar nesse meio-tempo, esses dias derrubam a utilização enquanto todo mundo se sente ocupado.
Em preço fechado, rodada além do combinado é hora de cliente que ninguém paga. Volte ao editor com 75%. Digamos que os orçamentos daquele mês previam 16 horas de rodadas, e elas levaram 34.
A utilização continua em 126 ÷ 168 = 75%. Contando só as horas que os orçamentos cobriam, cai para 108 ÷ 168 = 64%. As 18 horas a mais parecem trabalho produtivo num número e viram prejuízo na margem.
Por isso vale ler as horas contra a estimativa ao lado da utilização. Muitas vezes, reduzir as rodadas de alteração libera mais capacidade do que uma contratação.
Use para preço e contratação, não para vigiar gente
Utilização é número de planejamento. Leia o número da equipe toda, uma vez por mês, e espere a tendência de um trimestre antes de agir.
Se a equipe passa de uns 80% por três meses seguidos e as rodadas continuam se acumulando, falta gente. Um freelancer na etapa mais apertada é o jeito barato de testar.
Se fica abaixo de uns 55% por um trimestre, o buraco está na venda ou no preço, e mais um salário só piora.
Para dimensionar a contratação, divida as horas de cliente que não cabem pelo que uma pessoa acrescenta: um editor a 75% traz umas 126 por mês. O texto sobre quanto tempo leva para editar um vídeo transforma horas em vídeos.
Vira vigilância quando o número é lido por pessoa, por semana, na frente de todo mundo. Não faça ranking nem leve para avaliação de desempenho.
O editor com 55% pode ser quem está treinando o novato, ou quem está esperando um cliente que sumiu. Quando o número de alguém parecer estranho, converse em particular sobre os jobs que ele teve no mês.
E inclua o dono, porque deixar as horas dele de fora faz a taxa da equipe parecer mais alta do que a da produtora.
Como isso funciona no RecReview
O RecReview não calcula a taxa de utilização. Ele não tem marcação de hora faturável, valor por hora nem cadastro de horas disponíveis, então a divisão fica na sua planilha. A parte de cima da conta ele registra pelo timer, sem depender da memória de ninguém.
O timer roda numa tarefa ou num vídeo, um por pessoa de cada vez, e cada sessão guarda a fase em que a tarefa estava.
Nas Métricas, que só donos e administradores veem, o gráfico de Horas registradas agrupa as horas por cliente, projeto, fase ou pessoa no período que você escolher, como o mês passado. Horas de tarefa sem cliente ganham uma barra própria, Sem cliente, então o trabalho interno que você decidir cronometrar fica separado das horas de cliente.
A aba Equipe tem as visões do time:
- Dia da equipe põe cada sessão de timer num relógio só, colorida por cliente.
- Atividade da equipe mostra as horas de cada pessoa por dia, ou por semana em períodos longos, com o total.
- Produtividade da equipe lista horas, dias trabalhados e média de horas por dia de cada um, e um clique no nome abre os dias da pessoa e onde o tempo foi, tarefa por tarefa.
- Capacidade da equipe olha para a frente: tarefas ativas, próximo prazo e, quando as tarefas têm estimativa, as horas que faltam.
Feriado e férias ficam na sua agenda, não no RecReview. No plano Studio pago, a API pública lista todas as sessões de timer para a planilha da conta. As páginas de métricas e de controle de horas têm mais detalhes.
