La mayoría de los problemas de aprobación vienen de tres preguntas que nadie respondió en el arranque. Quién del lado del cliente puede decir que sí, cuánto tiempo tiene cada ronda y qué pasa cuando alguien quiere un cambio después del sí.
Cuando quedan abiertas, el corte duerme una semana en la bandeja de alguien. Dos personas aprueban versiones distintas, y un cambio después de la entrega se convierte en una discusión sobre quién aceptó qué.
Un flujo de aprobación las responde antes de que salga la primera ronda. Entra en una página y va al cliente junto con la propuesta.
En resumen
- Nombra a una sola persona que decide del lado del cliente y separa el derecho a comentar del derecho a aprobar.
- Haz una revisión interna antes de cada ronda con el cliente, para que el cliente nunca vea lo que tu equipo debería haber detectado.
- Dale una fecha a cada paso, y pausa tu reloj interno mientras el corte está con el cliente.
- Reserva la aprobación formal para los hitos y átala a una versión, así un cambio posterior es una versión nueva con su propia aprobación.
Qué cubre un flujo de aprobación
Un flujo de aprobación es el camino acordado que recorre un corte desde la sala de edición hasta la aprobación final. Responde cinco preguntas:
- Quién ve cada versión, y en qué orden. Normalmente primero tu equipo, después el cliente.
- Quién comenta y quién decide. Son listas distintas.
- Cuánto tiempo tiene cada paso. En días, escrito en la propuesta.
- En qué estado está el video. Visible para todos, sin preguntar.
- Qué pasa después del sí. Correcciones chicas, versiones nuevas y qué se cotiza.
Quién aprueba: arma la cadena
Toda cadena tiene dos capas, tu equipo y el del cliente. Cada capa tiene personas que comentan y una persona que decide.
| Paso | Quién | Qué decide |
|---|---|---|
| Revisión interna | Productor, director o editor principal | ¿Esto está listo para mostrarle al cliente? |
| Rondas con el cliente | Revisores del cliente y la persona que decide | Qué cambia en la próxima versión |
| Aprobación final | La persona que decide del lado del cliente | Esta versión es la que se entrega |
La revisión interna es el paso que los equipos se saltan cuando van atrasados, y es el que evita que una errata en un cintillo se convierta en una nota del cliente. Alguien que no editó el video lo mira una vez antes de que salga.
Del lado del cliente, nombra a una persona que decide en el arranque. Marketing, legal y el CEO pueden comentar, pero una sola persona resuelve las contradicciones y dice el sí final. Nuestro artículo sobre feedback contradictorio cubre qué acordar cuando hay varios interesados.
Separa el derecho a comentar del derecho a aprobar. Un revisor que puede aprobar a veces aprueba por accidente, y un enlace reenviado puede poner la decisión en manos de alguien que nunca conociste.
Aprueba hitos, no cada corte
La aprobación formal corresponde a las decisiones que cuesta dinero deshacer. En la mayoría de los trabajos para clientes son dos puntos: la edición cerrada y el máster terminado.
Las rondas intermedias terminan con notas o con un visto bueno para avanzar. “Estructura aprobada, pasemos al corte fino” es una decisión, y no necesita el mismo peso que la aprobación final. Nuestra guía sobre el picture lock cubre cómo confirmar la edición cerrada.
Cada aprobación se refiere a una versión. “Aprobado” sin número de versión es la forma en que se entrega la v4 cuando el cliente aprobó la v3.
Plazos para cada paso
Cada paso tiene una fecha, y la propuesta dice qué pasa cuando se vence. La revisión interna suele ser de un día. Las rondas con el cliente necesitan más, y el número lo negocias tú.
Mantén dos fechas en cada proyecto. Una es la fecha de entrega prometida al cliente. La otra es tu plazo interno, que debería pausarse mientras el corte está con el cliente, para que una revisión lenta no se coma tu margen.
Cuando un cliente deja de responder, el problema rara vez es el plazo en sí. Nuestro artículo sobre clientes que tardan demasiado en aprobar cubre cómo hacer seguimiento y qué debería decir el contrato.
Estados que todos pueden leer
Todos deberían saber dónde está un video sin preguntar. Un conjunto corto de estados cubre casi cualquier proyecto:
- En edición
- Revisión interna
- Con el cliente
- Cambios solicitados
- Aprobado
- Entregado
Cada estado tiene un responsable que saca el video de ahí. El editor lo pasa a revisión interna, el revisor se lo envía al cliente y la respuesta del cliente lo hace avanzar.
No reutilices “Aprobado” para un paso intermedio. Si el tablero dice aprobado después del primer corte, alguien lo va a tomar como final.
Cuando algo cambia después del sí
Una aprobación queda ligada a la versión que se aprobó. Un cambio posterior es una versión nueva, que vuelve a pasar por revisión y recibe su propia aprobación.
Conserva la versión aprobada como registro. Si el cliente después dice que nunca aceptó la música nueva, puedes abrir la versión que sí aprobó y compararla con la que salió. Nuestro artículo sobre la prueba de aprobación del cliente cubre qué debería tener ese registro.
Escribe la política en la propuesta. Corregir una errata en un cintillo suele estar incluido. Un cambio que mueve un corte después del cierre, o un requisito nuevo, se cotiza antes de que alguien abra la línea de tiempo.
Cómo funciona en RecReview
En RecReview la cadena empieza con la subida. Con el preset Producción de video, cada versión nueva entra directo en revisión interna.
Quién puede aprobar internamente, enviar al cliente y solicitar cambios se define por rol en la configuración del espacio de trabajo. Por defecto son los propietarios, administradores y editores. Un pedido de cambios vuelve al editor, y puedes reasignarlo, ponerle una nueva fecha de entrega y marcarlo como urgente.
Enviar al cliente marca la tarea como esperando al cliente. Con los presets listos para usar, el plazo interno se pausa mientras el cliente tiene el corte, y la fecha prometida al cliente nunca se mueve sola.
Los botones Aprobar y Solicitar cambios del cliente aparecen cuando se envía la versión. Si tu equipo ya subió una versión más nueva, el cliente todavía puede comentar la que tiene, pero no puede aprobarla.
Del lado del cliente, los roles de contacto separan la decisión de los comentarios. Con ellos activados, solo los Gestores del cliente pueden aprobar, y los Revisores comentan y solicitan cambios. Con ellos desactivados, que es lo predeterminado, cualquier contacto identificado puede aprobar, y un visitante anónimo nunca puede.
La aprobación es la aprobación final. Registra quién aprobó qué versión y cuándo, envía el correo de entrega con el enlace de descarga y, con las automatizaciones predeterminadas, mueve la tarea a Entregado. Si el cliente aprueba mientras su lado todavía tiene comentarios abiertos, RecReview pregunta primero.
Cuando el sí llega por WhatsApp o en una reunión, alguien de tu equipo puede registrarlo en la versión, junto con el canal por el que llegó.
Una versión nueva subida después de la entrega queda interna hasta que la envías, así el cliente sigue viendo la versión que aprobó mientras trabajas en el cambio. Más sobre el portal del cliente y lo que los clientes ven ahí.
