Quase todo problema de aprovação vem de três perguntas que ninguém respondeu no início do projeto. Quem do lado do cliente pode dizer sim, quanto tempo cada rodada tem e o que acontece quando alguém quer mudar algo depois do sim.
Com isso em aberto, o corte fica uma semana parado na caixa de entrada de alguém. Duas pessoas aprovam versões diferentes, e uma alteração depois da entrega vira discussão sobre quem concordou com o quê.
O fluxo de aprovação responde a essas perguntas antes de a primeira rodada sair. Cabe numa página e vai para o cliente junto com a proposta.
Em resumo
- Defina uma pessoa que decide do lado do cliente e separe quem comenta de quem aprova.
- Faça uma revisão interna antes de cada rodada com o cliente, para ele não ver o que a equipe devia ter pegado.
- Dê prazo para cada etapa e pause o seu relógio interno enquanto o corte está com o cliente.
- Guarde a aprovação formal para os marcos e prenda cada uma a uma versão, para que mudança posterior seja versão nova com aprovação própria.
O que o fluxo de aprovação define
O fluxo de aprovação é o caminho combinado que um corte faz da ilha até a aprovação final. Ele responde a cinco perguntas:
- Quem vê cada versão, e em que ordem. Normalmente a equipe primeiro, depois o cliente.
- Quem comenta e quem decide. São listas diferentes.
- Quanto tempo cada etapa tem. Em dias, escrito na proposta.
- Em que status o vídeo está. À vista de todo mundo, sem precisar perguntar.
- O que acontece depois do sim. Ajustes pequenos, versões novas e o que entra como orçamento.
Quem aprova: monte a cadeia
Toda cadeia tem duas camadas, a da produtora e a do cliente. Em cada uma há quem comenta e uma pessoa que decide.
| Etapa | Quem | O que decide |
|---|---|---|
| Revisão interna | Produtor, diretor ou editor-chefe | O corte está pronto para o cliente? |
| Rodadas com o cliente | Revisores do cliente e quem decide | O que muda na próxima versão |
| Aprovação final | Quem decide do lado do cliente | Esta é a versão que será entregue |
A revisão interna é a etapa que a equipe pula quando está atrasada, e é ela que impede um erro de digitação num GC de virar comentário do cliente. Alguém que não editou o vídeo assiste uma vez antes de ele sair.
Do lado do cliente, defina quem decide logo no início. Marketing, jurídico e o diretor podem comentar, mas uma pessoa desempata e dá o sim final. O post sobre feedback conflitante mostra o que combinar quando há vários envolvidos.
Separe quem comenta de quem aprova. Revisor que pode aprovar às vezes aprova sem querer, e um link encaminhado pode pôr a decisão na mão de alguém que você nunca viu.
Aprove marcos, não cada corte
A aprovação formal fica para as decisões que custam caro desfazer. Na maior parte dos trabalhos com cliente são dois pontos, o corte travado e o master finalizado.
As rodadas do meio terminam com comentários ou com sinal verde. “Estrutura validada, pode seguir para o corte fino” é uma decisão, e não precisa do mesmo peso da aprovação final. O post sobre picture lock explica como confirmar o corte travado.
Toda aprovação se refere a uma versão. “Aprovado” sem número de versão é como a v4 acaba entregue quando o cliente aprovou a v3.
Prazo para cada etapa
Cada etapa tem uma data, e a proposta diz o que acontece quando ela passa. A revisão interna costuma levar um dia. A rodada com o cliente leva mais, e esse número é negociado com ele.
Trabalhe com duas datas em cada projeto. Uma é a data de entrega prometida ao cliente. A outra é o seu prazo interno, que deveria pausar enquanto o corte está com o cliente, para uma revisão demorada não comer a sua folga.
Quando o cliente some, o problema quase nunca é o prazo em si. O post sobre cliente que demora para aprovar mostra como cobrar e o que pôr no contrato.
Status que todo mundo entende
Todo mundo deveria saber onde o vídeo está sem precisar perguntar. Um conjunto curto de status cobre quase todo projeto:
- Em edição
- Revisão interna
- Com o cliente
- Alterações solicitadas
- Aprovado
- Entregue
Cada status tem um dono, que tira o vídeo dali. O editor manda para a revisão interna, quem revisa envia para o cliente, e a resposta do cliente leva o vídeo adiante.
Não use “Aprovado” para uma etapa intermediária. Se o quadro diz aprovado depois do primeiro corte, alguém vai tratar como final.
Quando algo muda depois do sim
A aprovação fica presa à versão que foi aprovada. Qualquer mudança depois disso é uma versão nova, que passa de novo pela revisão e ganha a própria aprovação.
Guarde a versão aprovada. Se o cliente disser depois que nunca concordou com a trilha nova, você abre a versão que ele aprovou e compara com a que foi entregue. O post sobre comprovante de aprovação do cliente mostra o que esse registro precisa ter.
Escreva a regra na proposta. Corrigir um erro de digitação num GC costuma estar incluído. Uma mudança que mexe num corte depois do travamento, ou um pedido novo, ganha orçamento antes de alguém abrir a timeline.
Como isso funciona no RecReview
No RecReview a cadeia começa no upload. Com o modelo de automações Produção de Vídeo, toda versão nova entra direto em revisão interna.
Quem pode aprovar internamente, enviar para o cliente e solicitar alterações é definido por papel nas configurações do workspace. Por padrão são dono, admin e editor. O pedido de alteração volta para o editor, e dá para trocar o responsável, definir um prazo novo e marcar como urgente.
Enviar para o cliente marca a tarefa como aguardando o cliente. Com os modelos de automação prontos, o prazo interno pausa enquanto o cliente está com o vídeo, e o prazo do cliente nunca muda sozinho.
Os botões Aprovar e Solicitar alterações aparecem para o cliente quando a versão é enviada. Se a sua equipe já subiu uma versão mais nova, o cliente ainda comenta na que recebeu, mas não consegue aprovar.
Do lado do cliente, os papéis de contato separam a decisão dos comentários. Ligados, só o gestor do cliente aprova, e o revisor comenta e pede alteração. Desligados, que é o padrão, qualquer contato identificado aprova, e visitante anônimo nunca aprova.
Aprovar é a aprovação final. Registra quem aprovou qual versão e quando, manda o e-mail de entrega com o link de download e, com as automações padrão, leva a tarefa para Entregue. Se o cliente aprova com comentários do lado dele ainda abertos, o RecReview pergunta antes.
Quando o sim chega pelo WhatsApp ou numa reunião, alguém da equipe registra na versão, junto com o canal por onde ele veio.
Uma versão nova subida depois da entrega fica interna até você enviar, então o cliente continua vendo a versão que aprovou enquanto você trabalha na alteração. Mais sobre o portal do cliente e o que o cliente vê por lá.
