“¿Cuánto va a tardar?” suele venir justo después de “¿cuánto cuesta?” en una primera llamada, y la respuesta honesta tiene dos partes.
La parte de la productora se vuelve predecible después de algunos proyectos, hasta cuántos días suele tomar la edición. La del cliente no. Cada propuesta, guion y corte que sale para aprobación espera en el calendario de otra persona, y en muchos proyectos esas esperas suman más tiempo que la edición.
Un cronograma en el que el cliente puede confiar mantiene esas dos partes separadas.
En resumen
- Un video corporativo de dos a tres minutos con un día de rodaje y dos rondas de revisión lleva de 19 a 37 días hábiles de trabajo de la productora.
- Los seis turnos del cliente agregan seis días hábiles si responde al día siguiente, y tres semanas y media a tres días cada uno.
- Cotiza la parte de la productora en días hábiles que empiezan después de cada aprobación, y deja por escrito también el plazo del cliente para mandar notas.
- Aprueba el guion antes de reservar el rodaje, ten un solo aprobador del lado del cliente y pide los materiales antes de la edición.
Un cronograma típico, fase por fase
Los rangos de abajo son para un video corporativo o de marca de dos a tres minutos con un día de rodaje y dos rondas de revisión. Son un ejemplo para ajustar con tus propios números, contados en días hábiles de trabajo de la productora, y dejan afuera cada día que el proyecto pasa esperando al cliente.
| Fase | Días hábiles |
|---|---|
| Llamada de brief y propuesta | 2 a 3 |
| Guion, primer borrador | 3 a 5 |
| Cambios al guion | 1 a 2 |
| Preproducción: equipo, locación, talento, plan de rodaje | 3 a 8 |
| Rodaje | 1 a 2 |
| Edición hasta el primer corte | 4 a 8 |
| Dos rondas de revisión | 2 a 4 |
| Finalización: color, mezcla de sonido, gráficos, subtítulos | 2 a 4 |
| Exportaciones y entrega | 1 |
| Total | 19 a 37 |
Son unas cuatro a siete semanas y media del tiempo de la productora. Las productoras que publican un número caen en la misma zona.
La guía de Shootsta para clientes del Reino Unido da de cuatro a ocho semanas para un video corporativo típico, del primer brief al archivo final, y Origin Films, en Toronto, dice de tres a seis semanas para un video corporativo de marca.
La preproducción es la que más varía. Una entrevista con el propio personal del cliente en su oficina se puede organizar en tres días, mientras que una locación que necesita permiso o un casting para un presentador se lleva los ocho.
El día de rodaje es un trabajo de planificación aparte, que cubre nuestro post sobre cómo armar un plan de rodaje. La edición depende sobre todo de cuánto material hay. Cuatro horas de entrevista se tienen que ver antes de que alguien pueda cortar de ahí una historia de dos minutos.
Los turnos del cliente son la mayor variable
Cuenta los momentos en que el proyecto se detiene y espera al cliente:
- la propuesta
- las notas sobre el guion
- la aprobación del guion
- las notas sobre el primer corte
- las notas sobre el segundo corte
- la aprobación final
Son seis turnos. Si el cliente responde cada uno al día hábil siguiente, los 19 a 37 días crecen seis. A tres días hábiles cada uno crecen dieciocho, tres semanas y media en las que nadie en la productora puede hacer avanzar el proyecto.
Tres días hábiles es un ritmo normal para un cliente que tiene su propio trabajo. Tu contacto ve el corte el día que llega, se guarda las notas para la reunión semanal con su jefe, y el jefe quiere que lo vea una persona más.
La guía de Shootsta también señala las demoras en la aprobación como el factor más importante de su cronograma. Cuando un cliente se queda callado, nuestro post sobre qué hacer cuando el cliente tarda demasiado en aprobar tiene mensajes de seguimiento que puedes mandar.
Cotiza días hábiles después de cada aprobación
Una única fecha de entrega en una propuesta supone que el cliente va a responder rápido. En lugar de eso, cotiza la parte de la productora en días hábiles que empiezan cuando termina la parte del cliente:
Primer corte 6 días hábiles después del rodaje. Cada ronda de cambios 2 días hábiles después de recibir tus notas consolidadas. Archivo final 1 día hábil después de la aprobación.
Después ponlo en un calendario. Supongamos que un cliente quiere un video de dos minutos para el arranque comercial del jueves 18 de marzo, y el rodaje es el lunes 22 de febrero.
Después del rodaje la productora necesita 12 días hábiles: 6 hasta el primer corte, 2 para la primera ronda de cambios, 3 para la segunda ronda más la finalización y 1 para las exportaciones. Este es el mismo trabajo con un cliente que responde en un día hábil y con uno que tarda tres.
| Paso | El cliente responde en 1 día | El cliente tarda 3 días |
|---|---|---|
| Rodaje | lun 22 feb | lun 22 feb |
| v1 enviada | mar 2 mar | mar 2 mar |
| Notas sobre la v1 | mié 3 mar | vie 5 mar |
| v2 enviada | vie 5 mar | mar 9 mar |
| Notas sobre la v2 | lun 8 mar | vie 12 mar |
| Versión final enviada | jue 11 mar | mié 17 mar |
| Aprobación final | vie 12 mar | lun 22 mar |
| Entregado | lun 15 mar | mar 23 mar |
La productora hizo los mismos 12 días de trabajo en las dos columnas. El primer video llega tres días antes del evento, y el segundo cinco días después.
Deja por escrito también la parte del cliente, como un plazo para mandar notas (“dentro de los dos días hábiles posteriores a cada versión”), para que la fecha de entrega dependa de dos números que acordaron los dos lados.
Nuestro post sobre cómo terminar con las rondas de revisión infinitas cubre cómo mantener bajo el número de rondas.
Qué hace más rápido un proyecto
- Haz aprobar el guion antes de que alguien reserve el rodaje. Reescribirlo después de reservar al equipo, la locación y al presentador mueve una fecha que tiene otros tres calendarios atados.
- Haz que apruebe una sola persona del lado del cliente. Cinco personas pueden ver el corte, pero una de ellas reúne las notas y tiene la última palabra. Con dos personas que deciden, cada ronda espera a las dos, y la segunda muchas veces reabre lo que la primera ya aprobó.
- Pide los materiales antes de que empiece la edición: archivos del logo, el manual de marca, las tipografías, fotos del producto, los nombres y cargos para los lower thirds, y la música si el cliente tiene su propia biblioteca. Cada uno que aparece a mitad de la edición es una pequeña espera que nadie pone en el cronograma.
- Pide las notas en un solo paquete por ronda, fijadas al fotograma al que se refieren. Vale la pena reenviarle a un cliente nuevo nuestra guía sobre cómo dar feedback de video.
Cuando el cliente lo pide para la semana que viene
Pregunta para qué es la fecha antes de responder. “La semana que viene” suele ser un evento o un lanzamiento, y cuando sabes la fecha real puedes contar hacia atrás y ver qué fases caben.
Después ofrece la versión que cabe. Una semana alcanza para un corte hecho con material que ya existe, o una entrevista corta grabada en la oficina del cliente, con una ronda de revisión y un aprobador que responde el mismo día.
No alcanza para un guion, un casting y un rodaje en locación. Explica qué partes dependen del cliente:
Podemos entregar una versión de 60 segundos el viernes. Para eso necesitamos el texto aprobado el lunes a mediodía y tus notas sobre el primer corte el miércoles a las 5 p.m. La pieza completa de dos minutos necesita tres semanas más.
Si llegar a la fecha implica horas extra o correr el trabajo de otro cliente, cóbralo. Nuestro post sobre cómo cotizar producción de video muestra cómo calcular un recargo por urgencia.
Cómo funciona esto en RecReview
Cada tarea en RecReview puede llevar dos fechas: el plazo prometido al cliente y un plazo interno que cae en esa fecha o antes. Los clientes nunca ven el interno.
Por defecto, enviar una versión al cliente marca la tarea como en espera del cliente, y el reloj del plazo interno se detiene mientras la tiene él.
Los días que el cliente pasa con el corte se suman a la fecha interna del equipo, nunca más allá del plazo del cliente, y el reloj vuelve a correr cuando el cliente aprueba o pide cambios. La fecha prometida al cliente solo se mueve si tú la mueves.
RecReview también mide cuánto tarda cada cliente en responder, desde que se envía una versión hasta su aprobación o pedido de cambios. Con ese historial, la tarea muestra una entrega proyectada: el plazo interno más una revisión más al ritmo habitual de ese cliente.
Se pone ámbar cuando cae después de la fecha prometida y verde cuando cae antes. Un cliente con poco o ningún historial se apoya en el promedio del espacio de trabajo, y la fecha lleva un ~ adelante.
Inicio lista las tareas que se proyectan atrasadas, con tiempo suficiente para renegociar el alcance o las fechas con el cliente.
En Métricas, los propietarios y administradores ven a sus clientes ordenados por tiempo promedio de revisión, junto al promedio del espacio de trabajo. Cuando escribas la próxima propuesta para un cliente, ese número te dice cuántos días darle a su parte. La página de gestión de proyectos tiene más.
