“Quanto tempo leva?” costuma ser a segunda pergunta da primeira reunião, logo depois de “quanto custa?”. A resposta honesta tem duas partes.
A parte da produtora fica previsível depois de alguns projetos, e você passa a saber quantos dias a edição costuma levar. A parte do cliente, não. Cada proposta, roteiro e corte que sai para aprovação fica parado na agenda de outra pessoa, e em muito projeto essas esperas somam mais tempo do que a ilha de edição.
Um cronograma que dá para prometer mantém as duas partes separadas.
Em resumo
- Um institucional de dois a três minutos, com uma diária e duas rodadas de revisão, leva de 19 a 37 dias úteis de trabalho da produtora.
- As seis esperas pelo cliente somam mais seis dias úteis se ele responde no dia seguinte, e três semanas e meia se leva três dias em cada.
- Passe a parte da produtora em dias úteis contados depois de cada aprovação e ponha no papel o prazo de retorno do cliente.
- Feche o roteiro antes de reservar a diária, combine uma pessoa só para aprovar e peça o material do cliente antes da edição.
O prazo de cada fase
As faixas abaixo valem para um vídeo institucional ou de marca de dois a três minutos, com uma diária de gravação e duas rodadas de revisão. São um exemplo para ajustar com os seus números, em dias úteis de trabalho da produtora, sem os dias em que o projeto espera o cliente.
| Fase | Dias úteis |
|---|---|
| Reunião de briefing e proposta | 2 a 3 |
| Roteiro, primeira versão | 3 a 5 |
| Ajustes no roteiro | 1 a 2 |
| Pré-produção: equipe, locação, elenco, plano da diária | 3 a 8 |
| Gravação | 1 a 2 |
| Edição até o primeiro corte | 4 a 8 |
| Duas rodadas de revisão | 2 a 4 |
| Finalização: cor, mixagem, GCs e legendas | 2 a 4 |
| Exportação e entrega | 1 |
| Total | 19 a 37 |
Dá de quatro a sete semanas e meia de trabalho, perto do que publicam produtoras de fora.
O guia da Shootsta para clientes no Reino Unido fala em quatro a oito semanas para um vídeo institucional típico, do primeiro briefing ao arquivo final, e a Origin Films, de Toronto, em três a seis semanas para um vídeo de marca.
A pré-produção é a fase que mais varia. Entrevista com funcionários do cliente, gravada no escritório dele, se resolve em três dias. Já uma locação que depende de autorização, ou um teste para escolher o apresentador, leva os oito.
O planejamento da diária está no nosso post sobre cronograma de gravação. Na edição, quem manda é o tamanho do material bruto: quatro horas de entrevista precisam ser decupadas antes de virar uma história de dois minutos.
A vez do cliente é o que mais pesa
Conte as vezes em que o projeto para e espera o cliente:
- a proposta
- os comentários no roteiro
- a aprovação do roteiro
- os comentários no primeiro corte
- os comentários no segundo corte
- a aprovação final
São seis esperas. Se o cliente responde cada uma no dia útil seguinte, os 19 a 37 dias ganham mais seis. Se ele leva três dias úteis em cada, ganham dezoito, três semanas e meia em que a produtora não consegue fazer o projeto andar.
E três dias úteis é o ritmo normal de quem tem outro trabalho para fazer. Seu contato assiste ao corte no dia em que ele chega, guarda os comentários para a reunião semanal com a chefe, e a chefe quer que mais uma pessoa veja.
O guia da Shootsta também põe a demora nas aprovações como o principal motivo de atraso. Quando o cliente some, o post sobre o que fazer quando o cliente demora para aprovar tem mensagens prontas para cobrar o retorno.
Passe o prazo em dias úteis depois de cada aprovação
Uma data única de entrega na proposta supõe que o cliente vai responder rápido. Passe a parte da produtora em dias úteis, contados a partir do fim da parte do cliente:
Primeiro corte em 6 dias úteis depois da gravação. Cada rodada de ajustes em 2 dias úteis depois que recebermos os comentários consolidados. Arquivo final em 1 dia útil depois da aprovação.
Depois ponha isso num calendário. Digamos que o cliente quer um vídeo de dois minutos para a convenção de vendas da quinta, 18 de março, e a diária ficou para a segunda, 22 de fevereiro, já passado o Carnaval.
Da gravação em diante, a produtora precisa de 12 dias úteis: 6 até o primeiro corte, 2 para a primeira rodada de ajustes, 3 para a segunda rodada junto com a finalização e 1 para exportar. Veja o mesmo trabalho com um cliente que responde em um dia útil e outro que leva três.
| Etapa | Cliente responde em 1 dia | Cliente leva 3 dias |
|---|---|---|
| Gravação | seg, 22/2 | seg, 22/2 |
| Envio da v1 | ter, 2/3 | ter, 2/3 |
| Comentários na v1 | qua, 3/3 | sex, 5/3 |
| Envio da v2 | sex, 5/3 | ter, 9/3 |
| Comentários na v2 | seg, 8/3 | sex, 12/3 |
| Envio da versão final | qui, 11/3 | qua, 17/3 |
| Aprovação final | sex, 12/3 | seg, 22/3 |
| Entrega | seg, 15/3 | ter, 23/3 |
Nas duas colunas a produtora trabalhou os mesmos 12 dias. O primeiro vídeo chega três dias antes da convenção, e o segundo, cinco dias depois dela.
Coloque também a parte do cliente no papel, como um prazo de retorno (“comentários em até dois dias úteis depois de cada versão”), e a entrega passa a depender de dois números combinados pelos dois lados.
Nosso post sobre como acabar com as rodadas infinitas de revisão trata de manter o número de rodadas baixo.
O que deixa o projeto mais rápido
- Feche o roteiro antes de reservar a diária. Reescrever o texto depois que equipe, locação e apresentador estão marcados mexe numa data presa a três outras agendas.
- Do lado do cliente, combine que uma pessoa só aprova. Cinco pessoas podem assistir ao corte, mas uma delas junta os comentários e dá a palavra final. Com dois decisores, cada rodada espera pelos dois, e muitas vezes o segundo reabre o que o primeiro já aprovou.
- Peça o material do cliente antes de a edição começar: logo em vetor, manual da marca, fotos de produto, os nomes e cargos dos GCs e a trilha, se a empresa tiver banco próprio. Cada item que chega com a edição pela metade é uma espera pequena que ninguém põe no cronograma.
- Peça os comentários num lote só por rodada, presos ao frame de que falam. Nosso guia sobre como dar feedback de vídeo é bom para mandar a cliente novo.
Quando o cliente pergunta se dá para semana que vem
Antes de responder, pergunte para que é a data. “Semana que vem” quase sempre é um evento ou um lançamento, e com a data real na mão dá para contar de trás para frente e ver quais fases cabem.
Depois ofereça a versão que cabe. Uma semana comporta um corte com material que já existe, ou uma entrevista curta gravada no escritório do cliente, com uma rodada de revisão e alguém que aprove no mesmo dia.
Roteiro, teste de elenco e gravação em locação não cabem. Deixe claro o que depende do cliente:
Conseguimos entregar uma versão de 60 segundos na sexta. Para isso, precisamos do texto aprovado até segunda ao meio-dia e dos seus comentários no primeiro corte até quarta, às 17h. O filme completo, de dois minutos, precisa de mais três semanas.
Se cumprir a data exigir hora extra ou empurrar o job de outro cliente, cobre por isso. Nosso post sobre quanto cobrar por produção de vídeo mostra como calcular a taxa de urgência.
Como isso funciona no RecReview
Toda tarefa no RecReview pode ter duas datas: o prazo prometido ao cliente e um prazo interno, no mesmo dia ou antes dele. O cliente nunca vê o interno.
Por padrão, enviar uma versão marca a tarefa como aguardando o cliente, e o relógio do prazo interno para enquanto o vídeo está com ele.
Os dias que o cliente passa com o corte são somados ao prazo interno da equipe, sem passar do prazo do cliente, e o relógio volta a correr quando ele aprova ou pede alterações. A data prometida ao cliente só muda se você mudar.
O RecReview também mede quanto tempo cada cliente leva para responder, do envio da versão até a aprovação ou o pedido de alterações. Com esse histórico, a tarefa mostra uma entrega prevista: o prazo interno mais uma revisão no ritmo de costume daquele cliente.
Ela fica âmbar quando cai depois da data prometida e verde quando cai antes. Cliente com pouco ou nenhum histórico usa a média do workspace, e a data ganha um ~ na frente.
A Home lista as tarefas que vão atrasar, com tempo para renegociar escopo ou data com o cliente.
Nas Métricas, donos e administradores veem os clientes ordenados pelo tempo médio de revisão, ao lado da média do workspace. Na próxima proposta para um cliente, esse número diz quantos dias dar para a parte dele. Mais detalhes na página de gestão de projetos.
