La mayoría de las productoras sigue la producción en una hoja de cálculo antes que en cualquier otro lado, y durante un tiempo funciona. La hoja se paga sola la primera vez que un productor responde “¿cómo vamos con las versiones cortas de Northwind?” sin recorrer tres hilos de chat.
Cuánto sigue funcionando depende de las columnas. Un seguimiento con Título, Estado y Plazo dura más o menos un mes. El de abajo tiene trece, y cada una responde una pregunta que alguien de la productora va a hacer esta semana.
En resumen
- Dale una fila a cada video que el cliente aprueba por separado, con trece columnas desde el código hasta la fecha de entrega real.
- Mantén Estado y Esperando a como columnas separadas, y agrega un plazo interno unos días antes de la fecha del cliente.
- En Google Sheets, convierte Estado, Fase y Esperando a en listas desplegables y deja que el formato condicional coloree las filas atrasadas.
- La hoja deja de dar abasto cuando la versión, el enlace de revisión y la espera cambian en otro lado y alguien tiene que copiarlos a mano.
Las columnas que necesita todo seguimiento
Dale una fila a cada video que el cliente aprueba por separado, la misma regla que mantiene útil un tablero de producción. El proyecto es una columna, y las versiones son un número dentro de la fila.
| Columna | Qué va en ella |
|---|---|
| Código | Un identificador corto y único, como NWF_014, que también inicia el nombre del archivo |
| Cliente | Quién paga el video |
| Proyecto | La campaña o serie a la que pertenece |
| Título | Un nombre corto que la gente reconozca |
| Estado | Qué le pasa esta semana, de una lista fija |
| Fase | Planificado, pre, rodaje, post o finalizado |
| Responsable | Una persona. Dos nombres significa que no es de nadie |
| Fecha de entrega | La fecha prometida al cliente |
| Plazo interno | Tu propia fecha, unos días antes |
| Versión | El último corte, como v1, v2, v3 |
| Esperando a | Quién tiene que actuar cuando no eres tú |
| Enlace de revisión | El enlace a la versión de la columna Versión |
| Entregado el | El día que salió el final, vacío hasta entonces |
El código une una fila con sus archivos. Con una convención de nombres que lo pone al principio de cada nombre de archivo, nadie adivina qué exportación va con qué línea.
Estado y Esperando a parecen una columna partida en dos, y el ejemplo de abajo muestra por qué no lo son.
El plazo interno existe porque la fecha del cliente supone que nada sale mal, y la distancia entre las dos es espacio para la ronda que nadie planeó. Nuestro post sobre cronogramas de producción tiene números por fase si necesitas dimensionarlo.
Entregado el es la columna que la gente se salta, y la que vas a querer cuando alguien pregunte cuántos videos salieron el trimestre pasado.
Un ejemplo completo para copiar
Pega el bloque de abajo en la celda A1 de una hoja de Google vacía, y cada línea cae en su propia fila. Selecciona la columna A y usa Datos > Dividir texto en columnas. En Excel es Datos > Texto en columnas, con la coma como delimitador.
Código,Cliente,Proyecto,Título,Estado,Fase,Responsable,Fecha de entrega,Plazo interno,Versión,Esperando a,Enlace de revisión,Entregado el
NWF_014,Northwind,Lanzamiento Q4,Pieza de lanzamiento 60s,En revisión,Post,Maya,2026-10-30,2026-10-27,v3,Cliente,(enlace a v3),
NWF_015,Northwind,Lanzamiento Q4,Versión corta 15s,En revisión,Post,Tom,2026-11-04,2026-10-30,v1,Director,(enlace a v1),
HLX_007,Helix,Capacitación,Módulo 7,Cambios,Post,Tom,2026-10-27,2026-10-21,v2,,(enlace a v2),
HLX_006,Helix,Capacitación,Módulo 6,Entregado,Finalizado,Maya,2026-10-16,2026-10-13,v3,,(enlace a v3),2026-10-15
Léelo como si hoy fuera jueves 22 de octubre. Las dos filas de Northwind dicen En revisión, y solo Esperando a te dice que la pieza de lanzamiento está con el cliente mientras la versión corta está con tu propio director.
Una necesita un correo al cliente, la otra necesita que alguien vaya hasta el escritorio del director. Si te guías solo por el estado, las dos reciben el mismo seguimiento.
HLX_007 se pasó de su plazo interno ayer y está a cinco días de la fecha del cliente, el martes 27. Esa es la fila que quieres encendida ahora, mientras hay tiempo para recuperar. HLX_006 salió el 15, un día antes de lo debido, y esa fecha es la que vas a contar al final del trimestre.
Ajustes de Google Sheets que la mantienen honesta
Inmoviliza el encabezado con Ver > Inmovilizar > 1 fila. Después convierte Estado, Fase y Esperando a en listas desplegables. Selecciona la columna debajo del encabezado, abre Datos > Validación de datos, agrega una regla con el criterio Desplegable y escribe las opciones.
En Opciones avanzadas, configúrala para rechazar la entrada, así nadie escribe “en reivsión” y queda fuera de todos los filtros. Mantén la lista de estados en siete u ocho valores; el post sobre kanban repasa cuáles se ganan su lugar.
Para las columnas de fecha, el mismo menú tiene una regla “Es una fecha válida”, que mantiene “el vie que viene” fuera de las celdas que tus fórmulas leen como fechas.
Las filas atrasadas también deberían cambiar de color solas. Selecciona la tabla sin el encabezado (A2:M500 cubre a la mayoría de las productoras), abre Formato > Formato condicional, elige “La fórmula personalizada es” y agrega dos reglas. La primera, en rojo, atrapa las filas que pasaron la fecha del cliente y no se entregaron:
=AND($H2<>"",$H2<TODAY(),$M2="")
La segunda, en ámbar, atrapa las filas que pasaron el plazo interno:
=AND($I2<>"",$I2<TODAY(),$M2="")
Deja la regla roja arriba de la ámbar, porque cuando coinciden las dos, Sheets usa la de arriba.
Los signos de dólar hacen que cada celda de la fila revise la misma fecha, así que cambia de color toda la fila. La parte <>"" está ahí porque una celda vacía cuenta como cero, que es anterior a hoy. Si tu hoja está en español y la fórmula da error, cambia las comas por punto y coma o usa los nombres en español (Y, HOY). En el ejemplo, HLX_007 se pone ámbar el 22 de octubre.
En una segunda pestaña, un conteo te dice cuántos videos están con clientes ahora mismo:
=COUNTIF(K:K,"Cliente")
Otro conteo muestra quién tiene demasiado en el plato. Este cuenta las filas de Maya que no se entregaron, y un tercer video activo para alguien que ya tiene dos plazos encima merece una conversación antes de prometer una fecha:
=COUNTIFS(G:G,"Maya",M:M,"")
Cada persona también puede guardar una vista de filtro (menú Datos) solo con sus filas, que no cambia lo que ven los demás.
Señales de que la hoja de cálculo dejó de dar abasto
Un seguimiento rara vez se rompe en un día. Las celdas se van desactualizando, normalmente en los mismos pocos lugares.
- Las versiones empiezan a vivir en dos lugares. El editor sube la v4 a la herramienta de revisión el jueves a la noche, y la fila sigue diciendo v3, con un enlace a la v3. El cliente ve el corte viejo y manda notas sobre algo que ya se corrigió.
- El cliente empieza a pedir el estado. La hoja no se le puede mandar, porque tiene tus plazos internos y las filas de todos los demás clientes. La respuesta sale por correo, copiada de la hoja, y está desactualizada a la tarde siguiente.
- Los enlaces se pierden en el chat. El enlace de revisión le llegó al cliente por WhatsApp y nunca llegó a la fila, así que quien retoma el trabajo manda uno nuevo, y ahora el cliente tiene dos.
- Nadie la actualiza el viernes. La reunión del lunes arranca con quince minutos de gente llenando filas de memoria.
Cuando aparecen dos o tres de estas, mira de dónde vienen las celdas desactualizadas. La versión, el enlace de revisión, la espera y la fecha de entrega real cambian por algo que pasó en otro lado, como una subida o una aprobación, y alguien tiene que copiar cada uno de esos eventos a mano. Eso se vuelve más difícil con cada cliente que sumas.
Cómo funciona esto en RecReview
En RecReview cada fila de la hoja es una tarea. Cada versión que subes se apila dentro de ella, así que el número de versión y su enlace salen de la propia subida.
Enviar una versión al cliente desde la página de revisión marca la tarea como en espera del cliente, y cada cambio de estado queda en el historial de la tarea con quién lo hizo y cuándo.
La vista Tabla tiene las columnas de la plantilla: código del video, título con la versión actual, cliente, proyecto, responsable, estado, fase, qué está esperando, plazo y plazo interno, además de horas trabajadas, estimadas y restantes.
Tú eliges qué columnas se ven, y la tabla agrupa por cliente, proyecto, estado, responsable o prioridad. Los valores de estado, fase y espera salen de listas que define tu espacio de trabajo, así que no hay nada que escribir mal.
El filtro Atrasadas muestra las tareas que pasaron la fecha del cliente y no están en un estado terminado. Por defecto el reloj del plazo se pausa mientras una tarea espera al cliente, y las tareas pausadas quedan fuera de ese filtro.
Los propietarios y administradores pueden importar un seguimiento existente en .xlsx o CSV, de hasta 5,000 filas, asociando cada columna a un campo de la tarea como código, título, cliente, proyecto, estado, fase, fecha de entrega u horas estimadas. Las columnas con nombres de campo reconocidos, como Code, Title, Client, Project, Status, Phase y Due date, se asocian solas.
Cada estado de la hoja se asigna a uno de los tuyos, opcionalmente con una fase y un marcador de espera, los clientes y proyectos que faltan se pueden crear en el camino, y se conservan los códigos de la hoja.
Las columnas de responsable y plazo interno no entran con el archivo, así que selecciona las tareas importadas en la tabla y define las dos a la vez. Para un lote nuevo sin hoja, pegar una lista de hasta 100 títulos crea una tarea por línea, con cliente, proyecto, responsables, los dos plazos, estado y fase definidos una sola vez para todas.
Los clientes tienen su propia vista. La pestaña Entregas del portal del cliente exporta a XLSX, una hoja por proyecto, con el código, el título, el estado, la fase, la duración, el plazo y el enlace de cada video, y tu plazo interno queda afuera. Más en la página de gestión de proyectos.
