Quase toda produtora controla os vídeos numa planilha antes de qualquer outra ferramenta, e por um tempo dá certo. A planilha se paga na primeira vez que o produtor responde “como estão os cortes da Lumen?” sem rolar três conversas de WhatsApp.
Quanto tempo ela aguenta depende das colunas. Planilha com Título, Status e Prazo dura um mês, se tanto. A de baixo tem treze, e cada uma responde a uma pergunta que alguém da produtora vai fazer nesta semana.
Em resumo
- Cada vídeo que o cliente aprova separadamente ganha uma linha, com treze colunas, do código ao entregue em.
- Status e Aguardando ficam em colunas separadas, e o prazo interno fica alguns dias antes da data do cliente.
- No Planilhas Google, transforme Status, Fase e Aguardando em listas suspensas e deixe a formatação condicional pintar as linhas atrasadas.
- A planilha deixa de dar conta quando versão, link e aguardando mudam em outro lugar e alguém precisa copiar tudo à mão.
As colunas que a planilha precisa ter
Cada vídeo que o cliente aprova separadamente ganha uma linha, a mesma regra que mantém um quadro kanban de pé. O projeto vira coluna, e a versão vira um número dentro da linha.
| Coluna | O que vai nela |
|---|---|
| Código | Um identificador curto e único, como LUM_014, que também abre o nome do arquivo |
| Cliente | Quem paga o vídeo |
| Projeto | A campanha ou a série de que ele faz parte |
| Título | Um nome curto que todo mundo reconhece |
| Status | O que está acontecendo com o vídeo nesta semana, de uma lista fechada |
| Fase | Previsto, pré, gravação, pós ou finalizado |
| Responsável | Uma pessoa. Dois nomes é o mesmo que nenhum |
| Prazo | A data prometida ao cliente |
| Prazo interno | A data da equipe, alguns dias antes |
| Versão | O corte mais recente: v1, v2, v3 |
| Aguardando | Quem precisa agir quando não é a sua equipe |
| Link de revisão | O link da versão que está na coluna Versão |
| Entregue em | O dia em que o final saiu, em branco até lá |
O código liga a linha aos arquivos. Com uma convenção de nomes que o põe no começo de todo arquivo, ninguém adivinha qual exportação é de qual linha.
Status e Aguardando parecem repetidos, e o exemplo abaixo mostra por que não são.
O prazo interno existe porque a data do cliente supõe que nada vai dar errado, e a folga entre os dois é o espaço da rodada que ninguém previu. O post sobre quanto tempo leva um vídeo institucional ajuda a dimensionar essa folga.
Entregue em é a coluna que todo mundo pula, e a que você vai querer quando perguntarem quantos vídeos saíram no trimestre.
Um exemplo preenchido para copiar
Cole o bloco abaixo na célula A1 de uma planilha vazia do Planilhas Google (o Google Sheets), selecione a coluna A e use Dados > Dividir texto em colunas, com ponto e vírgula como separador. No Excel, é Dados > Texto para Colunas.
Código;Cliente;Projeto;Título;Status;Fase;Responsável;Prazo;Prazo interno;Versão;Aguardando;Link de revisão;Entregue em
LUM_014;Lumen;Lançamento;Filme 60s;Em revisão;Pós;Marina;2026-10-30;2026-10-27;v3;Cliente;(link da v3);
LUM_015;Lumen;Lançamento;Corte 15s;Em revisão;Pós;Rafael;2026-11-04;2026-10-30;v1;Diretor;(link da v1);
VRT_007;Vértice;Treinamento;Módulo 7;Alterações;Pós;Rafael;2026-10-27;2026-10-21;v2;;(link da v2);
VRT_006;Vértice;Treinamento;Módulo 6;Entregue;Finalizado;Marina;2026-10-16;2026-10-13;v3;;(link da v3);2026-10-15
Leia como se hoje fosse quinta-feira, 22 de outubro. As duas linhas da Lumen dizem Em revisão, e só a coluna Aguardando conta que o filme está com o cliente e o corte está parado com o diretor da casa.
Um pede um e-mail para o cliente, o outro pede alguém ir até a mesa do diretor. Pelo status, os dois levariam a mesma cobrança.
O VRT_007 estourou o prazo interno ontem e ainda está a cinco dias da data do cliente, terça, dia 27. É a linha que você quer acesa hoje, enquanto dá para correr atrás. O VRT_006 saiu no dia 15, um dia antes do prazo, e é essa data que você vai somar no fim do trimestre.
Ajustes no Planilhas Google que seguram a planilha
Congele o cabeçalho em Ver > Congelar > 1 linha. Depois transforme Status, Fase e Aguardando em listas suspensas: selecione a coluna abaixo do cabeçalho, abra Dados > Validação de dados, crie uma regra com o critério de menu suspenso e digite as opções.
Nas opções avançadas, mande rejeitar o que estiver fora da lista, para ninguém digitar “Em revisao” sem acento e sumir dos filtros. Segure a lista de status em sete ou oito valores; o post sobre kanban discute quais merecem entrar.
Nas colunas de data, o mesmo menu tem uma regra de data válida, que barra um “sexta que vem” digitado à mão.
Linha atrasada também deveria mudar de cor sozinha. Selecione a tabela sem o cabeçalho (A2:M500 costuma bastar), abra Formatar > Formatação condicional, escolha a opção de fórmula personalizada e crie duas regras. A primeira, em vermelho, pega o que passou da data do cliente e não foi entregue:
=E($H2<>"";$H2<HOJE();$M2="")
A segunda, em amarelo, pega o que passou do prazo interno:
=E($I2<>"";$I2<HOJE();$M2="")
As fórmulas seguem a planilha configurada para o Brasil. Se a sua estiver em inglês, troque E por AND, HOJE por TODAY e o ponto e vírgula por vírgula.
Deixe a regra vermelha acima da amarela, porque, quando as duas valem, a planilha aplica a de cima.
O cifrão faz toda célula da linha olhar para a mesma data, e a linha inteira muda de cor. A parte <>"" está ali porque célula vazia vale zero, que é antes de hoje. No exemplo, o VRT_007 fica amarelo no dia 22.
Numa segunda aba, uma conta diz quantos vídeos estão com clientes agora:
=CONT.SE(K:K;"Cliente")
Outra conta mostra quem está com coisa demais. Esta conta as linhas da Marina que ainda não foram entregues, e um terceiro vídeo ativo para quem já tem dois prazos correndo merece uma conversa antes de você prometer data:
=CONT.SES(G:G;"Marina";M:M;"")
Sinais de que a planilha não dá mais conta
Planilha raramente quebra de um dia para o outro. As células vão ficando velhas, quase sempre nos mesmos lugares.
- A versão passa a morar em dois lugares. O editor sobe a v4 na quinta à noite e a linha continua dizendo v3, com o link da v3. O cliente assiste ao corte antigo e comenta o que já foi corrigido.
- O cliente começa a pedir status. A planilha não pode ir para ele, porque tem os prazos internos e as linhas de todos os outros clientes. A resposta sai por e-mail, redigitada da planilha, e na tarde seguinte já está velha.
- O link se perde no WhatsApp. O link de revisão foi para o cliente no grupo e nunca chegou na planilha, aí quem pega o job depois manda outro, e o cliente fica com dois.
- Ninguém atualiza na sexta. A reunião de segunda começa com quinze minutos de gente preenchendo linha de memória.
Quando aparecem dois ou três desses, repare de onde vêm as células velhas. Versão, link, aguardando e entregue em mudam por causa de algo que aconteceu em outro lugar, como um upload ou uma aprovação, e alguém precisa copiar cada evento à mão, trabalho que cresce a cada cliente novo.
Como isso funciona no RecReview
No RecReview, cada linha da planilha é uma tarefa. Toda versão que você sobe entra empilhada nela, então o número da versão e o link para ela vêm do próprio upload.
Enviar uma versão para o cliente pela página de revisão marca a tarefa como aguardando o cliente, e cada mudança de status entra no histórico da tarefa, com quem fez e quando.
A visualização em Tabela tem as colunas do modelo: código do vídeo, título com a versão atual, cliente, projeto, responsável, status, fase, por quem o vídeo está esperando, prazo e prazo interno, além das horas trabalhadas, estimadas e restantes.
Você escolhe quais colunas aparecem, e a tabela agrupa por cliente, projeto, status, responsável ou prioridade. Status, fase e bloqueio vêm de listas do workspace, então ninguém digita errado.
O filtro Atrasadas mostra as tarefas que passaram da data do cliente e não estão num status de concluído. Por padrão, o relógio do prazo pausa enquanto a tarefa espera o cliente, e as pausadas ficam fora desse filtro.
O dono e os admins do workspace podem importar a planilha que já existe, em .xlsx ou CSV, com até 5.000 linhas, ligando cada coluna a um campo da tarefa, como código, título, cliente, projeto, status, fase, prazo ou horas estimadas. Colunas chamadas Código, Título, Cliente, Projeto, Status, Fase e Prazo, como neste modelo, são reconhecidas sozinhas.
Cada status da planilha vira um dos seus, com fase e bloqueio opcionais, cliente e projeto que ainda não existem podem ser criados na hora, e os códigos da planilha são mantidos.
Responsável e prazo interno não entram pelo arquivo, então selecione as tarefas importadas na tabela e defina os dois de uma vez. Para um lote novo, colar uma lista de até 100 títulos cria uma tarefa por linha, com cliente, projeto, responsáveis, os dois prazos, status e fase definidos uma vez para todas.
A aba Entregas do portal do cliente exporta para XLSX, uma aba por projeto, com código, título, status, fase, duração, prazo e link de cada vídeo, e o seu prazo interno fica de fora. Mais na página de gestão de projetos.
