Toda produtora tem um processo. Na maioria das pequenas, ele mora na cabeça de quem produz, e funciona até essa pessoa tirar férias ou entrar um segundo editor na casa.
O procedimento operacional padrão, o tal SOP, põe no papel a parte do trabalho que se repete em todo job, para a próxima pessoa fazer do mesmo jeito sem precisar perguntar.
Em resumo
- Escreva em umas duas páginas o que acontece com todo job, sem a parte artística.
- Dê a cada etapa um critério de saída que qualquer pessoa consiga checar e um dono, definido pela função.
- Quase todo job dá errado na passagem de bastão, então peça um recado com todo export interno e defina quem junta os comentários.
- Deixe para a ferramenta os passos que são consequência de algo que já aconteceu, e ponha um nome do lado de cada decisão.
- Revise o SOP a cada trimestre, e deixe quem bateu no problema escrever a mudança.
Duas páginas, não um manual
Escreva o que acontece com todo job, seja qual for o cliente: as etapas, o que precisa estar resolvido para o job sair de cada uma, quem responde por ela e o que passa de mão em mão.
A parte artística fica de fora. Tratar a cor de material em log ou dar ritmo a uma entrevista é assunto de quem faz, e documento que tenta cobrir isso envelhece rápido.
Comece pelos três últimos jobs entregues, não pelo processo dos sonhos. Anote os passos que eles tiveram em comum e, onde foram diferentes, fique com a versão que deu mais certo.
O que muda de job para job ganha documento próprio, com link no SOP: o modelo de briefing, o checklist de pré-produção, o padrão de nome de arquivo e a estrutura de pastas.
Etapas com um “pronto” que dá para conferir
Cada etapa precisa de um critério de saída que qualquer pessoa consiga checar. “Roteiro pronto” é opinião. “Roteiro aprovado por escrito pela pessoa que o briefing indicou” se confere abrindo um e-mail.
Como cada etapa começa quando a anterior termina, não precisa de critério de entrada separado, e só essa regra já impede de marcar diária com roteiro que ninguém aprovou.
| Etapa | Pronta quando | Dono |
|---|---|---|
| Briefing | Assinado, com o aprovador definido | Produtor |
| Roteiro | Aprovado por escrito por esse aprovador | Produtor |
| Pré-produção | Checklist fechado, ordem do dia enviada | Produtor |
| Gravação | Material descarregado em duas cópias e conferido | Câmera ou DIT |
| Primeiro corte | Revisado na casa e enviado com o objetivo da rodada | Editor, depois produtor |
| Rodadas | Versão final aprovada por escrito | Produtor |
| Entrega | Pacote enviado, link de download testado | Produtor |
| Arquivo | Pasta arquivada, regra do bruto aplicada | Editor |
Cada linha tem um dono só, definido pela função. Quando a etapa tem dois donos, cada um acha que o outro está cuidando. Numa produtora de três pessoas o produtor vai ser dono de quase todas as linhas, e tudo bem, desde que esteja escrito.
Na pós, as etapas se sobrepõem, então o SOP diz quando cada uma pode começar. Cor e mixagem final só começam com o corte travado (picture lock). Desenho de som e grafismo podem começar no primeiro corte, desde que todo mundo saiba que vão precisar de outra passada depois do travamento.
Ao lado das rodadas, anote quantas o contrato inclui e o que acontece quando acabam (como parar com as rodadas sem fim). A linha da entrega aponta para o seu pacote de entrega, e a do arquivo para por quanto tempo guardar o bruto.
As passagens de bastão que quebram
Quase todo job que dá errado dá errado entre duas pessoas. Do editor para o produtor, o clássico é o export jogado no grupo da equipe às 23h. O produtor abre no celular na manhã seguinte e não sabe que versão é aquela nem qual trilha ainda é provisória.
Peça um recado curto junto de todo export interno, dizendo o que mudou e o que ainda falta. Se o nome do arquivo segue o padrão, ninguém precisa adivinhar a versão.
Do produtor para o cliente, corte enviado sem contexto é revisado em tudo, inclusive na cor provisória. A mensagem do produtor diz para que serve a rodada e até quando os comentários precisam chegar. Quem aprova já ficou combinado no briefing.
Aí os comentários voltam por e-mail, numa ligação e no WhatsApp, às vezes um contradizendo o outro. O SOP define quem junta tudo numa lista só, em cima da versão, antes de o editor abrir a timeline. Normalmente é o produtor.
O freela recebe as mesmas regras na ficha do job, e o cliente novo ouve todas elas no kickoff.
O que automatizar e o que fica com uma pessoa
Se o passo é consequência de algo que já aconteceu, uma ferramenta pode fazer:
- Quando a versão vai para o cliente, o job passa a esperar por ele, então o quadro pode mostrar isso e o prazo interno pode parar de correr.
- Quando o cliente aprova, a tarefa está concluída.
- Quando uma etapa fecha, o checklist da próxima pode abrir sozinho, e ninguém deveria precisar lembrar de mandar o e-mail de revisão.
Decidir que o corte está bom para mostrar, escolher entre os comentários de dois diretores do cliente e avisar que a data vai escorregar são decisões que alguém toma e pelas quais responde. O SOP põe um nome do lado de cada uma.
Como manter o SOP vivo
Sem ninguém olhando, o SOP descola da realidade em poucos meses. Ponha número de versão e data no topo e reserve meia hora por trimestre para ler o documento ao lado dos últimos jobs.
Apague os passos que ninguém segue, ou escreva por que eles importam.
Entre uma revisão e outra, quem bateu no problema escreve a mudança. O editor que perdeu uma manhã por causa de uma trilha sem licença acrescenta uma linha sobre licenças na etapa de briefing. O dono do documento aprova, mas quem escreve é quem estava mais perto.
Gente nova na equipe é um bom teste. Peça a quem acabou de chegar que siga o SOP no primeiro job e marque onde o escrito não bateu com o que aconteceu.
Um modelo de SOP para copiar
Cole num documento e preencha os colchetes.
SOP DE PRODUÇÃO: [PRODUTORA]
Versão 1.0, [data]
Dono do documento: [nome]
1. BRIEFING
Pronto: assinado, com aprovador
Dono: [produtor]
2. ROTEIRO
Pronto: aprovado por escrito
Dono: [produtor]
3. PRÉ-PRODUÇÃO
Pronto: checklist fechado
Dono: [produtor]
4. GRAVAÇÃO
Pronto: material em 2 cópias
Dono: [câmera/DIT]
5. PRIMEIRO CORTE
Pronto: passou na revisão
interna, foi com objetivo
da rodada e prazo
Dono: [editor] > [produtor]
6. RODADAS
Incluídas: [2]
Junta os comentários: [nome]
Pronto: final aprovada
por escrito
7. ENTREGA
Pronto: pacote enviado,
link testado
Dono: [produtor]
8. ARQUIVO
Pronto: pasta arquivada
Bruto guardado até: [data]
Dono: [editor]
PASSAGENS DE BASTÃO
Editor > produtor:
versão, o que mudou, pendências
Produtor > cliente:
objetivo, prazo, quem aprova
ARQUIVOS
Nomes: [link]
Pastas: [link]
REVISÃO
A cada trimestre. Quem achou
o problema escreve a mudança.
Como isso funciona no RecReview
No RecReview, as etapas do seu SOP viram três campos em cada tarefa:
- A fase diz em que ponto da vida o vídeo está, de Previsto a Finalizado.
- O status é a coluna do quadro.
- O bloqueio diz por quem o vídeo está esperando, com categoria cliente ou interna.
Proprietários e admins criam, renomeiam e reordenam os três em Fluxo de Trabalho, nas configurações do workspace, e escolhem quais status contam como concluídos.
Aprovar internamente, enviar para o cliente e pedir alteração são permissões, abertas por padrão a proprietários, admins e editores e ajustáveis nas configurações da Equipe.
As automações são regras com um gatilho, condições opcionais e ações que rodam em ordem. Só proprietários e admins mexem nelas, e qualquer regra pode ser desligada sem ser apagada.
Os modelos Produção de Vídeo, Agência e Automações Básicas já cuidam do ciclo de revisão. Enviar a versão ao cliente marca a tarefa como aguardando o cliente, e o modelo leva para Em revisão e pausa o prazo interno, enquanto a data prometida ao cliente fica onde está.
Pedido de alteração devolve a tarefa para A iniciar, e a aprovação leva para Entregue e para a fase Finalizado.
O modelo Produção de Vídeo também passa uma tarefa da fase Previsto para Pré-produção quando o roteiro sobe e cria as subtarefas de Roteiro a Entrega Final conforme o trabalho anda.
Uma etapa que o modelo não tem, como uma correção de cor separada, vira mais uma regra: quando a subtarefa Edição for concluída, criar a subtarefa Cor com prazo de dois dias.
Quando uma regra muda status, fase ou bloqueio, pausa um prazo ou manda e-mail, o histórico de atividades da tarefa mostra a mudança com o nome da regra.
Se o cliente aprovou numa ligação, registre a aprovação na versão e diga como ele avisou, e ela vale como uma aprovação feita no app. Mais na página de automação de fluxo.
