La hoja de llamado es la página que todo el equipo de un rodaje abre la noche anterior, y otra vez en el auto a la mañana siguiente. Responde las preguntas que de otro modo la gente le mandaría por mensaje al productor a las 6:40 de la mañana. ¿A qué hora tengo que estar?, ¿dónde estaciono?, ¿por quién pregunto en la puerta?, ¿a qué hora es el almuerzo?
En un largometraje ocupa varias páginas. Un rodaje corporativo necesita una sola, y abajo encontrarás una plantilla para copiar, un ejemplo completo y qué hacer cuando el día cambia después de enviarla.
Cómo armar el cronograma se explica en cómo armar un plan de rodaje, y lo que hay que confirmar antes de llegar a este punto está en el checklist de preproducción.
En resumen
- Una hoja de llamado responde las preguntas de la mañana: cuándo llegar, dónde estacionar, por quién preguntar en la puerta, a qué hora es el almuerzo.
- El talento, el cliente y cualquier persona que se necesite para un solo bloque tienen su propio horario de llamado.
- Envíala la tarde anterior a todas las personas que aparecen en ella, y pídeles que respondan que la recibieron.
- El día del rodaje, una sola persona es dueña de la hoja, y un horario de llamado que cambia se avisa con una llamada o un mensaje antes de actualizar la hoja.
Qué va en una hoja de llamado
- El encabezado tiene el proyecto, la fecha y el llamado general, que es cuando el equipo empieza a trabajar. Agrega el cierre previsto y la hora en que tienen que haber salido del edificio, los dos números que el productor mira todo el día.
- Un horario de llamado para cada persona. Llamado significa en el set y listo para trabajar, así que una presentadora citada a las 9:00 se sienta en maquillaje a las 9:00 y la primera toma es a las 9:30. El talento, el cliente y cualquier persona que se necesite para un solo bloque tienen su propio horario en lugar del llamado general, para que nadie espere dos horas en un lobby.
- La sección de locación tiene la dirección completa, dónde descargar y estacionar, qué entrada usar y quién los deja pasar. “Recepción de seguridad, preguntar por Daniel” ahorra diez minutos en la puerta. La mayoría de estas respuestas salen del scouting de locación.
- Los contactos son el productor, la persona del cliente ese día y alguien del edificio, con números de celular. Los números personales del talento van en la hoja solo si estuvieron de acuerdo, y el productor puede ser el número único para todos los demás.
- El cronograma es la lista de bloques con sus horas de inicio, copiada del plan de rodaje y no rearmada aquí.
- Debajo, qué ponerse y qué llevar, por persona cuando difiere: vestuario para quienes salen en cámara (consejos para empleados que no son actores), credenciales del edificio, muestras de producto.
- Para cualquier cosa que se grabe en exteriores, agrega el pronóstico y la hora de la puesta de sol de esa fecha. Un exterior planeado para las 5 de la tarde en noviembre puede terminar a oscuras.
- Los sets más grandes también indican el hospital más cercano con sala de urgencias, que se busca en un minuto.
- Notas recoge el resto, como una sala de reuniones que hay que dejar como estaba.
Una plantilla de hoja de llamado para copiar
HOJA DE LLAMADO
Proyecto:
Fecha:
Llamado general:
Cierre previsto:
Salida de la locación antes de:
LOCACIÓN
Dirección:
Descarga / estacionamiento:
Entrada, preguntar por:
HORARIOS DE LLAMADO
Nombre, rol: horario de llamado
CONTACTOS
Productor:
Cliente ese día:
Contacto de la locación:
CRONOGRAMA
Hora, bloque, duración
QUÉ PONERSE Y QUÉ LLEVAR
CLIMA Y PUESTA DE SOL
(solo exteriores)
HOSPITAL MÁS CERCANO
NOTAS
Un ejemplo completo para un rodaje corporativo de un día
El ejemplo es un video de marca para un cliente ficticio, Northwind, grabado en su oficina: una entrevista al CEO, tres testimonios de empleados y B-roll. El muelle de carga cierra a las 16:00, así que el plan termina a las 15:00 y deja una hora de margen.
HOJA DE LLAMADO: video de marca Northwind
Miércoles 11 de noviembre
Llamado general: 07:30
Cierre previsto: 15:00
Salida del edificio antes de: 16:00
| Hora | Bloque | Duración |
|---|---|---|
| 07:30 | Llamado del equipo: descarga, armado del set de entrevista | 90 min |
| 09:00 | CEO: maquillaje, micrófono, lectura | 30 min |
| 09:30 | Entrevista al CEO | 60 min |
| 10:30 | Cambio de set para testimonios | 15 min |
| 10:45 | Testimonio 1 | 25 min |
| 11:10 | Testimonio 2 | 25 min |
| 11:35 | Testimonio 3 | 25 min |
| 12:00 | Almuerzo | 60 min |
| 13:00 | B-roll: oficina y lobby | 90 min |
| 14:30 | Cierre y carga | 30 min |
| 15:00 | Salida |
| Quién | Llamado | Nota |
|---|---|---|
| Productor, cámara, luces, sonido | 07:30 | Muelle de carga en Pier Lane |
| Maquilladora | 08:30 | Se instala en la sala 4B |
| Helen Park, CEO | 09:00 | Maquillaje, después entrevista |
| Laura Chen, marketing del cliente | 09:15 | Mira desde el monitor |
| Sam, ventas | 10:30 | Testimonio 1 |
| Priya, soporte | 10:55 | Testimonio 2 |
| Marco, ingeniería | 11:20 | Testimonio 3 |
- Locación: Northwind, 120 Harbor Street, 4.º piso. Las camionetas descargan en el muelle de Pier Lane y después estacionan en el estacionamiento de visitas, nivel -1. Daniel, de seguridad, tiene las credenciales.
- Contactos: Ana, productora, (212) 555-0142. Laura, cliente, (212) 555-0187. Daniel, seguridad, (212) 555-0110.
- Qué ponerse y qué llevar: una segunda camisa para el CEO, colores lisos para los testimonios, negro para el equipo. Laura lleva muestras de producto para el B-roll.
- Clima: rodaje en interiores, lluvia hasta las 10:00, así que los estuches necesitan fundas en el muelle.
- Hospital más cercano: Harbor General, 2 Bay Avenue, a 6 minutos en auto.
- Notas: la cocina junto a la sala de entrevista queda cerrada al personal de 09:30 a 12:00.
Los testimonios se citan 15 minutos antes de su turno, lo suficiente para un micrófono y un saludo rápido, y la maquilladora media hora antes que el CEO.
Cuándo enviarla y a quién
Envíala la tarde anterior, una vez que la sala está reservada, todos los que salen en cámara confirmaron y el cronograma es definitivo. Una hoja enviada en la mañana y corregida en la noche hace que la mitad del equipo lea la versión vieja.
Para un inicio a las 6 de la mañana o un rodaje en otra ciudad, envíala con dos días de anticipación y un recordatorio el día anterior.
Va a todas las personas que aparecen en ella, pidiéndoles que respondan que la recibieron. A quien no responda, hay que llamarlo. El contacto del cliente también la recibe, con una línea sobre lo que tiene que hacer ese día, como registrar al equipo en la entrada o estar disponible a las 9:15.
Cuando el día cambia
Algo se va a mover. Las 9:00 del CEO se vuelven 9:40, o un testimonio cancela en el desayuno. Decide de antemano quién es dueño de la hoja de llamado ese día, normalmente el productor.
Si un cambio solo afecta el bloque que está corriendo, avísale a la gente que está en la sala y sigue. Si mueve el horario de llamado de alguien, llama o escríbele a esa persona y espera la respuesta, porque nadie vuelve a leer la hoja de llamado una vez que está en el tren.
Después actualiza la hoja, con la hora del cambio arriba (“Actualizado 08:20: los testimonios empiezan a las 11:15”), para que quien la abra después vea el día actual.
El cliente prefiere un solo mensaje con los nuevos horarios a una seguidilla de pequeñas correcciones. Si la mañana se atrasó 25 minutos, dilo en la pausa, junto con lo que vas a recortar para terminar a tiempo.
Cómo funciona esto en RecReview
RecReview no tiene una hoja de llamado aparte ni un PDF para imprimir. El plan de producción cumple esa función en un enlace. Su encabezado tiene la fecha, la hora de inicio, la locación y el equipo.
Las locaciones guardadas en la configuración del espacio de trabajo pueden llevar una dirección, que el encabezado del plan enlaza a Google Maps.
Cada bloque toma su horario del inicio del día y de los bloques anteriores: Llegada del equipo, Llegada del talento, pausas, Cambio de set, Cierre y un bloque por video. Con Llegada del talento justo después, la duración del bloque Llegada del equipo define el llamado del talento.
Los bloques de video tienen una columna Talento para quien sale en cámara, y cualquier bloque puede llevar una nota.
El enlace para compartir se abre sin iniciar sesión y puede tener contraseña, y generar un enlace nuevo desactiva el anterior. La página compartida muestra la fecha, el inicio, el nombre de la locación y cada bloque con su horario, talento y nota.
Se actualiza en vivo, así que cuando un bloque cambia en el plan o se marca como hecho en el set, los horarios siguientes se mueven en cada celular que tiene la página abierta.
Las notas del plan y las notas guardadas con una locación no aparecen en la página compartida, y tampoco la dirección, solo el nombre de la locación.
La dirección, el estacionamiento, los teléfonos, el clima y el hospital más cercano van en la nota del primer bloque, ya que no hay campos para ellos, y conviene ponerle contraseña una vez que hay números en ella.
Enviar al cliente manda el plan por correo con la fecha, la hora de inicio, la locación y el enlace, más un mensaje tuyo, a los contactos principales del cliente o a quien agregues. El plan también aparece en el portal del cliente, en Grabaciones.
Con Google Calendar conectado, el plan se convierte en un evento desde el inicio hasta el cierre previsto del día, con un enlace de Meet, el equipo ya seleccionado y los contactos principales del cliente seleccionados por defecto. Un freelancer fuera del espacio de trabajo se puede agregar por correo.
