Cuando un fee mensual llega a la renovación, la conversación suele volver al único video que se atrasó. Nadie menciona los veinte que salieron el día prometido, porque nadie los anotó.
Un informe corto al principio de cada mes resuelve eso, y te da un lugar fijo para decirle al cliente qué necesitas de él a continuación.
Este es un informe de producción, el que una productora le envía a un cliente para el que hace videos todos los meses. Las visualizaciones, el alcance y los resultados de los anuncios van en otro informe, que normalmente escribe quien maneja los canales del cliente.
En resumen
- Un informe mensual de una página cubre seis secciones: entregado, en curso, fechas cumplidas, revisiones, lo que viene y lo que necesitas del cliente.
- Escribe los números chicos como fracción, como “6 de 7”, y ponle una fecha a cada pedido.
- Compara el tiempo de revisión del cliente con el plazo acordado, nunca con otros clientes, y nunca nombres a una persona.
- Deja fuera las horas brutas, las culpas internas y las visualizaciones y el alcance.
- Envíalo el mismo día hábil cada mes, un día antes de una llamada corta.
Qué va en el informe
Seis secciones caben en una página. Copia el esquema en lo que uses para escribir el informe:
[Cliente] · Informe de [mes]
1. Entregado
cantidad, minutos, lista
2. En curso
video · etapa · esperando a
3. Fechas cumplidas
a tiempo / entregados
4. Revisiones
tiempo promedio de revisión
versiones hasta la aprobación
5. Lo que viene
rodajes y entregas
6. Lo que necesitamos de ti
punto · para cuándo
Entregado es la cantidad de videos que llegaron a la aprobación final ese mes, su duración total y los títulos. Elige esa definición una vez y mantenla. Si el fee mensual tiene un tope de volumen, muestra la cantidad frente al tope.
En curso enumera cada video abierto con su etapa (guion, rodaje, edición, revisión) y a quién está esperando: a ti, al cliente o a alguien más, como un locutor o el equipo legal del cliente. Usa las palabras del cliente para las etapas.
Fechas cumplidas cuenta las entregas que llegaron en la fecha que prometiste. Con números chicos, escribe la fracción, porque “6 de 7” se lee mejor que 86%.
Si tu contrato corre la fecha día por día cuando las notas llegan tarde, cuenta contra la fecha corrida y dilo en una línea. Esa regla se explica en qué hacer cuando un cliente tarda demasiado en aprobar.
Revisiones lleva el tiempo promedio que tarda el cliente en responder una versión y la cantidad promedio de versiones que hicieron falta para llegar a la aprobación.
Lo que viene tiene los días de rodaje del mes siguiente, con lugar y hora, y las fechas de entrega ya prometidas (plazos de producción de video muestra cómo el tiempo de revisión alimenta esas fechas).
Lo que necesitamos de ti pone las cosas en movimiento, y cada punto tiene una fecha.
Un ejemplo completo
El cliente y los números son inventados, y todos los totales cuadran. El fee mensual cubre hasta ocho videos al mes, sobre todo cortes cortos para redes sociales.
| Entregado en septiembre | Videos | Duración |
|---|---|---|
| Reels de Instagram | 5 | 3:45 |
| Testimonio de cliente | 1 | 2:30 |
| Resumen de evento | 1 | 3:10 |
| Total | 7 de 8 | 9:25 |
Fechas cumplidas: 6 de 7. El resumen del evento salió el 19 en lugar del 17, porque rehicimos la mezcla de sonido después de la primera exportación.
Revisiones: salieron 12 versiones para estos siete videos. Tu equipo respondió en 2,5 días hábiles en promedio, dentro de los 3 que planificamos. Tres videos se aprobaron en la primera versión, tres en la segunda y el resumen del evento en la tercera, un promedio de 1,7.
| En curso | Etapa | Esperando a |
|---|---|---|
| Lanzamiento de producto | Edición, v1 sale el 3 de octubre | Nosotros |
| Testimonio 2 | v2 contigo desde el 29 de septiembre | Ti, notas para el 2 de octubre |
| Reel de reclutamiento | Planificación del rodaje | Ti, a quién vamos a grabar |
Lo que viene: entrevistas en tu oficina el 9 de octubre a las 9 de la mañana, dos personas, y tomas de producto en el depósito el 23 de octubre.
Lo que necesitamos de ti:
- Nombres y cargos de las dos personas entrevistadas para el 6 de octubre, para los cintillos.
- Notas sobre el testimonio 2 para el 2 de octubre, para que pueda salir el 7.
- Una sola persona que apruebe la serie de resúmenes de eventos. Este mes dos personas enviaron notas opuestas sobre la v2.
Cómo informar el tiempo de revisión sin señalar culpables
El tiempo de revisión del cliente es el número con más probabilidades de empezar una discusión, y el más útil para planificar.
Compáralo con el plazo que acordaron, nunca con otros clientes. “2,5 días, dentro de los 3 que planificamos” es un hecho. “Más lento que la mayoría de nuestros clientes” suena a queja, y un ranking de clientes queda en tu propia pantalla.
Cuéntalo igual todos los meses y explica el método una vez: desde el día en que sale una versión hasta el día en que vuelven las notas o una aprobación, en días hábiles o corridos. Cambiar de método puede hacer que un mes normal se vea mal.
Úsalo para planificar. “El video de la campaña tiene dos rondas. A 2,5 días hábiles por ronda, son cinco días hábiles con tu equipo además de nuestros ocho días de edición y terminación, trece en total.”
Habla del equipo del cliente, nunca de una persona con nombre. “Tu equipo tardó cuatro días” está bien. Una frase que nombra a Marcos, en un documento que lee su jefe, te cuesta buena voluntad.
Cuando una persona realmente es el cuello de botella, plantéalo en la llamada con una propuesta, como una sola persona que aprueba por video (cómo manejar feedback contradictorio explica cómo).
Las versiones hasta la aprobación funcionan igual, y las rondas que fueron culpa tuya también cuentan. Si la v3 del resumen del evento solo corrigió tu propio problema de sonido, dilo.
Qué dejar fuera
Las horas brutas quedan fuera. En un fee mensual el cliente compra videos, y una línea que dice que un reel de 45 segundos llevó nueve horas abre una negociación sobre el reel.
Las horas van en tu propia revisión de precios (registro de horas para editores de video). Si el contrato cobra por hora, eso es una factura, un documento aparte.
Lo mismo con las culpas internas. “El colorista freelancer entregó tarde” le dice al cliente que no controlas a tus proveedores.
Contrataron a la productora, así que la productora se atrasó. Escribe qué pasó y qué cambiaste.
Las 40 notas sobre el testimonio viven en la herramienta de revisión. El informe dice que el video tomó dos rondas y por qué hubo una segunda.
Y si otra agencia maneja las redes sociales del cliente, las visualizaciones y el alcance van en su informe. En el tuyo harían que el lado de producción pareciera responsable del alcance de un reel.
Cómo enviarlo
Envíalo el mismo día hábil cada mes, por ejemplo el segundo, para que el cliente empiece a esperarlo. Pon lo principal en el asunto (“Septiembre: 7 videos entregados, 3 en curso, 2 cosas que necesitamos”) y mantén la página lo bastante corta para leerla en un celular.
Envía la página un día antes de una llamada de 20 o 30 minutos. El cliente lee los números antes, y la llamada se dedica a los rodajes del mes siguiente y a lo que necesitas de ellos. Una página enviada sin llamada suele leerse por encima.
Guarda todos los meses en un solo documento, el más nuevo arriba, y usa el primer informe para explicar cómo se cuenta cada número.
Cómo funciona esto en RecReview
En RecReview, el portal de cada cliente tiene una pestaña Métricas, y el cliente ve la misma pestaña que tú.
Entregas en el tiempo cuenta cada video una vez, en el mes en que se envió por primera vez al cliente, con los minutos entregados al lado. Así que un video enviado el 28 y aprobado el 3 cae en el mes anterior.
Ritmo de revisión muestra el tiempo promedio de revisión del cliente, desde que se envía una versión hasta que la aprueba o pide cambios, contado en tiempo corrido, noches y fines de semana incluidos.
El contador de Atrasados deja fuera los videos que esperan la revisión del cliente. Solo se cuentan las versiones que el cliente puede abrir, así que los números que copias de esta pestaña son los que ve el cliente.
La pestaña Entregas se exporta a XLSX, una hoja por proyecto, con el código, título, estado, fase, duración, fecha de entrega y enlace de cada video. La pestaña Grabaciones pone en un calendario los días de rodaje de los planes de producción que compartiste, junto a las fechas de entrega.
De tu lado, los propietarios y administradores tienen Métricas, que puedes filtrar por un cliente y un rango de fechas personalizado.
La pestaña Clientes y revisión muestra cuántos videos se aprobaron, se devolvieron o siguen esperando al cliente, el promedio de versiones hasta la aprobación y la tasa de aprobación a la primera, además de un ranking de clientes por tiempo de respuesta frente al promedio de tu productora.
Las horas por cliente están en la vista general, para ponerle precio al próximo fee mensual. Encuentra más en la página del portal del cliente.
