Na hora de renovar o fee mensal, a conversa costuma voltar para aquele vídeo que atrasou. Ninguém lembra dos vinte que saíram no dia combinado, porque ninguém anotou.
Um relatório curto no começo de cada mês resolve isso e vira o lugar fixo para dizer ao cliente o que você precisa dele.
Aqui o assunto é o relatório de produção, o que a produtora manda ao cliente para quem faz vídeo todo mês. Visualização, alcance e resultado de anúncio vão em outro relatório, feito por quem cuida das redes do cliente.
Em resumo
- Um relatório mensal de uma página tem seis seções: entregues, em andamento, prazos cumpridos, revisões, próximo mês e o que você precisa do cliente.
- Escreva número pequeno como fração, tipo “6 de 7”, e dê data a cada pedido.
- Compare o tempo de revisão do cliente com o prazo combinado, nunca com outros clientes, e nunca cite uma pessoa.
- Deixe de fora horas, culpa interna, visualização e alcance.
- Mande sempre no mesmo dia útil do mês, um dia antes de uma reunião curta.
O que entra no relatório
Seis seções cabem numa página. Copie o modelo:
Relatório [Mês] · [Cliente]
1. Entregues
quantidade, minutos, lista
2. Em andamento
vídeo · etapa · com quem
3. Prazos cumpridos
no prazo / entregues
4. Revisões
tempo médio de revisão
versões até aprovar
5. Próximo mês
diárias e entregas
6. O que precisamos de vocês
item · até quando
Em Entregues vai o número de vídeos que chegaram à aprovação final no mês, a duração somada e a lista de títulos. Escolha essa definição e não mude mais. Se o fee tem limite de vídeos, mostre o número contra o limite.
Em andamento lista cada vídeo aberto com a etapa (roteiro, diária, edição, revisão) e com quem ele está, seja a produtora, o cliente ou outra pessoa, como o locutor ou o jurídico do cliente. Chame as etapas pelo nome que o cliente usa.
Prazos cumpridos conta quantas entregas saíram na data prometida. Com números pequenos, escreva a fração, porque “6 de 7” se entende melhor que 86%.
Se o contrato empurra a entrega um dia para cada dia de atraso no retorno, conte pela data empurrada e avise numa linha. Essa regra está em o que fazer quando o cliente demora para aprovar.
Revisões traz o tempo médio que o cliente levou para responder cada versão e a média de versões até a aprovação.
Próximo mês tem as diárias, com local e horário, e as datas de entrega já prometidas (quanto tempo leva para fazer um vídeo mostra como a revisão entra nessas datas).
O que precisamos de vocês é a seção que destrava o mês, e cada item tem data.
Um exemplo preenchido
Cliente e números são inventados, e todas as contas fecham. O fee cobre até oito vídeos por mês, quase todos cortes curtos para redes.
| Entregues em setembro | Vídeos | Duração |
|---|---|---|
| Reels do Instagram | 5 | 3:45 |
| Depoimento de cliente | 1 | 2:30 |
| Aftermovie do evento | 1 | 3:10 |
| Total | 7 de 8 | 9:25 |
Prazos cumpridos: 6 de 7. O aftermovie saiu no dia 19, e não no dia 17, porque refizemos a mixagem depois da primeira exportação.
Revisões: foram 12 versões para esses sete vídeos. A equipe de vocês respondeu em 2,5 dias úteis, em média, dentro dos 3 que combinamos. Três vídeos foram aprovados na primeira versão, três na segunda e o aftermovie na terceira, média de 1,7.
| Em andamento | Etapa | Com quem |
|---|---|---|
| Lançamento do produto | Edição, v1 sai 3/10 | A gente |
| Depoimento 2 | v2 com vocês desde 29/9 | Vocês, retorno até 2/10 |
| Vídeo de recrutamento | Preparando a diária | Vocês, quem vamos gravar |
Próximo mês: entrevistas no escritório de vocês no dia 9/10, às 9h, com duas pessoas, e imagens de produto no galpão no dia 23/10.
O que precisamos de vocês:
- Nome e cargo dos dois entrevistados até 6/10, para os GCs.
- Retorno do depoimento 2 até 2/10, para ele sair no dia 7.
- Uma pessoa para aprovar os vídeos de evento. Neste mês, duas pessoas mandaram pedidos opostos na v2.
Como falar do tempo de revisão sem apontar o dedo
O tempo de revisão do cliente é o número com mais chance de virar discussão e o mais útil para planejar.
Compare com o prazo combinado, nunca com outros clientes. “2,5 dias, dentro dos 3 combinados” é um fato. “Mais lento que a maioria dos nossos clientes” soa como reclamação, e ranking de cliente é coisa para a sua tela.
Conte sempre do mesmo jeito e explique o método uma vez: do dia em que a versão sai até o dia em que voltam os comentários ou a aprovação, em dias úteis ou corridos. Mudar o método no meio do caminho faz um mês normal parecer ruim.
Use o número para planejar. “O vídeo da campanha tem duas rodadas. A 2,5 dias úteis por rodada, são cinco dias úteis com a equipe de vocês, somados aos nossos oito de edição e finalização, treze no total.”
Fale da equipe do cliente, nunca de uma pessoa. “A equipe de vocês levou quatro dias” funciona. Uma frase com o nome do Marcos, num documento que o chefe dele lê, desgasta a relação.
Quando uma pessoa é mesmo o gargalo, leve isso à reunião com uma proposta, como um aprovador por vídeo (feedback conflitante de vários aprovadores explica como).
Versões até a aprovação seguem a mesma regra, e as rodadas que foram culpa sua entram na conta. Se a v3 do aftermovie só corrigiu o seu problema de som, diga isso.
O que deixar de fora
Horas, para começar. No fee mensal o cliente compra vídeos, e uma linha dizendo que um reels de 45 segundos levou nove horas abre uma negociação sobre o reels.
Hora serve para você precificar (controle de horas para editor de vídeo). Se o contrato cobra por hora, isso vai na fatura, que é outro documento.
Culpa interna também fica fora. “O colorista freelancer atrasou” diz ao cliente que você não controla os seus fornecedores.
Ele contratou a produtora, então quem atrasou foi a produtora. Escreva o que aconteceu e o que vocês mudaram.
Os 40 comentários do depoimento ficam na ferramenta de revisão, e o relatório só diz que o vídeo levou duas rodadas e por quê. E se outra agência cuida das redes do cliente, visualização e alcance vão no relatório dela.
Como enviar
Mande sempre no mesmo dia útil do mês, o segundo, por exemplo. Ponha o resumo no assunto do e-mail (“Setembro: 7 vídeos entregues, 3 em andamento, 2 pendências com vocês”) e deixe a página curta o bastante para ler no celular.
Mande a página um dia antes de uma reunião de 20 ou 30 minutos. O cliente lê os números antes, e a reunião fica para as próximas diárias e para o que você precisa dele. Relatório que chega sem reunião costuma ser lido na diagonal.
Guarde todos os meses no mesmo documento, o mais recente em cima, e use o primeiro relatório para explicar como cada número é contado.
Como isso funciona no RecReview
No RecReview, o portal de cada cliente tem a aba Métricas, e o cliente vê a mesma aba que você.
Entregas ao longo do tempo conta cada vídeo uma vez, no mês em que ele foi enviado ao cliente pela primeira vez, com os minutos entregues ao lado. Então um vídeo enviado no dia 28 e aprovado no dia 3 cai no mês anterior.
Ritmo de revisão mostra o tempo médio de revisão do cliente, do envio da versão até ele aprovar ou pedir alteração, em horas corridas, com noites e fins de semana.
O contador de Atrasados deixa de fora os vídeos que esperam a revisão do cliente. Só entram as versões que o cliente consegue abrir, então o que você copia dessa aba é o mesmo que ele vê.
A aba Entregas exporta para XLSX, com uma planilha por projeto e código, título, status, fase, duração, prazo e link de cada vídeo. A aba Gravações põe num calendário as diárias dos planos de produção que você compartilhou, junto com os prazos de entrega.
Do seu lado, donos e administradores têm as Métricas, que você pode filtrar por cliente e por período personalizado.
A aba Clientes e revisão mostra quantos vídeos foram aprovados, voltaram com alteração ou ainda esperam o cliente, a média de versões até aprovar e a taxa de aprovação de primeira, além de um ranking dos clientes por tempo de resposta, ao lado da média da produtora.
As horas por cliente ficam na Visão geral, para precificar o próximo fee. Mais na página do portal do cliente.
