Tres semanas después de la entrega, llega un correo de la nueva gerente de redes sociales del cliente. “¿Cuál es el final? Hay cuatro archivos llamados launch en la carpeta compartida”.
La persona que aprobó el corte está de vacaciones, el enlace de transferencia expiró la semana pasada y nadie de su lado sabe si la música se puede usar en anuncios pagados.
El correo de entrega es el mensaje de un trabajo que se reenvía a gente que nunca estuvo en él, así que escríbelo para alguien que tiene que encontrar el archivo correcto y saber qué puede hacer con él sin llamarte.
Las rondas de revisión ocurren antes, en el enlace de revisión. Este correo sale después de la aprobación.
En resumen
- Cada fila de la lista de entregables se convierte en un archivo, y la licencia de la música tiene su propio archivo.
- Pon la versión aprobada y la aprobación en una línea, y di que reemplaza a todos los enlaces anteriores.
- Resume lo que cambió en la última ronda en dos a cinco líneas, con las palabras del propio cliente.
- Envía un solo enlace a todo el paquete, con la fecha en que deja de funcionar y tu política de archivo.
- Da un plazo corto para correcciones al corte aprobado y di cuándo sale la factura.
Qué va en el paquete de entrega
Parte de la lista de entregables que escribiste antes del rodaje (nuestro artículo sobre la lista de entregables muestra cómo armarla). Cada fila se convierte en un archivo, más algunos extras. Para un video de lanzamiento:
| Archivo | Para qué sirve |
|---|---|
ACM_014_launch_v07.mov |
Máster en ProRes 422 HQ, para archivo y TV |
ACM_014_launch_v07.mp4 |
Copia H.264 para el sitio web y YouTube |
ACM_014_launch_v07_subtitled.mp4 |
El mismo corte con subtítulos incrustados, para feeds que se reproducen sin sonido |
ACM_014_launch_v07_9x16.mp4 |
Vertical con subtítulos incrustados para Reels, TikTok y Shorts |
ACM_015_launch-30s_v03.mp4 |
Corte de 30 segundos, aprobado por separado |
ACM_014_launch_v07_en.srt |
Archivo de subtítulos para subir a YouTube o LinkedIn |
ACM_014_music-license.pdf |
Licencia de la música, con la pista y el crédito que exige |
ACM_014_stills/ |
Fotogramas para miniaturas y prensa |
La licencia de la música tiene su propio archivo. Los bancos de música licencian una pista para ciertos usos, y los anuncios pagados o la TV pueden quedar fuera de ellos.
Si la licencia pide una línea de crédito, escríbela completa para que quien suba a YouTube pueda pegarla en la descripción. Para el archivo de subtítulos, el artículo sobre SRT vs VTT explica qué plataforma acepta cada uno.
Abre cada archivo antes de que salga el enlace. Comprueba que cada uno tenga la resolución, la cadencia y los canales de audio que pide su fila, reproduce los primeros y los últimos segundos, y asegúrate de que el vertical no se haya exportado como un 16:9 con franjas negras. La pasada completa está en nuestro checklist de control de calidad final.
Los archivos de proyecto y el material bruto generan más discusiones que cualquier otra cosa aquí. Algunos clientes dan por hecho que la edición es suya, y un proyecto de Premiere sin las mismas fuentes, plugins y material de todos modos no se abre bien en otra máquina.
Lo que diga la propuesta lo decide. Si no dice nada, déjalos fuera y dilo en el correo, mientras todos todavía recuerdan la conversación.
Deja claro cuál es el archivo final
Los números de versión hacen esto mejor que los adjetivos. El archivo aprobado es la v07 y sigue siendo la v07, sin “final” en el nombre (nuestro artículo sobre nombres de archivos explica por qué).
En el correo, pon la versión y la aprobación en una línea: “v07, aprobada por Ana el 20 de octubre”. Si versiones anteriores salieron en enlaces que todavía funcionan, di que la v07 las reemplaza, o alguien va a desenterrar la v05 de su bandeja de entrada y la va a publicar.
Agrega una línea sobre cómo llegó el trabajo hasta aquí. “Siete versiones y tres rondas de notas con tu equipo” le dice a una nueva gerente que este corte se discutió y se aprobó, y es un registro del esfuerzo cuando se cotice el próximo proyecto.
Qué cambió desde la última versión
El cliente dio notas sobre la v05 y aprobó la v07. Los colegas a quienes reenvía el correo no vieron ninguna de las dos, así que dos a cinco líneas sobre la última ronda les ahorran comparar archivos: “El logo se lee en el vertical. El cargo de Carla dice Directora de Operaciones. La música termina dos segundos antes”.
Usa las palabras del propio cliente cuando puedas. Las correcciones que nadie pidió, como un fundido de audio más suave, pueden quedar fuera.
Dónde descargar, y hasta cuándo
Envía un solo enlace a todo el paquete en lugar de un enlace por archivo repartido en tres correos. Escribe en palabras simples la fecha en que deja de funcionar, “disponible hasta el 20 de noviembre”. Los enlaces de transferencia expiran, y el cliente normalmente se entera cuando hace clic.
La política de archivo es otra fecha. ¿Cuánto tiempo guardas el máster, el proyecto y el material bruto después de la entrega?
Elige algo que puedas permitirte almacenar y déjalo por escrito, por ejemplo: “Guardamos el máster y el proyecto durante 12 meses y el material bruto durante tres. Después, reabrir la edición implica restaurar desde el archivo, que cotizamos aparte”.
El año que viene, cuando alguien pida “los archivos en bruto del evento”, los dos tienen la misma frase a la que volver.
Las últimas correcciones y la factura
La aprobación cierra la revisión, y todavía se puede escapar algo. Legal encuentra un error de tipeo en un cintillo, o el logo se ve mal en la pantalla del evento.
Da un plazo corto para eso, como cinco días hábiles, y deja claro que cubre correcciones al corte aprobado. Una versión nueva para otra campaña es un pedido nuevo (el artículo sobre el alcance que se desborda tiene una prueba para distinguirlos).
Di cuándo sale la factura. Si la propuesta ata el pago final a la entrega, “la factura final sale hoy, con vencimiento a 15 días” va en este correo. Si no, llega una semana después a otra bandeja de entrada y hay que asociarla a un trabajo que el cliente ya considera cerrado.
Si el archivo en sí es tu forma de presión, nuestro artículo sobre descargas antes del pago explica las opciones.
Un correo de entrega que puedes copiar
Asunto: ACM_014 Video de lanzamiento, entrega final (v07)
Hola, Ana:
La versión final del video de lanzamiento está lista: la v07, que aprobaste el 20 de octubre. Reemplaza a la v05 y a todos los enlaces anteriores.
Descarga el paquete completo aquí hasta el 20 de noviembre: [enlace]
Qué incluye:
Máster (ProRes) y copia web (MP4), 1:45
Copia con subtítulos y vertical 9:16
Corte de 30 segundos (v03)
Subtítulos en inglés como archivo SRT
Licencia de la música y la línea de crédito para YouTube
Ocho fotogramas para miniaturas y prensaQué cambió desde la v05: el logo se lee en el vertical, el cargo de Carla dice Directora de Operaciones y la música termina dos segundos antes.
Llegamos hasta aquí en siete versiones y tres rondas de notas. Si alguien de tu equipo encuentra un problema en el corte aprobado, responde antes del 28 de octubre y lo corregimos.
Guardamos el máster y el proyecto durante 12 meses y el material bruto durante tres. Como acordamos en la propuesta, los archivos de proyecto no forman parte de la entrega.
La factura final sale hoy, con vencimiento a 15 días.
Gracias por el proyecto,
Marcos
Cómo funciona esto en RecReview
En RecReview el cliente aprueba la versión con un botón en la página de revisión. Sus contactos principales reciben entonces un correo de entrega con tu logo y el suyo, cada uno en su propio idioma, y con los flujos de trabajo predefinidos la tarea pasa a Entregado.
El asunto dice “Aprobado:” seguido del código y el título de la tarea. El correo nombra la versión aprobada, quién la aprobó y cuántos comentarios se resolvieron en el camino, y tiene un botón Descargar video.
Cuando el cliente aprueba por WhatsApp o en una llamada, alguien de tu equipo lo registra en la versión y puede enviar el mismo correo (más sobre cómo registrar aprobaciones).
La descarga de ese correo sigue la configuración del enlace de revisión, así que una fecha de vencimiento que pongas en el enlace también termina la descarga. Usa la misma fecha en tu propio mensaje.
El video entregado queda en el portal del cliente, junto a los demás videos del mismo proyecto. El cliente descarga el archivo con un nombre sugerido formado por el código y el título de la tarea, después de ver su tamaño, duración, resolución y cadencia.
La misma ventana guarda un fotograma de cualquier momento como imagen y, cuando el video tiene transcripción, descarga los subtítulos en SRT o VTT. Las descargas del portal se habilitan una vez que la tarea está entregada, salvo que permitas descargas antes de la aprobación para ese cliente.
Cada versión es un solo archivo, así que un entregable con su propia aprobación, como el corte de 30 segundos, es su propia tarea dentro del mismo proyecto y recibe su propio correo. La licencia, la política de archivo y la factura van en tu propio mensaje, armado a partir de la plantilla de arriba.
En los planes Pro y Studio, la aprobación también puede disparar un webhook con el número de versión, el enlace de revisión y un enlace de descarga pensado para automatizaciones, para que una herramienta como Zapier o n8n copie el archivo aprobado a la unidad compartida del cliente.
