Três semanas depois da entrega, chega um e-mail da nova analista de redes sociais do cliente: “Qual desses é o final? Tem quatro arquivos chamados lançamento na pasta.”
Quem aprovou o corte está de férias, o link de transferência expirou na semana passada e ninguém do lado de lá sabe se a trilha pode rodar em mídia paga.
De todos os e-mails do projeto, o de entrega é o que mais vai ser encaminhado para quem nunca participou dele. Escreva para essa pessoa achar o arquivo certo e entender o que pode fazer com ele sem precisar te ligar.
As rodadas de revisão acontecem antes, no link de revisão. Este e-mail sai depois da aprovação.
Em resumo
- Cada linha da lista de entregáveis vira um arquivo, e a licença da trilha ganha um arquivo só dela.
- Ponha a versão e a aprovação na mesma linha, e avise que a versão aprovada substitui todos os links anteriores.
- Resuma o que mudou na última rodada em duas a cinco linhas, com as palavras do próprio cliente.
- Mande um link só para o pacote inteiro, com a data em que ele para de funcionar e a sua política de arquivo.
- Dê um prazo curto para correções no corte aprovado e diga quando a cobrança sai.
O que vai no pacote de entrega
Comece pela lista de entregáveis que você montou antes da gravação (o post sobre lista de entregáveis mostra como fazer). Cada linha vira um arquivo, mais alguns extras. Num vídeo de lançamento, fica assim:
| Arquivo | Para que serve |
|---|---|
AUR_014_lancamento_v07.mov |
Master em ProRes 422 HQ, para arquivo e TV |
AUR_014_lancamento_v07.mp4 |
Cópia em H.264 para o site e o YouTube |
AUR_014_lancamento_v07_legendado.mp4 |
O mesmo corte com legenda queimada, para feed que toca sem som |
AUR_014_lancamento_v07_9x16.mp4 |
Vertical com legenda queimada, para Reels, TikTok e Shorts |
AUR_015_lancamento-30s_v03.mp4 |
Versão de 30 segundos, aprovada à parte |
AUR_014_lancamento_v07_pt.srt |
Arquivo de legenda para subir no YouTube ou no LinkedIn |
AUR_014_licenca-trilha.pdf |
Licença da trilha, com a música e o crédito que ela exige |
AUR_014_stills/ |
Frames para thumbnail e imprensa |
A licença da trilha merece um arquivo só dela. Banco de trilhas licencia a música para certos usos, e mídia paga ou TV podem ficar de fora.
Se a licença pede crédito, escreva a linha pronta, para quem for subir no YouTube só colar na descrição. O post SRT ou VTT explica que arquivo de legenda cada plataforma aceita.
Abra cada arquivo antes de mandar o link. Confira se cada um tem a resolução, a taxa de quadros e os canais de áudio que a linha dele pede, assista aos primeiros e aos últimos segundos e veja se o vertical não saiu como um 16:9 com tarja preta. A passada completa está no checklist de QC final.
Projeto da edição e material bruto dão mais discussão do que qualquer outro item da lista. Tem cliente que acha que o projeto é dele, e um projeto do Premiere sem as mesmas fontes, plugins e mídias nem abre direito em outra máquina.
Quem decide é a proposta. Se ela não fala nada, deixe de fora e escreva isso no e-mail, enquanto todo mundo ainda lembra da conversa.
Deixe claro qual arquivo é o final
O número da versão resolve isso melhor que qualquer adjetivo. O arquivo aprovado é a v07 e continua sendo v07, sem “final” no nome (o post sobre nome de arquivo explica por quê).
No e-mail, ponha versão e aprovação na mesma linha: “v07, aprovada pela Ana em 20 de outubro”. Se versões anteriores saíram em links que ainda funcionam, avise que a v07 substitui todas, senão alguém acha a v05 perdida na caixa de entrada e posta.
Vale uma linha sobre o caminho até aqui. “Sete versões e três rodadas de ajustes com o seu time” mostra para a gestora nova que esse corte foi discutido e aprovado, e registra o esforço para o orçamento do próximo projeto.
O que mudou desde a última versão
O cliente comentou a v05 e aprovou a v07. Quem recebe o encaminhamento não viu nenhuma das duas, então duas a cinco linhas sobre a última rodada poupam a comparação: “O logo ficou legível no vertical. O cargo da Carla foi corrigido para Diretora de Operações. A trilha termina dois segundos antes.”
Use as palavras do próprio cliente quando der. Ajuste que ninguém pediu, como um crossfade de áudio mais suave, pode ficar de fora.
Onde baixar e até quando
Mande um link só para o pacote inteiro, em vez de um link por arquivo espalhado em três e-mails. Escreva por extenso a data em que ele para de funcionar: “disponível até 20 de novembro”. Link de transferência expira, e o cliente costuma descobrir na hora em que clica.
A política de arquivo é outra data. Por quanto tempo você guarda o master, o projeto e o material bruto depois da entrega?
Escolha um prazo que caiba no seu armazenamento e escreva, por exemplo: “Guardamos o master e o projeto por 12 meses e o material bruto por três. Depois disso, reabrir a edição exige recuperar o backup, e isso é orçado à parte.”
Quando alguém pedir “o bruto daquele evento” no ano que vem, a resposta já está combinada.
Os últimos ajustes e a cobrança
A aprovação fecha a revisão, mas ainda pode escapar alguma coisa. O jurídico acha um erro de digitação numa cartela, ou o logo fica estranho no telão do evento.
Dê um prazo curto para isso, uns cinco dias úteis, só para correções no corte aprovado. Versão nova para outra campanha é pedido novo (o post sobre escopo tem um teste para separar uma coisa da outra).
Diga quando a cobrança sai. Se a proposta amarra o saldo à entrega, “a nota do saldo sai hoje, com vencimento em 15 dias” cabe neste e-mail. Senão ela chega uma semana depois, em outra caixa de entrada, cobrando um trabalho que o cliente já dava por encerrado.
Se o arquivo é a sua garantia, o post sobre download antes do pagamento mostra as opções.
Um modelo de e-mail para copiar
Assunto: AUR_014 Vídeo de lançamento, entrega final (v07)
Oi, Ana!
A versão final do vídeo de lançamento está pronta: a v07, que você aprovou em 20 de outubro. Ela substitui a v05 e todos os links anteriores.
Pacote completo neste link, até 20 de novembro: [link]
O que tem dentro:
Master (ProRes) e cópia para web (MP4), 1:45
Cópia legendada e vertical 9:16
Versão de 30 segundos (v03)
Legenda em português em arquivo SRT
Licença da trilha e o crédito para o YouTube
Oito stills para thumbnail e imprensaO que mudou desde a v05: o logo ficou legível no vertical, o cargo da Carla agora é Diretora de Operações e a trilha termina dois segundos antes.
Chegamos aqui em sete versões e três rodadas de ajustes. Se alguém do seu time encontrar algum problema no corte aprovado, é só responder até 28 de outubro que a gente corrige.
Guardamos o master e o projeto por 12 meses e o material bruto por três. Como combinado na proposta, o projeto da edição não faz parte da entrega.
A nota do saldo sai hoje, com vencimento em 15 dias.
Obrigado pelo projeto!
Marcos
Como isso funciona no RecReview
No RecReview, o cliente aprova a versão com um botão na página de revisão. Os contatos principais dele recebem então um e-mail de entrega com o seu logo e o dele, cada um no próprio idioma, e, nos fluxos prontos, a tarefa vai para Entregue.
O assunto é “Aprovado:” seguido do código e do título da tarefa. O e-mail mostra a versão aprovada, quem aprovou e quantos comentários foram resolvidos no caminho, com um botão Baixar vídeo.
Quando o cliente aprova pelo WhatsApp ou numa ligação, alguém da sua equipe registra na versão e pode mandar o mesmo e-mail (como registrar aprovações).
O download desse e-mail segue as configurações do link de revisão: se o link tem data de validade, o download acaba nela. Use a mesma data na sua mensagem.
O vídeo entregue fica no portal do cliente, junto dos outros vídeos do mesmo projeto. O cliente baixa o arquivo com um nome sugerido a partir do código e do título da tarefa, depois de ver tamanho, duração, resolução e taxa de quadros.
Na mesma janela ele salva um frame de qualquer momento como imagem e, se o vídeo tiver transcrição, baixa a legenda em SRT ou VTT. Pelo portal, o download libera quando a tarefa é entregue, a não ser que você permita baixar antes da aprovação para aquele cliente.
Cada versão é um arquivo, então uma entrega com aprovação à parte, como a versão de 30 segundos, vira outra tarefa no mesmo projeto e gera outro e-mail. Licença, política de arquivo e cobrança vão na sua mensagem, montada a partir do modelo acima.
Nos planos Pro e Studio, a aprovação também pode disparar um webhook com o número da versão, o link de revisão e um link de download feito para automação, para que uma ferramenta como Zapier ou n8n copie o arquivo aprovado para o drive do cliente.
