“Me manda o link de novo?” costuma chegar numa quinta no fim da tarde, de um cliente que tem nove e-mails seus e não sabe qual deles tem o corte atual. Alguém da equipe garimpa a conversa, acha o link, confere se é a versão certa e cola no WhatsApp.
Repita isso com cada cliente que tem vários vídeos andando e o atendimento passa boa parte da semana servindo de buscador.
A saída de sempre é um portal do cliente. O nome cobre de pasta do Drive com logo em cima a sistema de gestão com login para o cliente, então vale definir o que ele precisa fazer numa produtora.
Em resumo
- Portal do cliente é uma página privada por cliente, com tudo o que você já compartilhou com ele.
- Ele responde o que espera o cliente agora, o que já foi entregue, quando é a próxima diária e como anda o trabalho.
- Cor personalizada, domínio próprio e chat mudam pouco, e mostrar o seu fluxo interno piora as coisas.
- A maioria dos clientes nunca digita o endereço do portal, então o e-mail de aviso precisa levar direto ao vídeo.
- Defina quem do cliente pode aprovar e separe assistir de baixar.
O que é um portal do cliente
Portal do cliente é uma página privada por cliente, com tudo o que você já compartilhou com ele num lugar só. Ela responde quatro perguntas sem ninguém te chamar: o que está esperando por mim, o que já foi entregue, quando é a próxima diária e como anda o trabalho.
Ele fica por cima de duas coisas que a produtora já usa. O link de revisão abre um vídeo, com comentário no frame e botão de aprovar (como enviar vídeo para o cliente revisar trata disso).
A pasta compartilhada guarda arquivos, mas não sabe qual versão vale, quais foram aprovadas nem quem do cliente decide. O portal junta os links de revisão e as entregas e mostra em que pé está cada um.
O que o portal resolve
O serviço mais óbvio é mostrar o que depende do cliente. A gerente de marketing com seis vídeos em produção não quer rolar a caixa de entrada atrás dos dois que esperam por ela. O portal põe esses no topo, por projeto, com a data em que você precisa da resposta.
Depois vem achar as coisas meses mais tarde. Alguém do cliente precisa do final do vídeo de lançamento do semestre passado para uma feira. Sem portal, é um e-mail para você e uma busca do seu lado. Com portal, a pessoa filtra pelo projeto e baixa.
E gente muda. Quando entra uma coordenadora nova na conta, um link para o histórico inteiro é melhor que encaminhar trinta e-mails.
As datas de diária e de entrega também ficam melhor ao lado dos vídeos do que num PDF que envelhece no dia seguinte.
O que é enfeite
Cor personalizada e domínio próprio ficam bonitos na demonstração e mudam pouco no dia a dia. Ninguém aprova mais rápido porque a página está na paleta da marca, e pouca gente olha a barra de endereço. O seu logo ao lado do dele já resolve quase tudo.
Chat dentro do portal costuma virar mais uma caixa de entrada que ninguém abre. Comentário sobre vídeo fica no frame, e o resto já tem canal.
Mostrar o seu fluxo interno é pior que enfeite. Se o cliente enxerga uma coluna “esperando liberação da trilha” ou um corte que ninguém conferiu ainda, a reunião vira uma aula sobre o seu processo.
Painel de números fica no meio do caminho. Pouco cliente abre a aba de métricas toda semana, mas os números ajudam na renovação, quando alguém pergunta quantos vídeos saíram no ano.
Como o cliente usa o portal de verdade
Acompanhe uns meses de uso e você vai ver que a maioria nunca digita o endereço do portal. O cliente clica no link do e-mail de aviso, cai no vídeo, comenta, aprova ou pede alteração e fecha a aba.
Um grupo menor abre a página inicial com frequência, em geral quem cuida de vários projetos seus, e tem quem volte no fim do trimestre ou atrás de um arquivo antigo.
Por isso o e-mail precisa levar direto ao vídeo, sem passar por tela de login e página inicial. A página de revisão precisa fazer sentido para quem nunca viu o portal.
E os avisos precisam chegar agrupados, porque o cliente que recebe dez e-mails numa tarde passa a ignorar todos, inclusive o que importava. Demora para responder é outro assunto, tratado em como cobrar o retorno sem desgastar.
Login e segurança, o básico
Há três jeitos comuns de deixar o cliente entrar, cada um trocando praticidade por certeza.
- Link aberto deixa entrar quem tiver o link. Serve para trabalho que não é sigiloso, mas link é encaminhado e você não sabe quem abriu o quê.
- Pedir nome e e-mail diz quem a pessoa afirma ser. Põe um nome em cada comentário, só que ninguém confere o e-mail.
- Login verificado manda um código de uso único ou um link mágico para o e-mail, ou usa a conta Google ou Microsoft do cliente. Prova que a pessoa tem acesso àquela caixa de entrada, sem senha para decorar. Isso pesa, porque cliente que entra uma vez por mês esquece a senha, pede para redefinir e acaba mandando o login para o colega pelo WhatsApp.
Seja qual for o modo, duas decisões valem mais que a tela de login. Defina quem do cliente pode aprovar e quem só comenta, para o “ficou ótimo!” do estagiário não contar como aprovação.
E separe assistir de baixar, para o arquivo final sair quando o trabalho é entregue, e não quando um corte provisório aparece no portal (mais sobre isso em como evitar que o cliente baixe o vídeo antes de pagar).
O que perguntar antes de escolher
Passe por estas perguntas no teste, pensando num cliente de verdade:
- Qual marca o cliente vê? O seu logo, o dele, o da ferramenta, e o que dá para trocar.
- Quem pode baixar, e quando? Procure uma configuração por cliente e um registro quando alguém baixa antes da hora.
- Quantas pessoas por cliente? O ideal são vários contatos, cada um com um papel, e não um login que o time de marketing inteiro divide.
- Quem recebe os e-mails? Oito cópias de cada aviso para oito contatos é ruído. Veja se dá para marcar contatos principais e se os e-mails saem agrupados.
- Uma versão interna pode vazar? Suba um corte novo sem enviar e veja o que o cliente enxerga.
- O cliente consegue passar um projeto só para um colega sem abrir o resto?
Como isso funciona no RecReview
No RecReview cada cliente tem um portal com quatro abas:
- Início mostra o que espera a revisão daquele cliente, por projeto, com prazos e atividade recente. Acima disso, Acontecendo agora mostra a diária do dia, ou a próxima, e os vídeos em que a equipe está mexendo naquele momento, sem dizer quem.
- Entregas reúne vídeos, galerias de fotos e roteiros que você compartilhou, em grade, tabela ou quadro, com filtros e exportação em XLSX.
- Gravações põe num calendário as diárias dos planos de produção e as datas de entrega.
- Métricas mostra as entregas ao longo do tempo, os minutos entregues e quanto o cliente costuma levar para revisar.
O portal só mostra versões que o cliente consegue abrir. Um corte que você sobe depois do que ele revisou fica interno até você enviar, e quando a tarefa é marcada como entregue, a versão mais nova dela abre para o cliente.
O download pelo portal espera essa entrega, a não ser que você ative o download antes da aprovação para aquele cliente. Download antecipado fica registrado e a equipe recebe um aviso.
Você escolhe como cada cliente entra: qualquer pessoa com o link, nome e e-mail, ou login verificado com código de 6 dígitos por e-mail ou Google. Cada cliente pode ter vários contatos e, com os papéis ligados, o gestor aprova e baixa a entrega final, enquanto o revisor comenta e pede alteração.
Quando você envia uma versão, escolhe quem recebe o e-mail, e versões enviadas em sequência chegam agrupadas, cada item levando direto ao vídeo. Se você marcar contatos principais, os avisos de rotina vão por e-mail só para eles. Um contato pode passar um projeto a um colega por um link que só abre aquele projeto.
Para quem só usa o link do e-mail, a página de revisão leva de volta ao portal pelo cabeçalho e, depois que o cliente pede alteração num vídeo, oferece o próximo que espera por ele.
O portal mostra o seu logo e o do cliente, o rodapé sempre diz Powered by RecReview, e não existe domínio próprio nem paleta de cores personalizada. Mais detalhes na página do portal do cliente.
