El contrato se firma un martes. Para el viernes, la coordinadora de marketing del cliente ya preguntó qué necesitas de ellos, su director quiere “ver algo pronto” y nadie dijo quién aprueba el corte. El rodaje es en tres semanas.
La mayor parte de la fricción con un cliente viene de preguntas que nadie resolvió al principio: quién aprueba, dónde están los archivos del logo, cómo llegan las notas, cuál es el archivo final. Este checklist ordena los primeros 30 días. Varios puntos tienen su propio artículo, enlazado donde aparecen.
En resumen
- La mayor parte de la fricción viene de preguntas que nadie resolvió al principio: quién aprueba, dónde están los archivos, cómo llegan las notas.
- Define una persona que aprueba por video en el kickoff y envía un resumen por escrito el mismo día.
- Reúne logos, fuentes, nombres y afirmaciones aprobadas antes de que alguien los necesite, en una sola carpeta compartida.
- Envía un primer entregable pequeño para que el cliente aprenda a usar el enlace de revisión antes del día de la entrega.
- Envía una actualización de cinco líneas un día fijo cada semana, y haz un seguimiento el día 30.
Los primeros 30 días de un vistazo
| Cuándo | Qué pasa | Está listo cuando |
|---|---|---|
| Día 1 | Correo de bienvenida, kickoff agendado | El cliente tiene una fecha, una agenda y una lista de lo que debe llevar |
| Días 2 a 5 | Reunión de kickoff y resumen por escrito | Hay una persona que aprueba definida y el cliente respondió el resumen |
| Semana 2 | Archivos y contactos reunidos | Nada del rodaje ni de la edición espera un archivo que falta |
| Semanas 2 a 3 | Un primer entregable pequeño | El cliente dejó una nota sobre un fotograma |
| Semana 4 | Primera ronda real y luego un seguimiento | Los dos lados saben qué cambiar el mes siguiente |
El primer entregable pequeño es el paso que la mayoría de las productoras se salta. Antes del corte principal, envía algo con poco en juego, como un teaser de 15 segundos o una selección de la primera entrevista. El cliente aprende a usar el enlace de revisión con eso en lugar de hacerlo el día de la entrega.
La reunión de kickoff
Agenda 45 minutos y envía la agenda con la invitación: para qué es el video y dónde se va a publicar, quién es quién del lado del cliente, qué archivos necesitas, cómo funcionan la revisión y la entrega, y las fechas que les importan.
Dónde se va a publicar se convierte en tu lista de entregables, así que pregunta por cada plataforma, incluidas las que “quizás” ocurran. Las respuestas sobre cada video van en un brief de una página.
Para el quién es quién, consigue un nombre para cada rol:
- La persona que aprueba, la única con la última palabra sobre cada video. Cómo manejar feedback contradictorio explica cómo elegirla y quién ve cada ronda.
- Los revisores, y qué revisa cada uno. Si el área legal o de marca aprueba afirmaciones, pon su revisión en el cronograma desde ahora.
- El contacto del día a día, que responde preguntas rápidas y reúne archivos. Muchas veces es un coordinador, rara vez la persona que aprueba.
- Quien se encarga de las facturas. Muchas empresas necesitan un número de orden de compra antes de pagar, emitido por alguien a quien nunca conociste.
- Las personas que salen en cámara, y quien maneja sus agendas.
- Cualquier persona fuera de la empresa que necesite acceso, como una agencia de medios.
Reúne los archivos antes de que alguien los necesite
Envía la lista justo después de la reunión, con una fecha junto a cada punto.
- Archivos del logo en formato vectorial (SVG, EPS o AI), para fondos oscuros y claros. Un PNG guardado desde el sitio web no aguanta en una placa final a pantalla completa.
- El manual de marca, con los valores de color y las reglas de ubicación del logo.
- Fuentes, como archivos con licencia para video, o al menos los nombres para que puedas licenciarlas antes de la edición.
- Nombres y cargos de todas las personas que salen en cámara, escritos por el cliente y no copiados de una llamada. El checklist de cintillos explica por qué.
- Afirmaciones, nombres de producto y avisos legales que el área legal ya aprobó.
- Material, fotos y música que son del cliente, y lo que permiten las licencias.
- Dos o tres videos de referencia, con una línea sobre lo que les gusta de cada uno.
Acuerden una sola carpeta compartida y una persona de su lado que la mantenga al día. Cuando los archivos llegan repartidos en cuatro hilos de correo, alguien termina buscando el logo la noche antes de la edición.
Acuerda cómo van a funcionar la revisión y la entrega
Para la revisión, cada versión sale como un solo enlace y las notas van sobre el fotograma en lugar de una llamada telefónica (compartir un video para revisión del cliente tiene los detalles).
Acuerden cuántas rondas están incluidas y qué cuenta como una (cómo terminar con las rondas de revisión infinitas). Definan cuántos días hábiles tiene el cliente para enviar notas y qué le pasa a la fecha de entrega si responde tarde (cuando el cliente tarda demasiado).
Para la entrega, toma la lista de entregables y acuerden formato, relación de aspecto, duración y subtítulos para cada archivo.
Dale al cliente un código corto de tres o cuatro letras y ponlo en cada nombre de archivo, para que ACME_004 signifique el mismo video en tu sala de edición y en su bandeja de entrada (una convención de nombres de archivos de video muestra el patrón).
Di dónde van a quedar los archivos finales, por cuánto tiempo y desde cuándo se pueden descargar. Deja por escrito si el material bruto y los archivos de proyecto están incluidos.
Envía el resumen el mismo día y pídele al cliente que responda si algo está mal. Es el correo que vas a reenviar cuando alguien pregunte, dos meses después, cuántas rondas estaban incluidas.
Define la frecuencia de comunicación
Mantén la conversación del proyecto en el canal que prefiera el cliente, incluso WhatsApp, siempre que las notas sobre un corte vayan sobre el fotograma.
Envía una actualización de cinco líneas un día fijo cada semana: qué avanzó, qué está esperando por ellos, las próximas fechas. Un cliente que sabe que el viernes trae novedades deja de escribir el miércoles para preguntar cómo va todo.
Acuerden tiempos de respuesta en los dos sentidos; un día hábil es un buen punto de partida. Mantén los días de rodaje y las fechas de entrega en un lugar donde el cliente pueda verlos, porque un adjunto queda desactualizado una semana después de enviarlo.
El día 30, agenda 20 minutos para preguntar qué está funcionando y quién más necesita acceso. Los clientes muchas veces tienen una pequeña queja que no han planteado, y es mejor escucharla ahora que en la renovación.
Un correo de bienvenida que puedes copiar
Envíalo el primer día, lo bastante corto para leerlo en un celular:
Asunto: Bienvenida, y lo que viene ahora
Hola, Ana, qué gusto trabajar contigo en la serie de lanzamiento. Así van a ser las próximas semanas.
Kickoff: jueves a las 10:00, 45 minutos. Por favor, invita a quien va a aprobar los videos, aunque sea solo durante los primeros 15 minutos.
Antes de la reunión, nos ayudaría tener:
- Los archivos de tu logo y el manual de marca
- Nombres y cargos de todas las personas que salen en cámara, escritos como deben aparecer en pantalla
- Dos o tres videos que te gusten, tuyos o de cualquiera
- Las fechas en torno a las que debemos planificar, como lanzamientos y eventos
Cada versión te va a llegar como un enlace. Lo ves en el navegador, haces clic en el momento que quieres cambiar y escribes tu nota. No hay que crear una cuenta, y esta guía de dos minutos muestra cómo: [enlace]
Soy tu contacto del día a día, y vas a tener noticias mías cada viernes con lo que avanzó y lo que necesitamos de ti.
Cómo funciona esto en RecReview
En RecReview un cliente nuevo empieza con un nombre y un código de hasta seis caracteres, como ACME. El código se convierte en el prefijo de cada código de video de ese cliente (ACME_001, ACME_002), el mismo patrón que acordaste en el kickoff.
Sube el logo del cliente, o escribe su sitio web y RecReview lo trae. Tu logo y el suyo aparecen juntos arriba del portal del cliente, y los correos de revisión llevan tu logo.
Los contactos van en la pestaña Personas. Cada uno es gestor o revisor, y puedes marcar más de uno como principal.
Cuando se aprueba un video, el correo con la descarga final va primero a los contactos principales, y cuando envías una versión, la lista de destinatarios empieza por ellos.
Los avisos de rutina sobre un video, guion o plan nuevo se envían por correo solo a los contactos principales cuando el cliente los tiene; los demás los ven en el portal. Si el portal está activado cuando agregas un contacto, RecReview le envía por correo una invitación con el enlace.
Los roles no restringen nada hasta que activas los roles de contacto en la configuración del espacio de trabajo. A partir de ahí, solo los gestores aprueban y descargan el final, mientras que los revisores comentan y piden cambios.
Por cliente, eliges cómo entra la gente: cualquiera con el enlace, nombre y correo, o inicio de sesión verificado con un código de 6 dígitos enviado por correo o con una cuenta de Google.
Las descargas antes de la aprobación vienen desactivadas por defecto. Actívalas para un cliente y cada descarga anticipada queda registrada y tu equipo recibe un aviso. Los días de rodaje de tus planes de producción y las fechas de entrega aparecen en un calendario en el portal.
Para el correo de bienvenida, enlaza la sección Para tus clientes del Centro de ayuda, que guía al cliente para iniciar sesión, comentar, aprobar y descargar. La página del portal del cliente cubre el resto.
