La mayoría de los briefs de video llegan como un párrafo en un correo. “Necesitamos un video del nuevo centro de distribución, algo dinámico, de más o menos un minuto, para la web y LinkedIn”. Con eso alcanza para una cotización aproximada.
No dice quién aprueba, cuántas rondas cubre el precio ni si LinkedIn significa el mismo archivo o un corte vertical con subtítulos. Esas preguntas vuelven igual, normalmente cerca de la tercera ronda.
Un brief de una página las resuelve antes de que alguien escriba el guion.
En resumen
- Llena el brief con el cliente en una llamada de media hora y después pídele al aprobador que lo confirme por correo.
- Escribe un solo aprobador con nombre y apellido, no un departamento, y asigna a cada revisor una etapa.
- Pon las rondas como un número, con una definición de qué cuenta como una ronda.
- Lista cada entregable con su duración, formato, subtítulos e idioma antes del rodaje.
Llénalo con el cliente
Si mandas un formulario en blanco, vuelve con “mostrar quiénes somos” como objetivo y “todo el mundo” como audiencia. Mejor agenda media hora, comparte tu pantalla y escribe mientras preguntas.
La gente responde preguntas mejor de lo que llena casillas, y en una llamada escuchas la pausa después de “¿quién aprueba esto?”. Con un cliente nuevo, esta media hora cabe dentro de la llamada de arranque.
Después envía el brief a la persona que aprueba y pídele una respuesta que lo confirme. Esa respuesta convierte tus notas en el documento que vas a citar cuando alguien pida un corte vertical en la cuarta semana.
Mantenlo en una página y manda el manual de marca, los textos legales y los datos del producto como adjuntos.
La plantilla
Copia la tabla en un documento o una hoja de cálculo y reemplaza la columna de la derecha con las respuestas.
| Campo | Qué escribir |
|---|---|
| Cliente y contacto | Empresa, y nombre, correo y teléfono de tu contacto del día a día |
| Video | Título de trabajo, y el código del video si usas uno |
| Objetivo | Qué debería pasar después de que alguien lo vea, en una frase |
| Audiencia | Quién lo ve y qué sabe ya de la empresa |
| Mensaje clave | La frase que el espectador debería recordar |
| Llamada a la acción | Qué debería hacer el espectador a continuación |
| Dónde se publica | Cada lugar donde se reproduce: web, YouTube, LinkedIn, Reels, pantalla de evento, TV interna |
| Duración | Duración del video principal |
| Entregables | Cada archivo, con duración, relación de aspecto, subtítulos e idioma |
| Referencias | Dos o tres videos que al cliente le gustan y por qué, y uno que no |
| Debe incluir | Archivos del logo, manual de marca, textos legales, nombres y cargos tal como deben aparecer, afirmaciones que necesitan aprobación |
| Presupuesto | El rango del cliente, o la cifra de tu propuesta |
| Entrega final | La fecha, y el lanzamiento o evento al que está atada |
| Fechas de aprobación | Cuándo se aprueba el guion y cuándo vencen las notas de cada corte |
| Aprobador | Un nombre, con la última palabra sobre el guion y cada corte |
| Revisores | Quién más lo ve, en qué etapa y qué revisa cada persona |
| Rondas incluidas | Cuántas rondas de cambios, y qué cuenta como una |
Notas sobre los campos que salen mal
- Para el objetivo, pregunta qué debería hacer o pensar alguien después de verlo. “Mostrar quiénes somos” necesita otra pregunta (¿a quién, y por qué ahora?) antes de servir. Una buena respuesta nombra una acción, como “los minoristas regionales agendan una visita”.
- Cuando el cliente te da tres mensajes clave, pregunta cuál sobreviviría a un corte de 15 segundos y escribe ese.
- Pide las referencias como enlaces, con una línea sobre qué le gusta al cliente de cada una: el ritmo, la música, cómo habla la gente a cámara. La que no le gusta suele decir más, porque descarta un estilo antes de que lo propongas.
- Los nombres y cargos de “Debe incluir” van directo a los textos en pantalla (lower thirds) del guion, así que escríbelos como cada persona los escribe, y pide el logo en archivo vectorial.
- Para las fechas de aprobación, cuenta hacia atrás desde la entrega final y dale a cada aprobación su propia fecha. El post sobre el cronograma de producción muestra cómo contar días hábiles después de cada una.
Los tres campos que evitan la mayor parte del retrabajo
Empieza por quién aprueba. Escribe un nombre, no un departamento. “Aprueba Marketing” deja que cualquiera de marketing reabra una decisión que tomó otra persona.
Lista los revisores con la etapa que ven y lo que revisan, para que el área legal lea el guion en lugar de encontrarse con el video después de la mezcla. Si alguien por encima del aprobador va a querer verlo, dale una etapa desde ahora. Nuestro post sobre comentarios contradictorios cubre el resto de esa conversación.
Después, las rondas, como un número con una definición. “Dos rondas de cambios” es un comienzo. “Una ronda es una lista consolidada de notas sobre una versión, enviada por el aprobador” es lo que impide que cinco correos a lo largo de una semana cuenten como una ronda, o como cinco.
Pon también el precio de una ronda extra en la propuesta. Cómo terminar con las rondas de revisión infinitas explica cómo mantener las rondas en ese formato.
Por último, los entregables. “Un video de un minuto más versiones para redes” es como un trabajo crece cuatro archivos sin una línea en la cotización. Lista cada archivo con su duración, formato, subtítulos e idioma.
Si hay verticales en la lista, el equipo tiene que saberlo antes del rodaje, y nuestro post sobre la lista de entregables muestra cómo armar una.
Ejemplo: el brief detrás de un video de 75 segundos
Este es el brief de la empresa de logística ficticia de nuestra plantilla de guion de video, llenado en una llamada con su gerente de marketing.
| Campo | Fennick Logistics |
|---|---|
| Cliente y contacto | Fennick Logistics. Lena Hart, gerente de marketing |
| Video | FNK_014, Nuevo centro de distribución |
| Objetivo | Los minoristas regionales conocen el envío a la mañana siguiente y agendan una visita |
| Audiencia | Gerentes de operaciones y de compras de minoristas regionales, que conocen el nombre pero no el edificio nuevo |
| Mensaje clave | Pide antes de las 10 p.m. y a las 6 a.m. ya está en camino |
| Llamada a la acción | Agendar una visita desde el enlace de la publicación |
| Dónde se publica | Página de inicio de la web, LinkedIn, YouTube, la pantalla de la recepción |
| Duración | 1:15 |
| Entregables | Master, 1:15, 16:9, con archivo SRT. El mismo corte con subtítulos incrustados para LinkedIn. Sin versión vertical |
| Referencias | Le gusta la apertura con dron de la referencia 1 y el personal hablando a cámara de la referencia 2. No le gusta la referencia 3, imágenes de stock bajo una voz en off |
| Debe incluir | Logo del manual de marca vigente. “Marta Ribeiro / CEO, Fennick Logistics” y “Daniel Okafor / Director de Operaciones”. 42,000 m², 14 andenes y 11,000 pedidos al día, confirmados por operaciones |
| Presupuesto | Precio cerrado de la propuesta, un día de rodaje |
| Entrega final | 18 de noviembre, el día antes del evento de inauguración |
| Fechas de aprobación | Guion al 23 de octubre, notas del primer corte al 6 de noviembre, notas del corte fino al 13 de noviembre |
| Aprobador | Marta Ribeiro, CEO |
| Revisores | Lena Hart: guion y ambos cortes, por historia y duración. Daniel Okafor: guion y corte fino, por cifras y seguridad en planta |
| Rondas incluidas | Dos sobre el guion, dos sobre el corte. Una ronda es una lista de notas de Marta sobre una versión |
Cuando Marta lo confirma, el guion parte de esta página. El mensaje clave es la línea hacia la que avanza el guion, la duración define la cantidad de palabras (cuántas palabras caben en un minuto tiene la cuenta) y los nombres y cargos van a la columna de video exactamente como están escritos aquí.
Cómo funciona esto en RecReview
RecReview no tiene un formulario de brief ni un cuestionario para el cliente. El brief va en la tarea del video, donde ocurre el resto del trabajo.
Crea la tarea con el cliente asignado y recibe el siguiente código de video de ese cliente, como FNK_014, numerado en orden y nunca reutilizado. Pega el brief en la descripción y agrega el manual de marca o el paquete de logos en Adjuntos (archivos de hasta 50 MB) o las referencias como enlaces.
Si el brief enumera varios entregables, Crear varias a la vez, en la ventana Nueva tarea, convierte una lista pegada en una tarea por línea, con el cliente y los plazos definidos para todas.
Cada tarea tiene dos plazos. La fecha de entrega es lo que le prometiste al cliente, y es lo que muestra su portal. El plazo interno es el de tu equipo, cae en la fecha de entrega o antes, y el cliente nunca lo ve.
La duración objetivo va en Duración del video.
Si tu equipo escribe guiones a partir de una plantilla de Google Docs, la parte de arriba de esa plantilla puede contener el brief.
Crear desde plantilla copia el documento, le pone nombre según tu patrón y completa los marcadores como {{client}}, {{project}}, {{code}}, {{title}}, {{duration}} (la duración del video de la tarea) y {{date}}. Tú escribes el resto del brief, y el documento queda adjunto a la tarea como su guion.
Para el aprobador, marca a esa persona como Gestor en los contactos del cliente y a los demás como Revisor, y después activa los roles de contacto en la configuración del espacio de trabajo, en Portal del cliente. Así solo los gestores pueden aprobar y descargar el final, mientras los revisores comentan y piden cambios.
Los roles de contacto vienen desactivados por defecto, y en ese caso cualquier contacto del cliente puede aprobar. La página de gestión de proyectos cubre las tareas, el tablero y los plazos.
