O contrato foi assinado na terça. Na sexta, a analista de marketing do cliente já perguntou do que vocês precisam, o diretor quer “ver alguma coisa logo” e ninguém disse quem aprova o corte. A diária é daqui a três semanas.
Quase todo atrito com cliente nasce de perguntas que ninguém resolveu no começo: quem aprova, onde está o logo, por onde chegam os comentários, qual arquivo é o final. Este checklist põe os primeiros 30 dias em ordem. Vários itens têm texto próprio, linkado onde aparecem.
Em resumo
- Quase todo atrito nasce de perguntas que ninguém resolveu no começo: quem aprova, onde estão os arquivos, por onde chegam os comentários.
- Saia do kickoff com um aprovador por vídeo e mande a ata por escrito no mesmo dia.
- Junte logo, fontes, nomes e textos aprovados antes de alguém precisar, numa pasta só.
- Mande uma primeira entrega pequena para o cliente aprender o link de revisão longe do dia da entrega.
- Mande uma atualização de cinco linhas num dia fixo da semana e marque uma conversa no dia 30.
Os primeiros 30 dias num quadro
| Quando | O que acontece | Pronto quando |
|---|---|---|
| Dia 1 | E-mail de boas-vindas e kickoff marcado | O cliente tem data, pauta e a lista do que levar |
| Dias 2 a 5 | Kickoff e ata por escrito | O aprovador tem nome e o cliente respondeu a ata |
| Semana 2 | Arquivos e contatos | Nada na diária ou na edição espera arquivo que falta |
| Semanas 2 e 3 | Uma primeira entrega pequena | O cliente já deixou um comentário num frame |
| Semana 4 | Primeira rodada e conversa de balanço | Os dois lados sabem o que mudar no mês seguinte |
A entrega pequena é o passo que quase toda produtora pula. Antes do corte principal, mande algo de pouco risco, como um teaser de 15 segundos ou uma seleção de trechos da primeira entrevista. Assim o cliente aprende a usar o link de revisão longe do dia da entrega.
O kickoff
Marque 45 minutos e mande a pauta com o convite: para que serve o vídeo e onde vai rodar, quem é quem do lado do cliente, de quais arquivos você precisa, como funcionam revisão e entrega, e as datas que importam para eles.
“Onde vai rodar” vira a sua lista de entregáveis, então pergunte por todas as plataformas, inclusive as que “talvez” entrem. As respostas sobre cada vídeo vão para um briefing de uma página.
No quem é quem, saia com um nome para cada papel:
- O aprovador, a única pessoa com a palavra final em cada vídeo. O texto sobre feedback conflitante mostra como escolher.
- Os revisores e o que cada um confere. Se o jurídico valida o que o vídeo promete, já ponha essa revisão no cronograma.
- O contato do dia a dia, que tira dúvida e junta os arquivos. Quase nunca é o aprovador.
- Quem cuida do faturamento. Muita empresa só paga a nota com número de pedido de compra, emitido por alguém que você nunca viu.
- Quem aparece no vídeo e quem cuida da agenda deles.
- Quem de fora da empresa precisa de acesso, como a agência de mídia.
Junte os arquivos antes de alguém precisar deles
Mande a lista logo depois da reunião, com prazo para cada item.
- Logo em vetor (SVG, EPS ou AI), com versão para fundo claro e escuro. PNG salvo do site não aguenta uma cartela final em tela cheia.
- O manual da marca, com os valores das cores e as regras de aplicação do logo.
- As fontes, em arquivo licenciado para vídeo, ou ao menos os nomes, para licenciar antes da edição.
- Nome e cargo de todo mundo que aparece, escritos pelo cliente e não copiados de uma ligação. O checklist de GC explica por quê.
- Promessas, nomes de produto e textos legais que o jurídico já aprovou.
- Imagens e trilhas que o cliente já tem, e o que as licenças permitem.
- Dois ou três vídeos de referência, dizendo do que gostam em cada um.
Combinem uma pasta só e uma pessoa do lado deles que cuida dela. Quando os arquivos chegam em quatro conversas de e-mail, alguém acaba caçando o logo na noite antes da edição.
Combine como vão ser a revisão e a entrega
Na revisão, cada versão vai num link só e os comentários ficam no frame, em vez de chegar por áudio ou ligação (como enviar vídeo para o cliente revisar tem os detalhes).
Combine quantas rodadas estão incluídas e o que conta como rodada (rodadas de revisão sem fim). Defina quantos dias úteis o cliente tem para comentar e o que a demora faz com a data de entrega (quando o cliente demora para aprovar).
Na entrega, parta da lista de entregáveis e acerte formato, proporção, duração e legenda de cada arquivo.
Dê ao cliente um código curto, de três ou quatro letras, e use em todo nome de arquivo, para que ACME_004 seja o mesmo vídeo na ilha de edição e na caixa de entrada dele (como nomear arquivos de vídeo mostra o padrão).
Diga onde os arquivos finais vão ficar, por quanto tempo e quando dá para baixar. Deixe escrito se material bruto e projeto estão incluídos.
Mande a ata no mesmo dia e peça que o cliente responda se algo estiver errado. É esse e-mail que você vai encaminhar quando alguém perguntar, dois meses depois, quantas rodadas estavam incluídas.
Defina o ritmo da conversa
Deixe a conversa do projeto no canal que o cliente preferir, inclusive o WhatsApp, desde que os pedidos de alteração fiquem no frame.
Mande uma atualização de cinco linhas num dia fixo da semana: o que andou, o que está esperando por eles, as próximas datas. Quem sabe que a sexta traz notícia para de perguntar na quarta como está.
Combinem o prazo de resposta dos dois lados; um dia útil é um bom começo. Deixe diárias e prazos num lugar que o cliente veja, porque anexo fica velho em uma semana.
No dia 30, marque 20 minutos para perguntar o que está funcionando e quem mais precisa de acesso. Cliente costuma ter uma reclamação pequena que ainda não falou, e é melhor ouvir agora do que na renovação.
E-mail de boas-vindas para copiar
Mande no primeiro dia, curto o bastante para ler no celular:
Assunto: Boas-vindas e próximos passos
Oi, Ana! Que bom começar a série de lançamento com vocês. Seguem os próximos passos.
Kickoff: quinta, às 10h, 45 minutos. Se der, chame quem vai aprovar os vídeos, nem que seja por 15 minutos.
Antes da reunião, ajuda muito ter:
- Os arquivos do logo e o manual da marca
- Nome e cargo de quem vai aparecer, escritos do jeito que devem sair na tela
- Dois ou três vídeos de que vocês gostam, de qualquer marca
- As datas que a gente precisa respeitar, como lançamentos e eventos
Cada versão vai chegar por um link. Você assiste no navegador, clica no momento que quer mudar e escreve o comentário. Não precisa criar conta, e este guia rápido mostra como funciona: [link]
Sou o seu contato do dia a dia. Toda sexta mando o que andou e o que a gente precisa de vocês.
Como isso funciona no RecReview
No RecReview, o cliente novo começa com um nome e um código de até seis caracteres, como ACME. O código vira o prefixo de todos os vídeos daquele cliente (ACME_001, ACME_002), o mesmo padrão combinado no kickoff.
Suba o logo do cliente ou digite o site dele para o RecReview buscar. O seu logo e o dele aparecem juntos no topo do portal, e os e-mails de revisão levam o seu.
Os contatos ficam na aba Pessoas. Cada um é gestor ou revisor, e você pode marcar mais de um como principal.
O e-mail de aprovação, com o download do arquivo final, vai primeiro para os principais, e a lista de destinatários de cada envio já vem com eles.
Se houver contatos principais, os avisos de rotina, como vídeo ou roteiro novo, só vão por e-mail para eles; os outros veem o aviso no portal. Com o portal ligado, cada contato que você cadastra recebe do RecReview um convite com o link.
Os papéis só restringem algo quando você liga a opção Usar papéis de contato, nas configurações do workspace. Aí só o gestor aprova e baixa o final, e o revisor comenta e pede alteração.
Para cada cliente você escolhe como as pessoas entram: qualquer pessoa com o link, nome e e-mail, ou login verificado com código de 6 dígitos por e-mail ou conta Google.
O download antes da aprovação vem desligado. Com ele ligado para um cliente, cada download antecipado fica registrado e a equipe é avisada. As diárias dos planos e os prazos de entrega aparecem num calendário no portal.
Para o e-mail de boas-vindas, mande o link da seção Para seus clientes da central de ajuda, que mostra ao cliente como entrar, comentar, aprovar e baixar. O resto está na página do portal do cliente.
