La mayoría de las productoras tiene una repisa con discos duros marcados con un año en cinta de papel, y nadie sabe bien cuáles todavía encienden.
Algunas productoras guardan todo porque borrar parece peligroso. Otras formatean los discos para la siguiente grabación y cruzan los dedos para que nadie pregunte. Las primeras se enteran por una factura de almacenamiento que crece cada mes; las segundas, cuando un cliente llama por la entrevista al director general de hace dos años.
Una política de retención responde dos preguntas para cada tipo de archivo: cuánto tiempo lo guardas y dónde. Una carpeta de tarjetas de cámara y un máster de 4 GB reciben respuestas muy distintas, así que un solo número para “el proyecto” no funciona.
En resumen
- Una política de retención responde dos preguntas para cada tipo de archivo: cuánto tiempo lo guardas y dónde.
- Guarda los originales de cámara uno o dos años y después solo una selección; los másters, cinco años o más.
- Sigue la regla 3-2-1: tres copias, en dos tipos de soporte distintos, con una copia fuera de la oficina.
- Un año de material de cuatro días de grabación al mes cuesta unos USD 29 al mes en Deep Archive o unos USD 200 en B2.
- Escribe la política en la propuesta y en el correo de entrega, y agenda los borrados.
Por qué vuelven los clientes
Cada tipo de pedido necesita una parte distinta del trabajo.
- Un formato nuevo de un video aprobado necesita el máster.
- Un logo nuevo o un título corregido necesita el archivo de proyecto, con sus gráficos y tipografías.
- Un corte más corto o una edición nueva necesita el proyecto y los originales de cámara.
- Tomas para otro video necesitan los originales, además de las autorizaciones que dicen dónde pueden aparecer esas personas.
- Una discusión sobre lo acordado necesita el contrato, la aprobación y una copia de lo que entregaste.
Decide cuáles de estos pedidos seguirás aceptando dos años después de la entrega y sabrás qué partes del trabajo conservar.
Retención por capa
Son reglas prácticas, no un estándar. Ajústalas a tus clientes y a tu presupuesto de almacenamiento.
| Capa | Regla práctica | Dónde vive después de la entrega |
|---|---|---|
| Originales de cámara y sonido | 1 a 2 años, después solo selección | Dos discos de archivo, uno fuera de la oficina, o almacenamiento en frío en la nube |
| Proyecto, gráficos, tipografías, música | Mientras reabrirías la edición (un año es un buen punto de partida) | Junto a los originales |
| Másters y versiones sin texto | 5 años o más | Disco de archivo más la nube |
| Versiones de revisión | Hasta cerrar el trabajo | Tu plataforma de revisión |
| Paquete entregado | Lo mismo que los másters | Junto a los másters |
| Contratos, autorizaciones, licencias | Mientras el video esté en uso, más el plazo legal | Escaneados, con los registros de tu empresa |
Los originales de cámara son la mayor parte de los bytes, así que aquí es donde la política importa. Uno o dos años cubren las reediciones habituales.
El material que nadie puede volver a grabar merece más tiempo: un evento, una entrevista con un ejecutivo que podría irse, una fábrica antes de la remodelación. Cuando termine el plazo, conserva las entrevistas y el mejor b-roll como selección y deja ir el resto.
El archivo de proyecto pesa poco y solo no sirve de nada, porque únicamente abre bien con los mismos medios, tipografías y plugins. Si después recortas los originales a una selección, el proyecto pierde sus vínculos.
El Project Manager de Premiere y el Media Management de Resolve pueden copiar solo los medios que usa una línea de tiempo, con unos segundos de margen, de modo que la edición siga abriendo con una fracción del tamaño.
Guardar los másters casi no cuesta nada. Apple calcula ProRes 422 HQ en unos 220 Mbps para 1080p a 29.97 fps, así que un máster de dos minutos ronda los 3.3 GB. Guarda también la versión sin texto y los stems de audio, si los hiciste.
Las versiones de revisión son las que menos viven. Una vez que el cliente aprueba y se cierra la ventana para los últimos ajustes, de la v1 a la v6 solo importan como registro de la conversación. Si tu plataforma de revisión conserva cada versión con sus notas, el registro ya está ahí y las exportaciones locales de revisión se pueden borrar.
El paquete entregado es una copia exacta de lo que recibió el cliente. Guárdalo tanto como los másters, porque resuelve qué se entregó y con qué licencia de música.
Los documentos siguen la vida del video, no la del trabajo. Una autorización es tu prueba de que una persona o un lugar aceptó aparecer, así que tiene que sobrevivir a todas las copias del material donde aparecen (nuestro artículo sobre el formulario de autorización explica qué lleva).
Las licencias se quedan con la música y el material de stock que cubren. Para contratos y facturas, el plazo depende de las normas fiscales y de prescripción de tu país, así que pregúntale a tu contador o a tu abogado.
Dónde vive cada copia
Después de la entrega, el material pasa del disco de trabajo rápido a un almacenamiento más barato, y la regla 3-2-1 es una buena prueba de si ese almacenamiento alcanza.
Un documento de 2012 del US-CERT sobre respaldos, que le atribuye la idea al fotógrafo Peter Krogh, la resume como tres copias de cualquier archivo importante (una principal y dos respaldos), en dos tipos de soporte distintos, con una copia fuera de la oficina.
Para una productora eso suele ser un disco de archivo en la oficina, un segundo disco en otro lugar y una copia en la nube o en cinta.
Los discos de archivo son la forma más barata de empezar. Cómpralos de a dos y conéctalos una vez al año para abrir algunos archivos. Un disco que pasó tres años en una repisa puede no encender, y te conviene descubrirlo mientras la otra copia está bien.
El almacenamiento en frío en la nube es barato de mantener y lento de recuperar. Amazon S3 Glacier Deep Archive cobra cerca de USD 1 por TB al mes, con recuperaciones que tardan de 12 a 48 horas y un cobro mínimo de 180 días.
Backblaze B2 cobra USD 6.95 por TB al mes, sin plazo mínimo y con los archivos disponibles al instante.
La cinta LTO es lo que usan las televisoras y las productoras más grandes. Una unidad de cinta escribe los archivos en un cartucho, y un cartucho LTO-9 guarda 18 TB.
La unidad es la compra grande, y las unidades recientes solo leen la generación anterior (LTO-9 lee y escribe LTO-8), así que hay que copiar las cintas viejas a las nuevas cada pocos años. Empieza a tener sentido cuando archivas decenas de terabytes al año.
Lo que cuesta guardar, frente a volver a grabar
Dos cámaras grabando tres horas cada una en ProRes 422 HQ a 1080p suman unos 600 GB. Cuatro días de grabación al mes son casi 29 TB al año. Al precio de Deep Archive, guardar un año de material cuesta unos USD 29 al mes, y en B2 unos USD 200.
Los másters del mismo año apenas se notan. Así que la decisión real es sobre los originales de cámara, comparada con volver a grabar. Regrabar significa otro día de equipo, el equipamiento, los traslados y las mismas personas frente a la cámara, y hay material que no se puede volver a grabar a ningún precio.
Ponlo por escrito y agenda los borrados
Incluye la política de material en bruto en la propuesta (el artículo sobre entregar material en bruto a los clientes tiene cláusulas) y repite los plazos en el correo de entrega, donde nuestra plantilla de entrega tiene una línea de archivo. Archiva cada trabajo terminado de la misma forma, con los pasos del artículo sobre estructura de carpetas.
Después, ponle una fecha a cada trabajo archivado, en la etiqueta del disco y en el calendario. Cuando llegue, haz lo que dice la política: reduce los originales a una selección, o bórralos y anota que lo hiciste.
Borrar es parte de la política. El material de personas identificables es un dato personal según leyes como el GDPR, cuyo principio de limitación del plazo de conservación dice que los datos personales no deben guardarse más tiempo del que exige su finalidad. Esto no es asesoría legal, así que revisa las normas de donde trabajas.
Cómo funciona en RecReview
RecReview no está hecho para guardar originales de cámara. Las subidas tienen un límite de 2 GB por archivo en Creator, 5 GB en Pro y 10 GB en Studio, así que las tarjetas y los archivos de proyecto van en tus discos o en almacenamiento en frío. Lo que guarda RecReview es la capa de revisión y el registro alrededor de ella.
Cada corte que subes se convierte en la siguiente versión numerada de su tarea y conserva el archivo que subiste. Cualquiera de tu equipo puede descargar el original de cualquier versión desde la lista de versiones de la tarea.
Cada versión registra quién la aprobó y cuándo, y el historial de actividad de la tarea muestra cuándo se subió cada versión y cuándo se envió al cliente (más sobre la prueba de aprobación).
Todo cuenta para el almacenamiento del espacio de trabajo: 500 GB en Creator, 2 TB en Pro y 5 TB en Studio, con una barra en Facturación, dentro de la configuración del espacio de trabajo.
Cuando dejes de trabajar con un cliente, archívalo. Pasa a una sección de Archivados en el menú de clientes, con sus tareas, versiones e historial intactos, y puedes restaurarlo cuando quieras.
Archivar no libera espacio por sí solo. El espacio vuelve cuando borras videos, así que primero descarga los originales que quieras conservar. Más sobre control de versiones.
