Toda produtora tem uma prateleira de HDs com o ano escrito em fita crepe, e ninguém sabe direito quais ainda ligam.
Tem quem guarde tudo porque apagar dá medo, e tem quem formate o HD para a próxima diária e torça para ninguém pedir nada. O primeiro grupo descobre o problema na conta do armazenamento, que sobe todo mês. O segundo, quando o cliente liga pedindo a entrevista do presidente gravada há dois anos.
Uma política de arquivo responde a duas perguntas para cada tipo de arquivo: por quanto tempo guardar e onde. Uma pasta de cartões e um master de 4 GB têm respostas bem diferentes, então um prazo só para “o projeto” não funciona.
Em resumo
- Uma política de arquivo responde a duas perguntas para cada tipo de arquivo: por quanto tempo guardar e onde.
- Guarde o bruto da câmera por um ou dois anos, depois só a seleção, e os masters por cinco anos ou mais.
- Siga a regra 3-2-1: três cópias, em dois tipos diferentes de mídia, com uma cópia fora do escritório.
- Um ano de material de quatro diárias por mês custa uns US$ 29 por mês no Deep Archive ou uns US$ 200 no B2.
- Escreva a política na proposta e no e-mail de entrega, e marque a data de apagar.
O que o cliente volta para pedir
- Um formato novo de um vídeo aprovado sai do master.
- Trocar o logo ou corrigir um GC pede o projeto da edição, com grafismos e fontes.
- Uma versão mais curta ou uma edição nova pede o projeto e o bruto da câmera.
- Imagens para outro vídeo pedem o bruto e os termos de autorização, que dizem onde aquelas pessoas podem aparecer.
- Uma discussão sobre o que foi combinado pede o contrato, a aprovação e uma cópia do que foi entregue.
Decida quais desses pedidos você ainda aceita dois anos depois da entrega, e fica claro o que guardar.
Prazo por camada
São regras práticas, não norma. Ajuste ao seu tipo de cliente e ao seu orçamento de armazenamento.
| Camada | Regra prática | Onde fica depois da entrega |
|---|---|---|
| Bruto da câmera e som direto | 1 a 2 anos, depois só a seleção | Dois HDs de arquivo, um fora da produtora, ou nuvem fria |
| Projeto, grafismos, fontes, trilha | Enquanto você topar reabrir a edição (um ano é um bom padrão) | Junto do bruto |
| Masters e versões limpas | 5 anos ou mais | HD de arquivo e nuvem |
| Versões de revisão | Até fechar o job | Na plataforma de revisão |
| Pacote de entrega | O mesmo prazo dos masters | Junto dos masters |
| Contratos, termos, licenças | Enquanto o vídeo estiver no ar, mais o prazo legal | Digitalizados, com os documentos da empresa |
O bruto da câmera é quase todo o volume, então é nele que a política pesa. Um ou dois anos cobrem as reedições de costume.
O que não dá para gravar de novo merece mais tempo: um evento, a entrevista com um diretor que pode sair da empresa, a fábrica antes da reforma. Quando o prazo vence, fique com as entrevistas e o melhor do b-roll como seleção e libere o resto.
O arquivo de projeto é pequeno e, sozinho, não abre direito: precisa da mesma mídia, das mesmas fontes e dos mesmos plugins. Se depois você reduzir o bruto à seleção, o projeto perde os links.
O Project Manager do Premiere e o Media Management do Resolve copiam só a mídia que a timeline usa, com alguns segundos de sobra nas pontas, e a edição abre num tamanho bem menor.
Master custa quase nada para guardar. A Apple calcula o ProRes 422 HQ em cerca de 220 Mbps para 1080p a 29,97 fps, então um master de dois minutos fica em torno de 3,3 GB. Guarde também a versão limpa e os stems de áudio, se você fez.
As versões de revisão têm a vida mais curta. Depois da aprovação e do prazo de ajustes finais, da v1 à v6 elas só servem como registro da conversa. Se a sua plataforma de revisão guarda cada versão com os comentários, esse registro já está lá, e os exports de revisão do servidor podem sair.
O pacote de entrega é a cópia exata do que o cliente recebeu. Guarde pelo mesmo prazo dos masters: ele mostra o que foi entregue e com qual licença de trilha.
Os documentos acompanham a vida do vídeo, mais longa que a do job. O termo de autorização de uso de imagem é a prova de que a pessoa ou o dono da locação concordou, então precisa durar mais que qualquer cópia do material em que eles aparecem (veja o post sobre o termo).
A licença da trilha e do banco de imagens fica junto da mídia que ela cobre. O prazo de contrato e nota fiscal depende das regras fiscais e de prescrição: pergunte ao contador ou ao advogado.
Onde cada cópia fica
Depois da entrega, o material sai do HD de trabalho para um armazenamento mais barato, e a regra 3-2-1 ajuda a saber se ele basta.
Um artigo de 2012 do US-CERT credita a regra ao fotógrafo Peter Krogh e a resume assim: três cópias de todo arquivo importante (uma principal e dois backups), em dois tipos diferentes de mídia, com uma cópia fora do escritório.
Numa produtora, costuma ser um HD de arquivo no escritório, outro HD em outro endereço e uma cópia na nuvem ou em fita.
HD de arquivo é o jeito mais barato de começar. Compre em pares e ligue uma vez por ano para abrir alguns arquivos: HD parado anos na prateleira pode não girar, e é melhor saber enquanto a outra cópia está boa.
A nuvem fria custa pouco para guardar e demora para devolver. O S3 Glacier Deep Archive, da Amazon, cobra cerca de US$ 1 por TB por mês, leva de 12 a 48 horas para recuperar os arquivos e cobra no mínimo 180 dias de armazenamento.
O Backblaze B2 cobra US$ 6,95 por TB por mês, sem prazo mínimo e com os arquivos disponíveis na hora.
A fita LTO é o que emissoras e produtoras maiores usam, e um cartucho LTO-9 guarda 18 TB.
O leitor é a compra cara, e os modelos recentes só leem a geração anterior (o LTO-9 lê e grava LTO-8), então as fitas antigas precisam ser copiadas para a geração nova de tempos em tempos. Compensa quando você arquiva dezenas de terabytes por ano.
Quanto custa guardar, perto de regravar
Duas câmeras rodando três horas cada em ProRes 422 HQ a 1080p dão cerca de 600 GB. Quatro diárias por mês somam quase 29 TB por ano. No Deep Archive, guardar um ano de material sai por uns US$ 29 por mês, e no B2 por uns US$ 200.
Os masters do mesmo ano quase não pesam. A decisão que importa é sobre o bruto, comparado com voltar a gravar. Regravar é outra diária, o equipamento, o deslocamento e as mesmas pessoas na frente da câmera, e tem material que não volta por dinheiro nenhum.
Escreva a regra e marque a data de apagar
Ponha a política do material bruto na proposta (o post sobre entregar o bruto ao cliente tem as cláusulas) e repita os prazos no e-mail de entrega, onde o nosso modelo de entrega já tem uma linha sobre o arquivo. Arquive todo job encerrado do mesmo jeito, seguindo os passos do post sobre estrutura de pastas.
Depois, dê uma data a cada job arquivado, na etiqueta do HD e na agenda. Quando ela chegar, faça o que a política manda: reduza o bruto à seleção ou apague e anote que apagou.
Apagar faz parte da política. Vídeo em que dá para reconhecer a pessoa é dado pessoal, e a LGPD manda eliminar os dados pessoais quando o tratamento termina, com exceções como o cumprimento de obrigação legal (art. 16). Isto não é parecer jurídico.
Como isso funciona no RecReview
O RecReview não foi feito para guardar o bruto da câmera. O upload tem limite de 2 GB por arquivo no Creator, 5 GB no Pro e 10 GB no Studio, então cartões e projetos arquivados ficam nos seus HDs ou na nuvem fria.
Cada corte que você sobe vira a próxima versão numerada da tarefa e guarda o arquivo que você subiu. Qualquer pessoa da equipe baixa o original de qualquer versão pela lista de versões da tarefa.
Cada versão registra quem aprovou e quando, e o histórico de atividades da tarefa mostra quando cada versão subiu e quando foi para o cliente (mais sobre a prova de aprovação).
Tudo isso conta no armazenamento do workspace: 500 GB no Creator, 2 TB no Pro e 5 TB no Studio, com uma barra na aba Assinatura das configurações do workspace.
Quando parar de trabalhar com um cliente, arquive. Ele vai para a seção Arquivados do menu de clientes, com tarefas, versões e histórico intactos, e você restaura quando quiser.
Arquivar não libera espaço por si só. O espaço volta quando você apaga vídeos, então baixe antes os originais que quer guardar. Mais sobre o controle de versões.
