Con un video de capacitación, la prueba es si la gente puede hacer el trabajo después de verlo. Nadie en la audiencia eligió darle play, un experto tiene que confirmar cada paso y, un año después, el software o la política habrán cambiado.
Esto es para productoras y equipos internos, y casi todo ocurre antes de la grabación.
En resumen
- Haz un módulo por tarea, con un objetivo que puedas ver a alguien cumplir.
- Define en el arranque quién aprueba los datos (el experto) y quién aprueba el aspecto.
- Incluye los subtítulos en la cotización desde la primera conversación y entrégalos como archivo SRT o VTT aparte.
- Saca de las líneas habladas todo lo que envejece y numera las versiones por módulo.
Un módulo por tarea, con el objetivo escrito primero
Antes del guion, escribe qué debería poder hacer quien mira cuando termine el video, redactado como algo que podrías verlo hacer.
“Un nuevo gerente de tienda puede cerrar la caja y enviar el reporte de cierre del día” funciona. “Entender el proceso de cierre” no, porque nadie puede verificar si ocurrió.
Si el objetivo necesita una “y” entre dos trabajos distintos, tienes dos módulos. Cerrar la caja y pedir mercadería ocurren en momentos distintos, y el gerente que necesite uno de los dos en marzo no va a querer recorrer el otro.
Nuestro artículo sobre la duración del video corporativo pone la capacitación en 3 a 6 minutos por módulo, y dividir por tareas suele llevarte ahí.
Nombra cada módulo como la tarea, con las palabras que usan los empleados. “Cerrar la caja” es más fácil de encontrar después en una plataforma de aprendizaje que “Módulo 4: Procedimientos financieros”.
Haz la lista de módulos con el cliente antes de cotizar. Un brief que dice “un video de onboarding” muchas veces se convierte en doce módulos cuando alguien escribe los objetivos, y doce módulos son otro presupuesto.
Saca los datos del experto y acuerda quién aprueba qué
El experto en la materia conoce el proceso y normalmente no sabe escribir para el oído, así que no le pidas un guion. Pídele los pasos, en una llamada de media hora o mientras te muestra la tarea con una grabadora encendida, y que tu guionista lo convierta en líneas que una persona pueda decir.
Después el experto revisa la exactitud del guion antes de la grabación, cuando un paso equivocado todavía cuesta unas palabras y no un día de regrabación.
Define dos aprobaciones en el arranque y escribe ambos nombres en el brief. El experto aprueba los datos: el orden de los pasos, los números, los nombres de campos y botones y todo lo regulatorio. El responsable de capacitación o de recursos humanos del cliente aprueba el aspecto, el tono y la duración.
Cuando el responsable de recursos humanos quiere cortar un paso por tiempo, el experto decide si se puede quitar. Sin esa división, cada uno espera que sigas sus propias notas sobre el mismo corte.
Nuestro artículo sobre feedback contradictorio de varias personas explica qué enviar cuando pasa de todos modos.
El experto también debería ver el corte, buscando solo errores, como una versión vieja de una pantalla o un paso mostrado fuera de orden. Díselo de entrada, o también vas a recibir notas sobre la música.
Experto a cámara o voz en off sobre la pantalla
Para capacitación de software, una grabación de pantalla con voz en off suele enseñar más que una persona a cámara, porque quien mira necesita ver dónde hacer clic.
Graba a la resolución que vas a entregar, cierra todo lo que no sea parte de la tarea y usa una cuenta de prueba con datos inventados. El nombre de un cliente real en pantalla es un problema de privacidad.
Para tareas físicas, como operar una máquina, filma las manos y el equipo de cerca mientras el experto explica. Un plano general de alguien hablando al lado de la máquina no le da a quien mira nada que copiar.
Una cara a cámara se gana su lugar al principio y al final, diciendo por qué importa la tarea y a quién preguntar. También es la parte que envejece más rápido.
Si el experto deja la empresa, cada módulo con su cara necesita una regrabación, mientras que otra persona puede volver a grabar una voz en off sin tocar la imagen. Para la grabación en sí, mira cómo hacer que los empleados se sientan cómodos ante la cámara.
Los subtítulos son parte de la especificación
Incluye los subtítulos en la cotización desde la primera conversación. La gente ve la capacitación en un escritorio de oficina abierta, muchas veces sin audífonos, a veces en su segundo idioma.
Si la política de accesibilidad del cliente se basa en WCAG, el Criterio de Conformidad 1.2.2 pide subtítulos en video pregrabado en el Nivel A, el más bajo. Esos subtítulos identifican quién habla e incluyen los sonidos que importan, como la alarma en un módulo de seguridad.
El mismo estándar pide audiodescripción en el Nivel AA (Criterio de Conformidad 1.2.5) a menos que el audio ya transmita todo lo importante de la pantalla. En una grabación de pantalla eso significa sobre todo decir “haz clic en Guardar, arriba a la derecha” en lugar de “haz clic aquí”.
Entrega los subtítulos como archivo SRT o VTT aparte, salvo que el video vaya a redes. Así la plataforma de aprendizaje puede mostrarlos u ocultarlos, y un error de tipeo se corrige sin una nueva exportación. Pregúntale al cliente qué formato acepta su plataforma.
El largo de línea y la velocidad de lectura están en nuestras pautas de subtitulado, y cómo hacer un archivo SRT cubre el archivo.
Prevé el módulo que va a cambiar
Una pantalla nueva en el software, un formulario nuevo, una política reescrita después de una auditoría. Con un curso dividido por tareas, cada una de esas cosas significa rehacer un módulo. Con un solo video de 25 minutos, significa volver a editar y revisar todo.
Algunos hábitos abaratan ese módulo:
- Deja fuera de las líneas habladas lo que envejece, siempre que puedas: precios, fechas, números de versión y el nombre de quien dirige el área van en el texto en pantalla, que es más fácil de cambiar que una voz.
- Graba los pasos por separado de la introducción y el cierre, para que una actualización no toque las tomas donde aparece una cara.
- Guarda los archivos de proyecto, las plantillas de gráficos y el contacto del locutor mientras el curso esté en uso.
Acuerda en la cotización cómo se cobran las actualizaciones. Una línea como “un módulo actualizado” puede llevar precio, mientras que “cambios en el curso” deja el alcance abierto.
Nombres y versiones para un curso con muchos módulos
Doce módulos con tres o cuatro cortes cada uno, más subtítulos, son cincuenta y tantos archivos. El patrón de nuestra convención de nombres de archivos de video funciona aquí, siempre que el número de módulo vaya en el título y quede fuera del código de producción.
El orden del curso cambia. A mitad de camino, el cliente decide que “Cerrar la caja” va antes que “Pedir mercadería”, y el módulo 4 pasa a ser el módulo 3. Si los nombres de archivo y los códigos dependen del orden de los módulos, hay que renombrar todo y alguien envía el archivo equivocado.
Con un código de producción que nunca cambia y el número de módulo en el título (“M03 Cerrar la caja”), editas el título, y el código y el historial de archivos se quedan donde estaban.
Numera las versiones por módulo, también. “La v3 del curso” no significa nada cuando el módulo 2 va por su quinto corte y el módulo 9 se aprobó en el primero.
Cómo funciona en RecReview
En RecReview, la ventana de nueva tarea tiene un botón para crear varias a la vez junto al campo del título. Pega la lista de módulos, un título por línea y hasta 100 a la vez, y define el cliente, el proyecto, los responsables, la fecha de entrega y el plazo interno una sola vez para todos.
Cada módulo se convierte en una tarea numerada con el código del cliente, en el orden en que la pegaste. El número cuenta por cliente y nunca se reutiliza, así que un módulo conserva su código cuando cambia el orden del curso.
La tarea de cada módulo guarda su propio guion, como archivo o como documento de Google Drive u OneDrive, y desde ahí puedes enviárselo al cliente por correo. Si el experto lee a cámara, cada bloque de video del teleprompter puede tomar el guion más reciente de la tarea, dejando solo las líneas habladas.
Un corte subido con el código del módulo en el nombre del archivo entra como una nueva versión de ese módulo.
El experto revisa el corte con un enlace, con un nombre y un correo en vez de una cuenta. Si activas los roles de contacto, solo los gestores del cliente pueden dar la aprobación final, y el experto, como revisor, puede comentar y pedir cambios.
Cada versión se puede transcribir desde su pestaña Transcripción. Los subtítulos se arman a partir de la transcripción con hasta 42 caracteres por línea y dos líneas. Tu equipo corrige el texto en el reproductor y exporta SRT o VTT.
La búsqueda también mira dentro de las transcripciones, así que una frase que recuerdas te lleva al video donde se dijo. Las páginas de gestión de proyectos y transcripción tienen más.
