Como fazer vídeo de treinamento: módulos, roteiro, legenda e atualização

Num vídeo de treinamento, a pergunta é se a pessoa consegue fazer o trabalho depois de assistir. Ninguém ali escolheu dar play, um especialista precisa confirmar cada passo, e daqui a um ano o sistema ou a norma já terá mudado.

Este texto é para produtoras e equipes internas, e quase tudo nele acontece antes da diária.

Um módulo por tarefa, com o objetivo escrito antes

Antes do roteiro, escreva o que a pessoa vai saber fazer quando o vídeo acabar, de um jeito que dê para ver acontecendo.

“O gerente recém-contratado fecha o caixa e envia o relatório do dia” serve. “Entender o processo de fechamento” não serve, porque ninguém consegue conferir se aconteceu.

Se o objetivo precisa de um “e” entre duas tarefas diferentes, são dois módulos. Fechar o caixa e fazer o pedido de reposição acontecem em horas diferentes, e quem precisar de um deles daqui a seis meses não vai querer passar pelo outro.

O post sobre duração de vídeo institucional põe treinamento em 3 a 6 minutos por módulo, e dividir por tarefa costuma dar nisso.

Dê a cada módulo o nome da tarefa, com as palavras dos funcionários. “Fechamento de caixa” se acha na plataforma muito mais rápido que “Módulo 4: Procedimentos financeiros”.

Feche a lista de módulos com o cliente antes de orçar. O briefing que fala em “um vídeo de integração” muitas vezes vira doze módulos quando alguém escreve os objetivos, e doze módulos é outro orçamento.

O conteúdo vem do especialista, e cada um aprova uma coisa

O especialista conhece o processo de cor e quase nunca sabe escrever para ser falado. Então não peça o roteiro a ele.

Peça os passos, numa ligação de meia hora ou acompanhando a tarefa com o gravador ligado, e deixe o roteirista transformar isso em frases que alguém consiga dizer. Depois ele confere o roteiro antes da gravação, quando um passo errado ainda custa meia dúzia de palavras, e não uma diária extra.

Combine duas aprovações no kickoff e ponha os dois nomes no briefing. O especialista aprova o conteúdo, ou seja, a ordem dos passos, os números, o nome de cada campo e botão e tudo o que for norma. Quem cuida de treinamento ou de RH no cliente aprova a cara do vídeo, o tom e a duração.

Se o RH quer cortar um passo para caber no tempo, quem decide se ele pode sair é o especialista. Sem essa divisão, cada um espera que você siga os próprios comentários no mesmo corte.

O post sobre feedback conflitante de aprovadores mostra o que mandar quando isso acontece mesmo assim.

O especialista também assiste ao corte, só caçando erro, como uma tela de versão antiga do sistema ou um passo fora de ordem. Avise antes que é só isso, senão vem comentário sobre a trilha.

Especialista na câmera ou locução em cima da tela

Em treinamento de sistema, gravação de tela com locução costuma ensinar mais que uma pessoa falando para a câmera, porque quem assiste precisa ver onde clicar.

Grave na resolução de entrega, feche tudo o que não faz parte da tarefa e use uma conta de demonstração com dados inventados. Nome de cliente de verdade aparecendo na tela é problema de privacidade.

Em tarefa física, como operar uma máquina, filme as mãos e o equipamento de perto enquanto o especialista explica. Plano aberto de alguém falando ao lado da máquina não ensina nada.

O rosto na câmera vale a pena na abertura e no fechamento, dizendo por que a tarefa importa e a quem recorrer. Também é a parte que envelhece primeiro.

Se o especialista sai da empresa, todo módulo com o rosto dele precisa ser regravado, enquanto a locução outra pessoa regrava sem mexer na imagem. Para o dia da gravação, veja como gravar com funcionários que não são atores.

Legenda faz parte do escopo

Ponha a legenda no orçamento desde a primeira conversa. Treinamento se assiste na mesa, em escritório aberto, muitas vezes sem fone.

Se a política de acessibilidade do cliente segue a WCAG, o critério de sucesso 1.2.2 pede legenda em vídeo pré-gravado no nível A, o mais básico. Essa legenda identifica quem fala e traz os sons que importam, como o alarme num módulo de segurança.

As mesmas diretrizes pedem audiodescrição no nível AA (critério 1.2.5), a não ser que o áudio já conte tudo o que importa na tela. Em gravação de tela, isso se resolve no roteiro, com “clique em Salvar, no alto à direita” no lugar de “clique aqui”.

Entregue a legenda num arquivo separado, SRT ou VTT, a não ser que o vídeo vá para rede social. Assim a plataforma liga e desliga a legenda, e um erro de digitação se corrige sem exportar de novo.

Caracteres por linha e velocidade de leitura estão no nosso guia de legendas, e o arquivo em si em como fazer um arquivo SRT.

Planeje o módulo que vai mudar

Uma tela nova no sistema, um formulário novo, uma norma revista depois de auditoria. Com o curso dividido por tarefa, cada mudança dessas é um módulo refeito. Com um vídeo único de 25 minutos, é reeditar e reconferir tudo.

Alguns hábitos deixam esse módulo mais barato:

• Tire da locução o que vence logo, como preço, data, número de versão e o nome de quem chefia o setor, e ponha em cartela, que se troca muito mais fácil que uma voz.
• Grave os passos separados da abertura e do fechamento, para a atualização não mexer nas cenas com rosto.
• Guarde o projeto, os templates de arte e o contato do locutor enquanto o curso estiver no ar.

Combine no orçamento como a atualização é cobrada. “Atualização de um módulo” é um item que aceita preço, e “ajustes no curso” deixa o escopo em aberto.

Nome e versão num curso com muitos módulos

Doze módulos com três ou quatro cortes cada, mais as legendas, dão uns cinquenta arquivos. O padrão da nossa convenção de nomes de arquivo funciona aqui, desde que o número do módulo fique no título e fora do código de produção.

A ordem do curso muda. No meio do caminho o cliente decide que “Fechamento de caixa” vem antes de “Pedido de reposição”, e o módulo 4 vira o 3. Se o nome do arquivo e o código dependem da ordem, tudo é renomeado e alguém manda o arquivo errado.

Com um código de produção que nunca muda e o número do módulo no título (“M03 Fechamento de caixa”), você edita o título, e o código e o histórico de arquivos ficam onde estavam.

Numere as versões por módulo também. “V3 do curso” não quer dizer nada quando o módulo 2 está no quinto corte e o 9 foi aprovado de primeira.

Como isso funciona no RecReview

No RecReview, a janela de tarefa nova tem o botão Criar várias de uma vez, ao lado do título. Cole a lista de módulos, um título por linha e até 100 por vez, e defina cliente, projeto, responsáveis, prazo do cliente e prazo interno uma vez para todos.

Cada módulo vira uma tarefa numerada com o código do cliente, na ordem em que você colou. A numeração é por cliente e nunca se repete, então o módulo mantém o código quando a ordem do curso muda.

Cada tarefa guarda o roteiro do seu módulo, em arquivo ou num documento do Google Drive ou do OneDrive, e dali você manda por e-mail para o cliente. Se o especialista lê para a câmera, cada bloco de vídeo no teleprompter pode puxar o roteiro mais recente da tarefa, só com o que é falado.

Um corte enviado com o código do módulo no nome do arquivo entra como versão nova daquele módulo.

O especialista revisa o corte pelo link, com nome e e-mail, sem criar conta. Se você ligar os papéis de contato, só o gestor do cliente dá a aprovação final, e o especialista, como revisor, comenta e pede alteração.

Cada versão pode ser transcrita pela aba Transcrição. A legenda sai da transcrição, com até 42 caracteres por linha e duas linhas, a equipe corrige o texto no próprio player e você exporta SRT ou VTT.

A busca também procura nas transcrições, e uma frase de que você se lembra leva ao vídeo em que foi dita. Mais nas páginas de gestão de projetos e de transcrição.