Modelo de briefing de vídeo, com um exemplo preenchido

Quase todo briefing de vídeo chega como um parágrafo no e-mail. “Precisamos de um vídeo para o centro de distribuição novo, algo dinâmico, com mais ou menos um minuto, para o site e o LinkedIn.” Dá para mandar um orçamento por alto.

Só que ali não diz quem aprova, quantas rodadas o preço cobre nem se LinkedIn é o mesmo arquivo ou um corte vertical legendado. Essas perguntas voltam de qualquer jeito, lá pela terceira rodada.

Um briefing de uma página resolve isso antes de alguém abrir o roteiro.

Preencha junto com o cliente

Mande um formulário em branco e ele volta com “mostrar quem somos” no objetivo e “todo mundo” no público. Marque meia hora, compartilhe a tela e vá preenchendo enquanto pergunta.

Gente responde pergunta muito melhor do que preenche campo, e na call você percebe a hesitação depois de “quem aprova isso?”. Com cliente novo, essa meia hora cabe dentro do kickoff.

Depois, mande o briefing para quem aprova e peça uma resposta confirmando. É essa resposta que transforma as suas anotações no documento que você vai mostrar quando, na quarta semana, alguém pedir uma versão vertical.

Mantenha tudo em uma página e mande manual da marca, texto jurídico e ficha do produto como anexo.

O modelo

Copie a tabela para um Doc ou uma planilha e troque a coluna da direita pelas respostas.

Os campos que costumam sair errado

• No objetivo, pergunte o que a pessoa deve fazer ou pensar depois de assistir. “Mostrar quem somos” ainda pede mais uma pergunta (para quem, e por que agora?). Uma resposta que serve tem uma ação, como “lojistas da região agendam uma visita”.
• Se o cliente trouxer três mensagens principais, pergunte qual sobrevive num corte de 15 segundos e anote essa.
• Peça as referências em link, com uma linha sobre o que agrada em cada uma: o ritmo, a trilha, o jeito de as pessoas falarem para a câmera. A de que ele não gosta costuma dizer mais, porque descarta um estilo inteiro antes de você propor.
• Os nomes e cargos dos obrigatórios vão direto para os GCs do roteiro, então escreva do jeito que cada pessoa grafa o próprio nome. E já peça o logo em vetor.
• Nas datas de aprovação, conte de trás para frente a partir da entrega final e dê uma data para cada aprovação. O post sobre prazo de produção mostra como contar os dias úteis depois de cada uma.

Os três campos que mais evitam retrabalho

Comece por quem aprova. Um nome, não um departamento. “O marketing aprova” deixa qualquer pessoa do marketing reabrir uma decisão que outra já tomou.

Liste também quem revisa, com a etapa e o que cada um confere, para o jurídico ler o roteiro em vez de conhecer o vídeo depois da mixagem. Se alguém acima de quem aprova vai querer ver, defina agora em que etapa. O post sobre feedback conflitante trata do resto dessa conversa.

Depois vêm as rodadas, com número e definição. “Duas rodadas de alteração” é um começo. “Uma rodada é uma lista única de comentários sobre uma versão, enviada por quem aprova” é o que impede que cinco e-mails ao longo da semana contem como uma rodada, ou como cinco.

Ponha na proposta também o preço da rodada extra. Como acabar com as rodadas infinitas mostra como manter as rodadas nesse formato.

Por último, os entregáveis. “Um vídeo de um minuto mais versões para redes” é como um trabalho ganha quatro arquivos sem nenhuma linha no orçamento. Liste cada arquivo com duração, proporção, legenda e idioma.

Se tem vertical na lista, a equipe precisa saber antes da diária, e o post sobre lista de entregáveis mostra como montar a sua.

Exemplo: o briefing de um institucional de 75 segundos

Este é o briefing da empresa de logística inventada do nosso modelo de roteiro, preenchido numa call com a gerente de marketing.

Com o sim da Marta, o roteiro começa desta página. A mensagem principal é a frase para onde o roteiro caminha, a duração define quantas palavras cabem (quantas palavras tem um roteiro de 1 minuto tem a conta), e nomes e cargos entram na coluna de vídeo exatamente como estão aqui.

Como isso funciona no RecReview

O RecReview não tem formulário de briefing nem questionário para o cliente. O briefing fica na tarefa do vídeo, que é onde o resto do trabalho acontece.

Crie a tarefa com o cliente definido e ela ganha o próximo código de vídeo daquele cliente, como FNK_014, em sequência e sem reaproveitar número. Cole o briefing na Descrição e suba o manual da marca ou o pacote de logos em Anexos (arquivos de até 50 MB), ou ponha as referências como link.

Se o briefing tem vários entregáveis, o botão Criar várias de uma vez, na janela Nova Tarefa, transforma uma lista colada em uma tarefa por linha, com cliente e prazos definidos para todas.

Cada tarefa tem dois prazos. A Entrega é a data que você prometeu ao cliente, e é ela que aparece no portal dele. O Prazo interno é da sua equipe, cai no mesmo dia da entrega ou antes, e o cliente nunca vê.

A duração combinada vai em Duração do vídeo.

Se a equipe escreve roteiro a partir de um modelo no Google Docs, o topo desse modelo pode guardar o briefing.

O botão Criar do template copia o Doc, dá o nome pelo seu padrão e preenche variáveis como {{cliente}}, {{projeto}}, {{codigo}}, {{titulo}}, {{duracao}} (a duração do vídeo na tarefa) e {{data}}. O resto do briefing você digita, e o Doc entra na tarefa como roteiro.

Para quem aprova, marque a pessoa como Gestor nos contatos do cliente e os outros como Revisor, e ligue os papéis de contato nas configurações do workspace, em Portal do cliente. Daí em diante só o gestor aprova e baixa a entrega final, e o revisor comenta e pede alterações.

Os papéis vêm desligados, e nesse caso qualquer contato do cliente pode aprovar. A página de gestão de projetos mostra tarefas, quadro e prazos.