La mayoría de las igualas de video empiezan como una línea en un correo: cuatro videos al mes, una tarifa fija, a partir del mes que viene.
Cinco meses después los cuatro videos son seis, dos de ellos son resúmenes de eventos de tres minutos, y nadie encuentra la línea que dice si el corte que el cliente se saltó en marzo todavía se debe.
Una iguala aguanta cuando está escrita como paquete. La tarifa por hora detrás del precio sale de cómo cotizar producción de video, y este post cubre lo que va alrededor.
En resumen
- Escribe los entregables por tipo, cada uno con un tope de duración, un formato y un origen, o usa créditos si la mezcla cambia cada mes.
- Decide antes del primer mes qué pasa con los videos no usados, y dales a las unidades que pasan de mes su propia ventana de entrega.
- Pon el precio de cada extra en el paquete, para que un quinto corte sea un número que el cliente ya firmó.
- Al final de cada mes, compara las horas registradas con las cotizadas y lee los meses de a tres.
- Reabre el paquete cuando el promedio de tres meses quede a más de un 10% de las horas cotizadas.
Qué va en un paquete mensual
Empieza con los entregables por tipo, nunca solo por cantidad. “Cuatro videos” deja que un teaser de 15 segundos y un caso de éxito de tres minutos cuenten igual.
Dale a cada tipo un tope de duración, un formato y un origen: “corte vertical para redes, de hasta 60 segundos, 9:16, con subtítulos incrustados, editado con material que ya tenemos”. Si la mezcla cambia cada mes, usa créditos: un corte de 60 segundos es uno, un video de dos minutos son dos, y el cliente gasta seis al mes.
Después vienen los días de rodaje (“medio día al mes, cuatro horas en locación, traslados dentro de la ciudad incluidos”) y las rondas por video, normalmente dos. Define una ronda como una lista consolidada de notas sobre una versión, de un solo aprobador, como en cómo terminar con las rondas de revisión infinitas.
Lista lo que aporta el cliente, como un aprobador con nombre, briefs para un día fijo y notas dentro de una cantidad fija de días hábiles, y cierra con un mínimo de tres meses, 30 días de preaviso y una revisión cada trimestre.
Videos no usados y traspaso de mes
Esta cláusula causa más discusiones que el precio. El cliente no mandó los briefs de dos de los cuatro cortes de marzo. ¿Se pierden o esperan?
- Se usan o se pierden es la regla más simple para la productora y al cliente le parece dura.
- Un traspaso de un mes pasa las unidades no usadas solo al mes siguiente, y después vencen.
- Un banco con tope deja que el cliente acumule una cantidad fija de unidades a la vez, todas con vencimiento al final del trimestre.
Elijas la que elijas, un traspaso mueve trabajo sin sumar gente. Si dos cortes de marzo caen en abril, abril tiene seis cortes para un equipo dimensionado para cuatro.
Dales a las unidades traspasadas su propia ventana de entrega (“dentro del mes siguiente, en fechas que acordemos”) y escribe que las unidades no usadas nunca se reembolsan ni se convierten en descuento cuando termina el contrato.
Cuando la falla es tuya, la unidad se sigue debiendo y no vence. Dejarlo por escrito también hace que al cliente le cueste menos aceptar la cláusula.
Qué cuenta como extra
Un pedido es extra cuando no entra en un tipo, una cantidad o una ronda del paquete. El post sobre scope creep tiene una prueba de tres preguntas para los casos grises. Los de siempre:
| Pedido | ¿Está en el paquete? | Cómo se maneja |
|---|---|---|
| Un quinto corte en un mes de cuatro | No | Precio por unidad |
| Un corte de 90 segundos con un tope de 60 | No | Cuenta como el tipo siguiente |
| Una versión vertical del video 16:9 | Solo si está en la lista | Una unidad |
| Una tercera ronda en un corte | No | Precio por ronda |
| Entrega en dos días hábiles | No | Recargo por urgencia |
Pon el precio de cada extra en el paquete, para que la respuesta a un quinto corte sea un número que el cliente ya firmó.
Un ritmo mensual y una estructura
Un paquete funciona mejor con un calendario fijo:
Semana 1
llamada de planificación, 30 min
lista del mes enviada por correo
Semana 2
día de rodaje
Semanas 2 a 4
salen versiones, vuelven notas
en 3 días hábiles
Última semana
últimas entregas
informe y revisión del paquete
La llamada de planificación convierte el paquete en una lista con el tipo, la fecha y el aprobador de cada video, y ese correo es contra lo que se revisa el mes. Reparte las entregas a lo largo del mes y cierra con un informe para el cliente de una página.
El paquete en sí cabe en media página de la propuesta:
[Cliente] · paquete mensual de video
Cada mes
4 cortes verticales, hasta 60 s
1 video, hasta 2 min
1 rodaje de medio día, 4 h
2 rondas por video
Tarifa
[monto] al mes
mínimo de 3 meses
30 días de preaviso
Unidades no usadas
pasan 1 mes, después vencen
Extras
corte extra: [precio]
ronda extra: [precio]
medio día extra: [precio]
urgencia, menos de 3 días: +[%]
El cliente aporta
1 aprobador con nombre
briefs antes del día 5
notas en 3 días hábiles
Este es ese paquete cotizado a la tarifa interna de $100 del post sobre precios. Las cifras son un ejemplo en dólares estadounidenses, no una tarifa de mercado.
| Ítem | Horas al mes |
|---|---|
| 4 cortes verticales, 5 horas cada uno | 20 |
| 1 video de dos minutos | 12 |
| Rodaje de medio día con traslado, 2 personas × 5 horas | 10 |
| Llamada de planificación, informe y gestión | 4 |
| Total | 46 |
Eso da una tarifa mensual de $4,600. Los extras salen de la misma tarifa, así que un corte extra cuesta $500 y medio día extra, $1,000.
Revisa cada mes si el cliente entra en el paquete
Al final de cada mes, pon las horas registradas del cliente al lado de las 46 que cotizaste, y lee los meses de a tres. Este es el primer trimestre del cliente del ejemplo:
| Mes | Horas registradas | Contra 46 cotizadas |
|---|---|---|
| Enero | 44 | 2 por debajo |
| Febrero | 51 | 5 por encima |
| Marzo | 58 | 12 por encima |
| Trimestre | 153 | 15 por encima |
Las horas de cada video muestran de dónde salió la diferencia. El resto del paquete se mantuvo a tres horas de sus 34, mientras que el video de dos minutos tomó 10, 16 y 21 horas y llegó a una tercera ronda en febrero y marzo.
El cliente pagó $13,800 por 153 horas, unos $90 la hora en lugar de $100. Con el costo de $75 por hora del post sobre precios, el margen bajó del 25% a cerca del 17%. Esto solo funciona si las horas se cargan en cada video mientras se hace el trabajo (registro de horas para editores de video).
Cuándo renegociar
Reabre el paquete cuando el promedio de tres meses quede a más de un 10% de las horas cotizadas, en cualquier dirección. Un cliente que usa 30 de 46 horas lo va a notar antes que tú, y ofrecerle un paquete más chico lo retiene.
Una mezcla que se va hacia videos largos, un traspaso que crece o un aprobador nuevo del lado del cliente también son motivos.
Lleva la tabla del trimestre a la llamada de revisión con opciones. Para el cliente del ejemplo:
- Cotizar el video de dos minutos a 20 horas, lo que lleva el paquete a 54 horas y $5,400 al mes.
- Mantener los $4,600 y sostener el límite de dos rondas, facturando una tercera ronda a $400.
- Cambiar el video de dos minutos por dos cortes verticales más, 10 horas dentro de las 12 que tenía.
El cliente elige una, y los números nuevos entran en la estructura del trimestre siguiente.
Cómo funciona esto en RecReview
RecReview no guarda el paquete, la tarifa ni las facturas, así que la estructura sigue en tu propuesta y el precio en tu hoja de cálculo. Guarda los videos del mes y las horas para compararlos.
En la llamada de planificación, la ventana de tarea nueva tiene un botón para crear varias a la vez. Pega la lista del mes, un título por línea, y define el cliente, el proyecto, los responsables, la fecha de entrega, el plazo interno, el estado y la fase una sola vez para todas.
Cada línea se convierte en una tarea con el siguiente código de video del cliente. Un proyecto por mes mantiene junto cada lote, aunque su último video se pase al mes siguiente.
Dale a cada tarea la estimación de su tipo. La tarea muestra las horas registradas contra ella como porcentaje, con una barra que se pone ámbar después del 80% y roja después del 100%. El temporizador corre sobre la tarea, uno por persona a la vez.
Al final del mes, los propietarios y administradores abren Métricas, eligen el cliente arriba y definen un rango de fechas personalizado. El gráfico de horas registradas separa las horas por cliente, proyecto, fase o persona, con cada total en la leyenda.
La pestaña Producción compara las horas usadas con las estimadas, cuenta los videos enviados a cada cliente y muestra los días de rodaje de tus planes de producción.
El portal de cada cliente tiene una pestaña Métricas con las entregas por mes, cada video contado en el mes en que fue al cliente por primera vez, y los minutos entregados, para que el cliente vea el volumen del mes sin esperar tu informe. Más en las páginas de registro de horas y analítica.
