La mayoría de las propuestas de video se escriben para ganar el trabajo. Abren con un reel, dedican dos páginas a la idea creativa y ponen el precio en la última. Eso te consigue un sí.
El problema aparece en el segundo mes, cuando el cliente pide el material en bruto, una tercera ronda o un corte vertical, y los dos lados abren la propuesta para ver quién tiene razón. Si la respuesta no está escrita ahí, la negocias con el trabajo a medio hacer.
Las que aguantan listan cada archivo, nombran al aprobador y ponen las fechas del cliente en el cronograma junto a las tuyas.
En resumen
- Una propuesta que aguanta lista cada archivo, nombra al aprobador y pone las fechas del cliente en el cronograma.
- Define una ronda como un conjunto consolidado de notas sobre una versión, y nombra a una persona que aprueba.
- Di cuántos días hábiles tiene el cliente para mandar notas, y qué le hace una respuesta tardía a la entrega.
- Deja por escrito qué pasa con el material en bruto, los archivos de proyecto, las licencias de música y el derecho del cliente a usar el video.
La estructura
Copia las secciones en tu propio documento y complétalas. Cada una responde una pregunta que de otro modo aparece en medio del proyecto.
| Sección | Qué escribir |
|---|---|
| 1. Resumen | Cliente, proyecto, fecha, a quién va dirigida y cuánto tiempo vale el precio |
| 2. Objetivo | Para qué es el video, dónde se publica y quién lo ve, tomado del brief |
| 3. Entregables | Una línea por archivo, con duración, relación de aspecto, idioma, subtítulos y formato |
| 4. Qué incluye | Días de rodaje, equipo, locaciones, entrevistas, gráficos, de dónde sale la música |
| 5. Rondas y aprobación | Cuántas rondas, qué cuenta como una, quién aprueba y cómo |
| 6. Cronograma | Tus fechas y las del cliente: aprobación del guion, notas de cada corte, entrega |
| 7. Precio y pagos | El total, y cada pago atado a un hito |
| 8. Música, stock y uso | Qué está licenciado, para qué usos, y cuándo empieza el derecho del cliente a usar el video |
| 9. Material en bruto y archivos de proyecto | Qué se entrega, qué no, y cuánto tiempo lo guardas |
| 10. Fuera del alcance | Lo que no está incluido, y el precio de los extras |
| 11. Aceptación | Una firma, o una respuesta por escrito que acepte la propuesta |
Un archivo que no es una línea de la sección 3 es trabajo nuevo, y el post sobre scope creep tiene una prueba para los pedidos intermedios. Los números de la sección 7 salen de tus propias horas y de un presupuesto línea por línea.
Ata cada pago a algo que los dos lados puedan ver que pasa, como un anticipo al firmar, un segundo pago cuando sale el primer corte y el saldo con la aprobación final. Retener la descarga hasta el pago cubre el master en el medio.
Tres secciones causan la mayoría de las discusiones, y abajo tienen ejemplos de redacción. La redacción viene de una productora y no es asesoría legal. El derecho contractual cambia de un país a otro, así que haz que un abogado lea tu versión una vez antes de reutilizarla.
Rondas y aprobación
La mayoría de las propuestas da un número de rondas. Menos dicen quién aprueba o cómo se ve una aprobación, que es el hueco donde cae un “¡se ve genial!” por WhatsApp cuando resulta que era sobre la versión equivocada.
Rondas y aprobación. El precio incluye dos rondas de cambios después del primer corte. Una ronda es un conjunto consolidado de notas sobre una versión. Cualquier persona de [Cliente] puede comentar en el enlace de revisión, y [Nombre, cargo] aprueba. Una versión queda aprobada cuando [Nombre] hace clic en Aprobar en el enlace de revisión o confirma por escrito qué versión aprueba. Las rondas después de la segunda, y los cambios después de la aprobación, se facturan a [precio] por ronda.
Pon ahí el nombre de una persona. “Aprueba Marketing” deja que cualquiera de marketing reabra una decisión que tomó un colega. Mantener cada ronda en una sola lista de notas está en cómo terminar con las rondas de revisión infinitas, y la prueba de aprobación del cliente cubre qué guardar cuando el sí llega por chat.
El cronograma y el tiempo de respuesta del cliente
Un cronograma solo con tus fechas hace que cada retraso parezca tuyo. Pon las fechas del cliente en la misma tabla:
- Cuándo tiene que estar aprobado el guion.
- Cuántos días hábiles tiene para mandar notas sobre cada corte.
- Cuándo vence la aprobación final.
Después di qué le hace una respuesta tardía a la entrega.
Cronograma. La fecha de entrega del [fecha] supone notas dentro de los tres días hábiles posteriores al envío de cada versión. Si las notas llegan más tarde, la entrega se corre la misma cantidad de días hábiles, sujeto a la disponibilidad de nuestro equipo. Si una versión no recibe respuesta en 15 días hábiles, el proyecto queda en pausa, y retomarlo implica acordar un cronograma nuevo.
Conserva la parte de la disponibilidad. El editor que reservaste para el martes pasa a otro trabajo cuando las notas no llegan, así que la nueva fecha puede caer más tarde que un día por cada día de retraso.
El post sobre el cronograma de producción muestra cómo contar días hábiles entre etapas, y cuando el cliente tarda demasiado tiene los correos de seguimiento.
Material en bruto y archivos de proyecto
Esta suele llegar después de la entrega, muchas veces de alguien nuevo del lado del cliente: “¿Nos pueden mandar todo el material en bruto?”. Un cliente que pagó el rodaje puede suponer que el material es suyo, y la productora puede suponer que no.
El archivo de proyecto es menos útil de lo que parece. No abre bien sin las mismas tipografías, plugins y medios, y parte de la música y el stock que contiene no se puede ceder según su licencia.
Material en bruto y archivos de proyecto. Los honorarios cubren los entregables de la sección 3. El material en bruto está disponible a pedido, en un disco que tú proporcionas, con un cargo por manejo de [precio]. Los archivos de proyecto de edición no están incluidos. Si los necesitas, cotizamos una cesión, y se entregan tal como están, sin tipografías, plugins ni material de stock cuya licencia no permita transferirlo. Guardamos el material en bruto durante [número] meses después de la entrega final, y el master y el proyecto durante [número] meses.
Repite la política en el correo de entrega, para que dentro de un año los dos lados puedan encontrar la misma frase.
Música, stock y derechos de uso
Los bancos de stock licencian un tema o un clip para ciertos usos, y la licencia comprada para un video de la web puede no cubrir anuncios pagos, televisión o una pantalla en un evento. La sección 8 dice de dónde salen la música y el stock, qué usos están cubiertos y por cuánto tiempo.
Una canción conocida se cotiza aparte, y licenciarla toma tiempo además de dinero. La música, los logos y el material que aporta el cliente son de él para licenciar.
Di cuándo empieza el derecho del cliente a usar el video. Si empieza con el pago final, un cliente que publica una copia de revisión está usando algo que no pagó, y eso es más fácil de plantear cuando la propuesta lo decía.
Agrega también una línea sobre tu portafolio: si puedes mostrar el video en tu reel una vez que sea público.
Cómo funciona esto en RecReview
RecReview no redacta propuestas, cotizaciones, contratos ni facturas, así que el documento sigue en tu editor y el precio en tu hoja de cálculo. Registra lo que pasa después de que el cliente firma, que es lo que vas a comparar con la propuesta.
Cada video es una tarea, y cada corte que se sube pasa a ser la siguiente versión numerada. Enviar una versión al cliente queda en el historial de actividad de la tarea con el número de versión y la fecha, y lo mismo pasa con cada aprobación o pedido de cambios que hace el cliente en el enlace de revisión.
Las rondas y los días que tardó el cliente en responder terminan en la misma lista.
El cliente aprueba con un botón en la página de revisión, y solo puede hacerlo alguien que se identificó con nombre y correo. La versión muestra entonces quién la aprobó, el número de versión y la fecha y hora, como en “Aprobado por Dana Reyes · v3 · 04 nov, 11:20 a. m.”.
Si activas los roles de contacto, solo los gestores del cliente pueden aprobar y descargar el final, mientras los revisores comentan y piden cambios. Las personas que se identifican en un enlace de revisión entran como revisores, así que el aprobador nombrado en la sección 5 puede ser el único gestor del cliente.
Cuando esa persona dice que sí por WhatsApp o en una llamada, alguien de tu equipo lo registra en la última versión con el canal por el que llegó.
Las descargas antes de la aprobación vienen desactivadas por defecto para todos los clientes. En la página de revisión, el cliente recibe el botón de descarga después de aprobar la versión, y en el portal cuando la tarea se marca como entregada.
Puedes permitir descargas anticipadas para un cliente, y cada una queda registrada en el historial de ese contacto mientras los propietarios y administradores reciben una notificación. Más sobre el portal del cliente.
