Quase todo fee mensal de vídeo nasce numa mensagem de WhatsApp: quatro vídeos por mês, valor fechado.
Cinco meses depois, os quatro viraram seis, dois deles são aftermovies de três minutos, e ninguém acha a mensagem que diz se o corte que o cliente pulou em março ainda vale.
O fee só se sustenta quando vira um pacote escrito. O valor da hora por trás dele sai de quanto cobrar por edição de vídeo, e este texto trata do que vai em volta.
Em resumo
- Escreva os entregáveis por tipo, cada um com duração máxima, formato e origem do material, ou use créditos se o mix muda todo mês.
- Decida antes do primeiro mês o que acontece com o vídeo não usado e dê aos vídeos acumulados uma janela própria.
- Ponha o preço de cada extra no pacote, e o quinto corte vira um número que o cliente já assinou.
- No fim de cada mês, compare as horas lançadas com as horas cobradas e leia os meses de três em três.
- Reabra o pacote quando a média de três meses ficar mais de uns 10% longe das horas cobradas.
O que entra no pacote
Comece pelos entregáveis por tipo, e não só pela quantidade. Em “quatro vídeos”, um teaser de 15 segundos vale o mesmo que um case de três minutos.
Dê a cada tipo uma duração máxima, um formato e a origem do material: “corte vertical para redes, até 60 segundos, 9:16, com legenda embutida, editado de material que já temos”. Se o mix muda todo mês, trabalhe com créditos: um corte de 60 segundos vale um, um vídeo de dois minutos vale dois, e o cliente gasta seis por mês.
Depois vêm as diárias (“uma meia diária por mês, quatro horas no local, deslocamento dentro da cidade incluído”) e as rodadas por vídeo, normalmente duas. Rodada é uma lista consolidada de alterações sobre uma versão, mandada por um aprovador, como em como acabar com as rodadas infinitas.
Liste o que o cliente garante, como um aprovador com nome, briefing até um dia fixo do mês e retorno em tantos dias úteis, e feche com prazo mínimo de três meses, aviso prévio de 30 dias e uma revisão por trimestre.
Vídeo não usado e saldo acumulado
Essa cláusula dá mais discussão que o preço. O cliente não mandou briefing para dois dos quatro cortes de março. Eles se perdem ou ficam guardados?
- “Não usou, perdeu” é a regra mais simples para a produtora e soa dura para o cliente.
- Na regra de um mês, o vídeo não usado passa para o mês seguinte e vence lá.
- Um saldo com teto deixa acumular até um número fixo de vídeos, que vencem no fim do trimestre.
Seja qual for a regra, o saldo empurra trabalho sem trazer gente junto: se dois cortes de março caem em abril, abril tem seis cortes para uma equipe de quatro.
Dê aos vídeos acumulados uma janela própria (“até o fim do mês seguinte, em datas combinadas”) e escreva que vídeo não usado não vira reembolso nem desconto no fim do contrato.
Quando quem falhou foi a produtora, o vídeo continua devido e não vence, e deixar isso escrito ajuda o cliente a aceitar a cláusula.
O que é extra
Pedido é extra quando não cabe num tipo, na quantidade ou nas rodadas do pacote. O post sobre cliente pedindo além do escopo tem um teste para os casos duvidosos. Os comuns:
| Pedido | Está no pacote? | Como fica |
|---|---|---|
| Quinto corte num mês de quatro | Não | Preço por vídeo |
| Corte de 90 segundos com limite de 60 | Não | Conta como o tipo de cima |
| Versão vertical do vídeo 16:9 | Só se estiver escrito | Conta como um vídeo |
| Terceira rodada num corte | Não | Preço por rodada |
| Entrega em dois dias úteis | Não | Taxa de urgência |
Ponha o preço de cada extra no pacote, e a resposta ao quinto corte vira um número que o cliente já assinou.
Rotina do mês e modelo do pacote
O pacote anda melhor com um calendário fixo:
Semana 1
reunião de pauta, 30 min
lista do mês por e-mail
Semana 2
diária
Semanas 2 a 4
versões saem, retorno
em até 3 dias úteis
Última semana
últimas entregas
relatório e conferência
A reunião de pauta transforma o pacote numa lista com tipo, data e aprovador de cada vídeo, e é contra esse e-mail que o mês vai ser conferido. Espalhe as entregas pelo mês e feche com um relatório mensal de uma página.
O pacote cabe em meia página da proposta:
[Cliente] · pacote mensal
Por mês
4 cortes verticais, até 60 s
1 vídeo de até 2 min
1 meia diária de 4 h
2 rodadas por vídeo
Valor
[valor] por mês
mínimo de 3 meses
aviso prévio de 30 dias
Vídeo não usado
passa 1 mês e vence
Extras
corte extra: [valor]
rodada extra: [valor]
meia diária extra: [valor]
urgência, menos de 3 dias: +[%]
O cliente garante
1 aprovador com nome
briefing até o dia 5
retorno em 3 dias úteis
Calculado com os R$ 200 de valor da hora cobrado no post de precificação, o pacote fica assim (valores de exemplo, não preço de mercado):
| Item | Horas por mês |
|---|---|
| 4 cortes verticais, 5 horas cada | 20 |
| 1 vídeo de dois minutos | 12 |
| Meia diária com deslocamento, 2 pessoas × 5 horas | 10 |
| Reunião de pauta, relatório e gestão | 4 |
| Total | 46 |
Dá um fee de R$ 9.200 por mês. Os extras saem da mesma hora, então um corte a mais custa R$ 1.000 e uma meia diária extra, R$ 2.000.
Confira todo mês se o cliente cabe no pacote
No fim de cada mês, ponha as horas lançadas no cliente ao lado das 46 cobradas e leia os meses de três em três. O primeiro trimestre do exemplo:
| Mês | Horas lançadas | Contra as 46 cobradas |
|---|---|---|
| Janeiro | 44 | 2 a menos |
| Fevereiro | 51 | 5 a mais |
| Março | 58 | 12 a mais |
| Trimestre | 153 | 15 a mais |
As horas de cada vídeo mostram de onde veio a diferença. O resto do pacote ficou a no máximo três horas das suas 34, e o vídeo de dois minutos levou 10, 16 e 21 horas, com terceira rodada em fevereiro e março.
O cliente pagou R$ 27.600 por 153 horas, uns R$ 180 a hora em vez de R$ 200. Com o custo de R$ 150 a hora do post de precificação, a margem caiu de 25% para uns 17%. A conta só fecha com as horas lançadas em cada vídeo enquanto o trabalho acontece (controle de horas para editor de vídeo).
Quando renegociar
Reabra o pacote quando a média de três meses ficar mais de uns 10% longe das horas cobradas, para cima ou para baixo. O cliente que usa 30 de 46 horas vai perceber antes de você, e oferecer um pacote menor segura esse cliente.
Um mix puxando para vídeos longos, um saldo que só cresce ou um aprovador novo do lado do cliente também são motivo.
Leve a tabela do trimestre para a revisão com opções. No exemplo:
- Cobrar o vídeo de dois minutos por 20 horas, o que leva o pacote a 54 horas e R$ 10.800 por mês.
- Manter os R$ 9.200 e segurar o limite de duas rodadas, cobrando a terceira por R$ 800.
- Trocar o vídeo de dois minutos por mais dois cortes verticais, 10 horas dentro das 12 que ele tinha.
O cliente escolhe, e o modelo muda no trimestre seguinte.
Como isso funciona no RecReview
O RecReview não guarda o pacote, o valor do fee nem fatura, então o modelo fica na sua proposta e o preço na sua planilha. Ele guarda os vídeos do mês e as horas para conferir.
Na reunião de pauta, use “Criar várias de uma vez” na janela de nova tarefa: cole a lista do mês, um título por linha, e defina cliente, projeto, responsáveis, prazo do cliente, prazo interno, status e fase uma vez só.
Cada linha vira uma tarefa com o próximo código de vídeo do cliente. Um projeto por mês mantém cada leva junta, mesmo quando o último vídeo escorrega para o mês seguinte.
Dê a cada tarefa a estimativa do tipo dela. O timer roda na tarefa, um por pessoa de cada vez, e a tarefa mostra as horas lançadas contra a estimativa, com uma barra que fica âmbar depois de 80% e vermelha depois de 100%.
No fim do mês, donos e administradores abrem as Métricas, escolhem o cliente no topo e definem um período personalizado. O gráfico Horas registradas divide as horas por cliente, projeto, fase ou pessoa, com o total de cada um na legenda.
A aba Produção compara horas gastas com horas estimadas, conta os vídeos enviados a cada cliente e mostra as diárias dos seus planos de produção.
O portal de cada cliente tem a aba Métricas, com as entregas por mês, cada vídeo contado no mês em que foi enviado pela primeira vez, e os minutos entregues, então o cliente vê o volume do mês sem esperar o seu relatório. Mais nas páginas de controle de horas e de métricas.
