Envía un plan de producción a Google Calendar para que el equipo encuentre la grabación en su propia agenda. RecReview crea un evento y lo mantiene al día a medida que cambia el día.
Antes de empezar
Conecta Google Calendar en tu pestaña Cuenta y pide a un administrador del espacio de trabajo que elija qué calendario recibe los eventos de los planes; consulta Conecta Google Calendar.
Crea el evento
- Abre el plan y busca la sección de reunión y calendario en el encabezado.
- Haz clic en Crear evento en Calendar.
- Confirma a quién invitas. Los responsables del plan vienen preseleccionados. Puedes incluir al contacto principal del cliente y agregar direcciones externas a mano.
El botón pasa a decir Gestionar evento en Calendar, el plan muestra Sincronizado y Abrir en Calendar te lleva al evento.
Qué queda en el evento
- Título: el título del plan.
- Inicio: la fecha y la hora de inicio del plan.
- Fin: el inicio más la duración de grabación de todos los bloques. Sin duraciones definidas, usa una hora.
- Descripción: la cantidad de bloques y un enlace en vivo al plan compartido, para que un invitado que lee la invitación pueda abrir el cronograma.
- Invitados: los responsables del plan.
A partir de ahí, editar el plan actualiza el evento solo. Agrega un bloque, mueve la hora de inicio, cambia el título: el evento lo sigue. Si quitas a un responsable, se le quita como invitado. Las personas que agregaste directamente en Google no se tocan.
Importante: La sincronización va en un solo sentido. Cambiar el evento en Google Calendar no cambia el plan, y la próxima edición del plan sobrescribe lo que cambiaste ahí.
Agrega un enlace de Google Meet
Usa Generar un enlace de Google Meet. Si el plan ya tiene un evento de calendario, el Meet se vincula a ese evento para que aparezca en la invitación. Si no, RecReview crea un espacio de Meet independiente. En ambos casos el enlace queda en el plan, y los invitados de la página compartida ven un botón Ver en vivo en Google Meet.
Ejecutarlo de nuevo no hace nada: un plan conserva el enlace que tiene. Para usar un enlace de otro lugar, elige Pegar enlace manualmente.
Convierte un evento de Google en un plan
Si la grabación ya estaba agendada en Google, no crees un segundo evento.
- Abre el calendario en el panel, con Mostrar/ocultar eventos de Google Calendar activado.
- Haz clic en el evento de Google y elige ¿Convertir en un plan de producción?.
- Marca Generar un enlace de Google Meet si el evento no tiene uno y lo quieres.
- Haz clic en Crear plan.
El plan adopta ese evento. Nada se duplica, y las ediciones posteriores del plan se sincronizan en la misma invitación. Un evento de todo el día se convierte en un plan que empieza a las 07:30, y puedes cambiarlo en el encabezado del plan.
Si la sincronización se detiene
Un aviso ámbar en el plan significa que tu conexión con Google venció o se desconectó. Haz clic en él para reconectar. Si el evento se eliminó en Google, RecReview te lo dice y te deja crear uno nuevo.
Siguientes pasos
Envía al equipo el cronograma en sí; consulta Comparte un plan de producción.