El congreso termina a las seis. A las nueve de la mañana siguiente el cliente quiere un video resumen de 90 segundos en LinkedIn, tres cortes verticales para el Instagram del evento y treinta fotos para el comunicado de prensa.
Nada de ese día tiene segunda toma. El CEO sube al escenario una sola vez, y si tu camarógrafo estaba atascado en la mesa de acreditaciones en ese momento, el plano no existe.
La mayor parte de lo que define una grabación de evento ocurre antes de que se abran las puertas. Este checklist empieza por lo que hay que pedirle al organizador, después reparte al equipo para el día y termina con la entrega y la aprobación. Planificar un rodaje en estudio es otro trabajo, que se explica en nuestro checklist de preproducción.
En resumen
- Una semana antes, pídele al organizador la escaleta, una lista de imprescindibles, acceso al escenario, una señal de audio, credenciales, electricidad y una conexión para subir archivos.
- Dale a cada punto de la lista de imprescindibles un responsable antes de que se abran las puertas.
- Graba también el audio del escenario en un grabador aparte, y que una sola persona sea responsable de las tarjetas todo el día.
- Acuerda antes del evento qué sale esta noche, mañana y la próxima semana, y haz la cuenta de la subida.
- Nombra a una persona que aprueba del lado del cliente y acuerda un plazo para las notas.
Qué conseguir del organizador antes del día
El organizador sabe cosas que no puedes averiguar por tu cuenta, y la mayoría solo llegan si las pides por su nombre, una semana antes.
- La escaleta, versión final, con la hora, la sala y el orador de cada sesión. Pregunta quién envía las actualizaciones ese día, porque va a cambiar.
- Una lista de imprescindibles con los momentos (apertura, keynote del CEO, entrega de premios, presentación del producto) y las personas (oradores, VIP, patrocinadores), más una foto de cualquiera a quien vayas a tener que reconocer entre la gente.
- Acceso al escenario: dónde va la cámara del escenario, si hay tarima, qué pasillos puede usar la cámara móvil durante las charlas y qué zonas están prohibidas.
- El nombre del ingeniero de sonido y una señal de audio de la consola de mezcla, con el conector confirmado.
- Credenciales para cada miembro del equipo, incluidos backstage y el camarín si vas a hacer entrevistas.
- Electricidad en cada posición de cámara, y qué enchufes comparten circuito con el catering.
- Una conexión para subir archivos. Pide un puerto de red cableado o una red dedicada, porque el Wi-Fi de invitados lo van a compartir todos los asistentes.
- El aviso de grabación. Los organizadores normalmente mencionan la grabación y la fotografía en las condiciones de inscripción y ponen carteles en la entrada, y las personas entrevistadas igual firman una autorización de uso de imagen. La redacción debería venir del equipo legal del cliente, porque las reglas cambian de un país a otro.
- Una sala silenciosa para entrevistas, y los horarios en que cada persona entrevistada está libre.
Suma los horarios de llamado del equipo y los entregables, y tienes la hoja de llamado del día.
Quién cubre qué ese día
Cada punto de la lista de imprescindibles tiene un responsable antes de que se abran las puertas. Cuando dos personas creen que están en el keynote, nadie está en la pausa del café donde el patrocinador quería fotos.
Un equipo típico para un congreso de un día con un escenario principal:
| Rol | Cubre | Audio |
|---|---|---|
| Cámara de escenario | Cada charla del escenario principal | Señal de la consola y un grabador de respaldo |
| Cámara móvil | Público, stands, llegadas, B-roll | Micrófono de cámara |
| Entrevistas | Oradores e invitados de la lista | Micrófonos corbateros, sala silenciosa |
| Fotógrafo | Escenario, networking, VIP, patrocinadores | |
| Productor | Escaleta, lista de imprescindibles, tarjetas |
Con un equipo más chico, la cámara móvil hace las entrevistas en los huecos y el productor se encarga de las tarjetas y de la lista. Déjalo por escrito también, para que quien opera la cámara móvil sepa que los espacios de entrevista son suyos.
Busca los momentos en los que pasan dos cosas a la vez. Si la entrega de premios se superpone con la sesión paralela de un patrocinador, decide de antemano cuál cubre el fotógrafo, y dile al cliente cuál no va a tener.
Audio y tarjetas: los dos respaldos
El audio del escenario es donde más seguido sale mal el material de un evento. La señal de la consola lleva lo que mande el ingeniero de sonido, así que cuando ajusta los niveles para la sala o pone la música de entrada a todo volumen, tu grabación recibe la misma mezcla.
Pide una señal que no siga los faders (un envío pre-fader, en términos de sonidista), pruébala durante la prueba de sonido con alguien hablando en el micrófono real del escenario y graba esa misma señal en un grabador aparte. Si la entrada de la cámara satura, el grabador todavía tiene el keynote.
Mantén también el micrófono de la cámara en un segundo canal, porque el sonido ambiente es mejor que el silencio cuando un micrófono quedó silenciado en la consola.
Las tarjetas son el otro riesgo, porque no hay segunda toma. Una sola persona es responsable de ellas todo el día.
- Etiqueta cada tarjeta y anota qué sesiones contiene.
- Descarga en cada pausa a dos discos antes de que la tarjeta vuelva a una cámara.
- Nunca formatees una tarjeta que no exista en los dos discos.
- Hazle llegar el keynote de la mañana al editor a la hora del almuerzo, para que el corte empiece mientras el evento todavía está en curso.
Entregables del mismo día y del día siguiente
Acuerda antes del evento qué sale esta noche, qué sale mañana y qué espera a la próxima semana. Cuando un cliente pide “un video del evento”, puede referirse a cualquier fila de esta tabla.
| Entregable | Cuándo | Lo aprueba |
|---|---|---|
| Video resumen, 60 a 90 s | A la mañana siguiente | Gerente de comunicaciones |
| Tres cortes verticales | Al día siguiente, después del resumen | Gerente de comunicaciones |
| 30 fotos editadas para prensa | Esa misma noche | Gerente de comunicaciones |
| Galería de fotos completa | Dentro de una semana | Gerente de comunicaciones |
| Cada keynote, completo | Dentro de una semana | Equipo del orador |
Los cortes verticales reutilizan los planos del resumen, así que vienen después de que se aprueba, y reencuadrar para 9:16 tiene sus propias trampas. El artículo sobre la lista de entregables explica cómo acordar cada archivo por escrito.
Haz la cuenta de la subida antes del día. Un resumen de 90 segundos exportado a 20 megabits por segundo pesa unos 225 MB. Con una subida de 10 Mbps tarda tres minutos, y en una red de invitados saturada a 2 Mbps tarda quince.
Treinta fotos en resolución completa suman unos cientos de megabytes más. Si la conexión del lugar es débil, sube desde el hotel o la oficina, y dale a eso su propio espacio en el cronograma del día.
Cómo mantener la revisión rápida cuando el cliente lo quiere para mañana
Un plazo para la mañana siguiente tiene espacio para una sola ronda de notas. Lo que la frena normalmente está del lado del cliente, con cuatro personas comentando, cada una esperando a ver qué dijeron las demás, y nadie seguro de quién decide.
Nombra a una persona que aprueba antes del evento y pídeles a todos los demás que envíen sus notas a través de ella.
Después acuerden un plazo, algo como “el resumen sale a las 10 de la noche, notas hasta las 8 de la mañana, final a las 10”. Envíalo con dos líneas sobre lo que ya está definido y lo que no, por ejemplo que la música tiene licencia y los subtítulos vienen en la siguiente versión.
Elige tú las fotos. El cliente recibe las treinta mejores, editadas, en lugar de las 1.200 de las tarjetas. Mantén el retoque liviano para el set de prensa y deja la aprobación detallada de retoques para la galería completa, más adelante en la semana.
Cómo funciona esto en RecReview
En RecReview el día del evento puede ser un plan de producción con la fecha, la hora de inicio, la locación y el equipo. Cada video que debes es una tarea que entra como bloque de video, y Nueva galería suma la entrega de fotos al plan también como bloque.
Llegada del equipo, las pausas y Cierre completan el resto del día, y la nota de cada bloque puede llevar detalles como el acceso al escenario a las 7:30 o el nombre del ingeniero de sonido. El enlace para compartir el plan se abre sin iniciar sesión, admite una contraseña opcional y se actualiza en vivo a medida que se marcan los bloques.
Cada entregable tiene una fecha de entrega, que ve el cliente, y un plazo interno que solo ve tu equipo. Si el Wi-Fi del lugar se cae durante una subida, al reintentar se retoma desde las partes ya enviadas.
Una versión nueva se reproduce en la página de revisión apenas termina de subirse. Enviarla al cliente le manda el enlace por correo, y comenta sobre el fotograma y aprueba o pide cambios en la misma página. La siguiente versión se sube a la misma tarea.
Las fotos van a una galería de fotos como archivos JPEG, PNG o WebP de hasta 40 MB cada uno. Los archivos HEIC del iPhone no pasan, así que expórtalos primero como JPEG.
El cliente comenta y dibuja sobre cada foto pero aprueba o pide cambios sobre la galería completa, así que el set de prensa y el set completo funcionan mejor como dos galerías. Un retoque se sube como una nueva versión de la misma foto, que el cliente puede comparar con la anterior.
