O congresso acaba às 18h. Às 9h do dia seguinte o cliente quer um highlight de 90 segundos no LinkedIn, três cortes verticais para o Instagram do evento e trinta fotos tratadas para o release.
Nada no evento se repete. O CEO sobe ao palco uma vez só, e se o cinegrafista estava preso na fila do credenciamento bem naquela hora, a imagem não existe.
Quase tudo o que decide uma cobertura acontece antes de as portas abrirem. Este checklist começa pelo que pedir ao organizador, depois divide a equipe no dia e termina na entrega e na aprovação. Gravação em estúdio tem outro roteiro, que está no nosso checklist de pré-produção.
Em resumo
- Com uma semana de antecedência, peça ao organizador a programação final, a lista do que não pode faltar, o acesso ao palco, uma saída da mesa de som, credenciais, energia e uma conexão para subir arquivos.
- Dê a cada item da lista um dono antes de as portas abrirem.
- Grave o áudio do palco também num gravador separado e deixe uma pessoa cuidando dos cartões o dia inteiro.
- Combine antes do evento o que sai hoje à noite, amanhã e na semana que vem, e faça a conta do upload.
- Defina um aprovador do lado do cliente e combine uma janela para os comentários.
O que pedir ao organizador antes do evento
O organizador sabe coisas que você não descobre sozinho, e a maioria só chega se você pedir uma por uma, com uma semana de antecedência.
- A programação final, com horário, sala e palestrante de cada sessão (o roteiro do cerimonial, quando houver). Pergunte quem avisa as mudanças no dia, porque vai mudar.
- A lista do que não pode faltar, com os momentos (abertura, palestra do CEO, entrega de prêmio, lançamento do produto) e as pessoas (palestrantes, convidados VIP, patrocinadores), e uma foto de quem você vai ter que reconhecer no meio da multidão.
- Acesso ao palco: onde fica a câmera fixa, se tem praticável, por onde a volante pode circular durante as palestras e quais áreas são proibidas.
- O nome do técnico de som da casa e uma saída da mesa para vocês, com o conector confirmado.
- Credencial para cada pessoa da equipe, inclusive backstage e camarim, se tiver entrevista.
- Energia em cada posição de câmera, e quais tomadas dividem o circuito com o buffet.
- Uma conexão para subir arquivos. Peça um ponto de rede cabeado ou uma rede só para a equipe, porque o Wi-Fi do evento vai estar dividido com o público inteiro.
- O aviso de captação de imagem. O organizador costuma incluir filmagem e fotografia no termo da inscrição e pôr placas na entrada, e quem dá entrevista assina o termo de autorização de uso de imagem do mesmo jeito. O texto vem do jurídico do cliente, porque as regras variam de país para país.
- Uma sala silenciosa para as entrevistas e o horário livre de cada entrevistado.
Somando os horários de chegada da equipe e as entregas, a ordem do dia está pronta.
Quem cobre o quê no dia
Cada item da lista ganha um dono antes de as portas abrirem. Quando duas pessoas acham que estão na palestra principal, ninguém está no coffee break em que o patrocinador queria fotos.
Uma equipe comum para um congresso de um dia com um palco principal:
| Função | Cobre | Áudio |
|---|---|---|
| Câmera do palco | Todas as palestras do palco principal | Saída da mesa e gravador de backup |
| Câmera volante | Plateia, estandes, chegada, imagens de apoio | Microfone da câmera |
| Entrevistas | Palestrantes e convidados da lista | Lapela, em sala silenciosa |
| Fotógrafo | Palco, networking, VIPs, patrocinadores | |
| Produtor | Programação, lista, cartões |
Com equipe menor, a volante faz as entrevistas nos intervalos e o produtor cuida dos cartões e da lista. Deixe isso escrito, para o operador da volante saber que as entrevistas são dele.
Procure os momentos em que duas coisas acontecem juntas. Se a entrega do prêmio bate com a sessão paralela do patrocinador, decida antes qual delas o fotógrafo cobre e avise o cliente de qual ele vai ficar sem.
Áudio e cartões: os dois backups
O áudio do palco é onde a cobertura de evento mais dá errado. A saída da mesa leva o que o técnico manda, então quando ele mexe no volume para a plateia ou solta a trilha de entrada no talo, a gravação recebe a mesma mixagem.
Peça uma saída que não acompanhe os faders (um auxiliar pré-fader, na língua do técnico de som), teste na passagem de som com alguém falando no microfone de verdade do palco e grave o mesmo sinal num gravador separado. Se a entrada da câmera estourar, o gravador ainda tem a palestra.
Deixe também o microfone da câmera num segundo canal, porque som ambiente é melhor que silêncio quando um microfone ficou mudo na mesa.
Cartão é o outro risco, porque não tem regravação. Uma pessoa cuida dos cartões o dia inteiro.
- Etiquete cada cartão e anote quais sessões estão nele.
- Descarregue em todo intervalo, em dois HDs, antes de o cartão voltar para a câmera.
- Nunca formate um cartão que não esteja nos dois HDs.
- Leve a palestra da manhã para o editor no almoço, para o corte começar com o evento ainda rolando.
Entregas do mesmo dia e do dia seguinte
Combine antes do evento o que sai hoje à noite, o que sai amanhã e o que fica para a semana que vem. Quando o cliente pede “um vídeo do evento”, pode estar falando de qualquer linha desta tabela.
| Entrega | Quando | Quem aprova |
|---|---|---|
| Highlight de 60 a 90 s | Manhã seguinte | Gerente de comunicação |
| Três cortes verticais | Dia seguinte, depois do highlight | Gerente de comunicação |
| 30 fotos tratadas para a imprensa | Mesma noite | Gerente de comunicação |
| Galeria completa de fotos | Em até uma semana | Gerente de comunicação |
| Cada palestra, inteira | Em até uma semana | Equipe do palestrante |
Os cortes verticais reaproveitam os planos do highlight, então vêm depois da aprovação dele, e reenquadrar para 9:16 tem armadilhas próprias. O post sobre lista de entregas mostra como combinar cada arquivo por escrito.
Faça a conta do upload antes do dia. Um highlight de 90 segundos exportado a 20 megabits por segundo dá uns 225 MB. Num upload de 10 Mbps isso leva três minutos, e no Wi-Fi lotado do evento, a 2 Mbps, leva quinze.
Trinta fotos em resolução cheia somam mais algumas centenas de megabytes. Se a conexão do local for fraca, suba do hotel ou do escritório e reserve esse tempo no cronograma do dia.
Revisão rápida quando o cliente quer para amanhã
Prazo para a manhã seguinte comporta uma rodada de comentários, e olhe lá. O que atrasa costuma estar do lado do cliente, com quatro pessoas comentando, uma esperando a outra, e ninguém sabendo quem decide.
Defina um aprovador antes do evento e peça que os outros mandem os comentários por ele.
Depois combine uma janela, algo como “o highlight sai às 22h, comentários até as 8h, final às 10h”. Mande com duas linhas sobre o que está fechado e o que não está, por exemplo que a trilha é licenciada e a legenda entra na próxima versão.
A seleção das fotos é sua. O cliente recebe as trinta melhores, tratadas, em vez das 1.200 dos cartões. Deixe o tratamento leve no lote da imprensa e guarde a aprovação de retoque detalhada para a galeria completa, no fim da semana.
Como isso funciona no RecReview
No RecReview, o dia do evento pode virar um plano de produção com data, horário de início, local e equipe. Cada vídeo combinado é uma tarefa e entra como bloco de vídeo, e o botão Nova Galeria põe a entrega de fotos no plano como um bloco também.
Chegada da Equipe, pausas e Encerramento completam o dia, e a nota de cada bloco guarda coisas como “acesso ao palco às 7h30” ou o nome do técnico de som. O link compartilhado do plano abre sem login, aceita senha e se atualiza ao vivo a cada bloco concluído.
Cada vídeo e cada galeria têm uma data de entrega, que o cliente vê, e um prazo interno que só a sua equipe vê. Se o Wi-Fi do local cair no meio de um upload, tentar de novo retoma das partes que já subiram.
A versão nova toca na página de revisão assim que o upload termina. Enviada a versão, o cliente recebe o link por e-mail, comenta no frame e aprova ou pede alteração na mesma página. A versão seguinte sobe na mesma tarefa.
As fotos vão para uma galeria de fotos em JPEG, PNG ou WebP de até 40 MB cada. Arquivo HEIC do iPhone não passa, então exporte como JPEG antes.
O cliente comenta e desenha em cada foto, mas aprova ou pede alteração na galeria inteira, por isso o lote da imprensa e a galeria completa funcionam melhor como duas galerias. O retoque sobe como versão nova da mesma foto, e o cliente pode comparar com a anterior.
