La mayoría de las productoras empieza igual. Un freelancer recibe más trabajo del que una persona puede editar, un cliente pide una factura a nombre de una empresa y alguien dice que ya es hora de abrir una productora.
El primer impulso es comprar una cámara mejor. Lo que decide si la empresa dura aparece después, en un mes sin facturas que emitir o en un trabajo que se pasa de tiempo porque nadie escribió cómo debía ir.
Esta guía cubre ese paso, de un freelancer con un reel a una empresa pequeña de dos o tres personas y algunos clientes que siempre vuelven.
En resumen
- Elige un nicho donde ya conozcas compradores y busca un cliente recurrente antes de gastar en equipo.
- Cotiza con tus propias horas registradas y tus costos mensuales en lugar de los paquetes de un competidor.
- Escribe un proceso de cinco pasos en el primer trabajo: brief, propuesta, revisión, entrega y horas.
- Pide un anticipo al firmar y ten un par de meses de costos fijos en el banco.
- Que tu primera contratación se haga cargo de lo que se come la mayor parte de tu semana.
Elige un nicho y un primer cliente recurrente
“Hacemos todo tipo de video” es difícil de vender y más difícil de cotizar. Las productoras pequeñas suelen crecer a partir de uno de cuatro nichos, y cada uno funciona de forma muy distinta:
| Nicho | Cómo es el trabajo | Qué te exige |
|---|---|---|
| Corporativo | Videos de marca, comunicación interna, testimonios | Paciencia con aprobaciones de varias personas |
| Eventos | Charlas, resúmenes, ediciones en el mismo día | Grabaciones de fin de semana, entregas rápidas, más crew en el día |
| Educación | Módulos de cursos, capacitación, series de e-learning | Volumen, plantillas consistentes, subtítulos |
| Publicidad y redes | Spots de campaña, versiones cortas, versiones verticales | Especificaciones estrictas, agencias de por medio, más rondas |
Empieza donde ya conoces gente que compra. El nicho decide qué equipo compras primero y qué trabajos vas a medir después para definir precios, así que vale la pena elegirlo a propósito.
Después, busca un cliente recurrente antes de gastar en equipo, como un área de capacitación que necesita un módulo al mes o un departamento de marketing que quiere cuatro cortes para redes cada mes.
Una iguala mensual con un tope de volumen cubre tus costos fijos y convierte el resto del trabajo en margen. Los proyectos sueltos siguen siendo buen negocio, pero son difíciles de planificar, porque en marzo pocas veces sabes qué vas a facturar en mayo.
Más o menos al mismo tiempo, formaliza la empresa. La estructura correcta (por ejemplo, una LLC en Estados Unidos o una sociedad limitada en el Reino Unido) depende de dónde estés y de cuánto factures, así que siéntate con un contador antes de emitir la primera factura.
Abre una cuenta bancaria separada desde el primer día, también. Los impuestos se simplifican y puedes ver mes a mes si la productora se paga sola.
Cotiza con tus horas, no con el mercado
La tarifa por jornada que cobrabas como freelancer estaba pensada para una persona trabajando desde su casa. Una empresa suma tu propio sueldo, el contador, el software, los seguros, el almacenamiento y las semanas tranquilas entre trabajos, y la tarifa tiene que cubrir todo eso.
Copiar los paquetes de un competidor tampoco funciona, porque su renta y su tipo de cliente vienen incorporados en esos números.
Registra tus horas en los primeros trabajos por etapa, del brief a la última exportación, con las llamadas incluidas. Divide los costos de un mes normal por las horas que van a trabajo de clientes, suma el margen que quieres y arma cada cotización con esa tarifa.
Nuestro artículo sobre cómo cotizar producción de video lo explica paso a paso con un ejemplo.
Arma el proceso en el primer trabajo
Un freelancer puede tener el proceso en la cabeza. Tu primera contratación no, así que escríbelo mientras la empresa es lo bastante pequeña para cambiarlo en una tarde. Cinco pasos cubren la mayoría de los trabajos:
- Un brief completado con el cliente antes del guion, que cubra para qué es el video, dónde se va a publicar, quién aprueba y cuántas rondas están incluidas (plantilla de brief de video).
- Una propuesta con el alcance, las rondas, el calendario, los pagos y qué pasa con el material en bruto (plantilla de propuesta).
- Revisión y aprobación en un solo lugar, con notas sobre el fotograma y una aprobación por escrito de la persona que nombró el brief (enviar un corte a revisión).
- Un paquete de entrega que deje claro cuál es el archivo final y hasta cuándo funciona el enlace (plantilla de correo de entrega).
- Horas registradas en cada trabajo desde el primer día, para que la próxima cotización salga de datos (registro de horas para editores).
Usa las mismas plantillas con todos los clientes, incluso con el cliente amigo que aprobaría feliz por un mensaje de WhatsApp. Así el tercer cliente pasa por la misma rutina que el primero, y tu primera contratación aprende una rutina en lugar de tres.
Equipo, anticipos y el hueco de caja
Compra el equipo que sale en casi todos los trabajos: el cuerpo de cámara que conoces, los dos o tres lentes que usas cada semana, el kit de audio, luces para entrevistas, la estación de edición y almacenamiento suficiente para tener dos copias de todo.
Renta el resto, como lentes de cine, un dron, una segunda cámara para un evento grande o una grúa, y pon la renta en el presupuesto del trabajo para que la pague el cliente.
Antes de comprar algo que rentas todo el tiempo, suma lo que gastaste rentándolo en los últimos meses y compáralo con lo que cuesta tenerlo por mes, seguros y reparaciones incluidos.
El crew y las rentas se pagan el día de la grabación o antes, y el cliente paga semanas después. La propuesta cierra ese hueco.
Pide un anticipo al firmar que cubra al menos lo que vas a pagar antes del primer corte, ata los siguientes pagos a cosas que controlas, como el día de grabación o el envío del primer corte, y deja el saldo para la aprobación final.
Factura las igualas al inicio del mes, y envía la factura el día que el cliente aprueba.
Ten en el banco lo suficiente para cubrir un par de meses de costos fijos. Los clientes más grandes suelen tener plazos de pago de 30 o 60 días escritos en sus reglas de compras, así que pregunta por ellos antes de firmar y planea el anticipo según la respuesta.
Primero productor o editor
La primera contratación debería hacerse cargo de lo que se come la mayor parte de tu semana.
Si eres el editor y tus días se van en correos de clientes y en perseguir aprobaciones, necesitas un productor, aunque sea medio tiempo, más que un segundo editor. El artículo sobre qué hace un productor de video enumera las señales.
Si eres quien vende y dirige las grabaciones y los cortes se acumulan, contrata un editor.
Empieza con freelancers pagados por proyecto, y suma a alguien al equipo cuando las horas se mantengan estables durante algunos meses. Las horas que vienes registrando te van a decir cuándo.
Para editores, nuestra guía para contratar un editor de video freelance cubre la prueba pagada y qué acordar por escrito.
A quien contrates, deja por escrito quién habla con el cliente. En una productora pequeña suele ser tú o el productor, y el cliente debería saberlo desde el primer trabajo.
Cómo funciona en RecReview
RecReview guarda toda la empresa en un espacio de trabajo. Cada cliente tiene proyectos, y cada proyecto tiene tareas, una por video, con todas sus versiones dentro.
El código del cliente se convierte en el inicio de cada código de video (ACME_001, ACME_002), y una exportación con ese código en el nombre del archivo sube como una nueva versión de la tarea correcta.
El temporizador corre en la tarea, uno por persona a la vez. Los propietarios y administradores ven las horas en Métricas, agrupadas por cliente, proyecto, fase o persona, que son los datos que pide la sección de precios.
RecReview no guarda tarifas ni envía facturas, así que los anticipos y las facturas siguen en tu herramienta de contabilidad.
Puedes activar un portal del cliente para cada cliente desde el primer trabajo. Muestra tu logo y el suyo, lo que espera su revisión, lo que le enviaste y los días de grabación de los planes que compartes.
Todos los planes incluyen usuarios ilimitados, así que sumar un productor o un editor freelance no cambia lo que pagas.
Creator cuesta USD 49 al mes con 500 GB de almacenamiento, Pro USD 99 con 2 TB y Studio USD 279 con 5 TB. No hay plan gratuito, y la prueba de 15 días tiene las funciones de Studio con 500 GB.
La página de gestión de proyectos tiene más sobre clientes, proyectos y tareas.
