En una productora pequeña, el productor es la persona que se asegura de que el video se haga. Arma el presupuesto y el calendario, reserva al equipo y la locación, mantiene informado al cliente y se ocupa de que salgan tanto el archivo final como la factura.
Casi nada de eso se ve en el video terminado. Lo notas cuando falta, como un rodaje que empieza una hora tarde, una ronda de notas que nadie juntó o una aprobación que llegó por WhatsApp y quedó enterrada debajo de otros cuarenta mensajes.
El trabajo se divide en antes, durante y después del rodaje, y cambia bastante de un tramo al otro.
En resumen
- En una productora pequeña el productor se encarga del presupuesto, el cronograma, el equipo y el cliente, del brief a la factura.
- Antes del rodaje eso significa el brief, el presupuesto, las fechas, el equipo, la locación y las autorizaciones de uso de imagen.
- En el set el productor es dueño del plan y del reloj, y en postproducción convierte las notas del cliente en una sola lista para el editor.
- El productor no es el director ni el editor, y cuando aparecen varias señales de alerta todos los meses, alguien tiene que hacerse cargo del rol.
Antes del rodaje: brief, presupuesto, cronograma, personas
Todo empieza con el brief. El productor se sienta con el cliente y define para qué es el video, dónde se va a publicar, qué tiene que incluir y quién lo aprueba.
Ese último campo evita más problemas después que cualquier otro. Nuestra plantilla de brief de video mete esa conversación en una página.
El brief se convierte en un presupuesto y un cronograma. El productor cotiza los días de equipo, el equipamiento, la locación, el talento y las horas de postproducción, incluidas las rondas de cambios que cubre la cotización (la plantilla de presupuesto va línea por línea). Después las fechas: rodaje, primer corte, cada ventana de revisión del cliente y entrega, contando el tiempo que el cliente tarda en responder.
El resto de la preproducción son personas y papeles: reservar al equipo según quién está realmente libre, revisar la locación por electricidad, estacionamiento, ruido y permisos, y juntar las autorizaciones de uso de imagen de todos los que salen en cámara y de quien es dueño del lugar.
El guion también necesita una aprobación por escrito de una persona con nombre antes de que alguien se presente. El checklist de preproducción recorre cada bloque. Con un cliente nuevo, agrega una reunión de arranque y un acuerdo sobre cómo van a funcionar la revisión y la entrega (checklist de bienvenida de clientes).
El día de rodaje
En el set, el productor es dueño del plan y del reloj. El plan de rodaje dice qué se graba y cuándo, y el productor lo ve correrse y decide qué se sacrifica: quitar una posición de cámara, acortar el almuerzo, pasar un video a otro día.
En sets más grandes el primer asistente de dirección maneja el plan en el set, y el productor se ocupa de todo lo que lo rodea, como los horarios de llamado, la comida, el transporte, los papeles y las horas extra.
Muchas veces el cliente también está. Alguien tiene que mantenerlo al tanto, recibir sus comentarios sin dejar que dirija al entrevistado y conseguir las decisiones que no pueden esperar (“¿necesitamos una toma con el producto en la mano?”) antes de que el equipo cierre. En la mayoría de los rodajes eso le toca al productor, y así el director queda libre para seguir grabando.
Antes de que todos se vayan, el productor verifica que el material tenga respaldo, tacha lo que se grabó contra la lista y anota lo que falta para una toma adicional.
Después del rodaje: versiones, notas, aprobaciones, entrega
En postproducción el productor pasa a ser la cara de la productora frente al cliente. Cada corte sale con dos líneas sobre para qué es la ronda y una fecha para las notas.
Las notas vuelven, muchas veces de varias personas que no están de acuerdo, y el productor las convierte en una sola lista con la que el editor puede trabajar, separando en el camino las correcciones del trabajo nuevo (scope creep explica cómo distinguirlos).
Un corte que pasa una semana sin que nadie lo vea mueve la fecha de entrega, así que hacer seguimiento sin ser pesado es parte del trabajo (cuando el cliente tarda demasiado en aprobar). Cuando una fecha no se puede cumplir, el productor se lo dice al cliente temprano, con una fecha nueva (cómo decirle a un cliente que un proyecto se atrasa).
El proyecto se cierra con la aprobación final por escrito, el paquete de entrega y la factura. Muchas productoras pequeñas entregan a tiempo y facturan tres semanas después, así que un buen productor manda la factura el mismo día en que aprueba el cliente.
Lo que no es un productor
El productor no es el director. El director decide cómo se ve y cómo suena el video, encuadra los planos y trabaja con las personas en cámara. El productor le da al director espacio para hacerlo dentro del dinero y los días acordados, y resuelve cuando los dos chocan (“podemos tener la grúa o la segunda locación, pero no las dos”).
El productor tampoco es el editor. Algunos productores de equipos chicos sí editan, pero en postproducción su trabajo es proteger el tiempo del editor, para que las notas lleguen consolidadas, el alcance esté claro y nadie en la sala de edición pase una tarde respondiendo correos de clientes.
Las empresas más grandes reparten el trabajo entre varios cargos, más o menos así:
| Cargo | De qué se encarga |
|---|---|
| Productor ejecutivo | El dinero y la relación con el cliente a lo largo de los proyectos: precios, contratos, aprobación de gastos |
| Productor | Un proyecto del brief a la entrega: presupuesto, cronograma, equipo, cliente |
| Jefe de producción | El presupuesto y la logística del rodaje en producciones más grandes |
| Coordinador de producción | Reservas, viajes, horarios de llamado y papeles, reportando al productor |
| Asistente de producción | Ayuda práctica en el set y diligencias |
En una productora de cinco personas, el dueño suele ser el productor ejecutivo y una persona cubre los roles de productor y coordinador.
La semana de un productor, como checklist
El trabajo recurrente se ve más o menos así:
| Cuándo | Qué |
|---|---|
| Lunes | Recorrer cada video abierto: qué vence esta semana, qué está con el cliente, quién está sobrecargado |
| Lunes | Confirmar los rodajes de la semana: equipo, locación, autorizaciones, plan enviado a todos |
| Todos los días | Enviar los cortes que están listos, cada uno con para qué es la ronda y una fecha para las notas |
| Todos los días | Consolidar las notas que llegan y pasárselas a los editores |
| Dos veces por semana | Hacer seguimiento de los cortes que el cliente no vio |
| Cuando una fecha se corre | Avisarle al cliente ese mismo día, con una fecha nueva |
| Viernes | Facturar lo aprobado y repasar con el cliente la semana siguiente |
Señales de que tu equipo necesita un productor
- Los editores responden correos y llamadas de clientes, y la edición ocurre en los huecos.
- Nadie puede decir el lunes qué se entrega esa semana.
- Las notas caen en el WhatsApp de tres personas y una se pierde.
- Los días de rodaje empiezan tarde porque el estacionamiento o una autorización no era trabajo de nadie.
- Un proyecto pasó dos rondas más de las que cubría el presupuesto y nadie le avisó al cliente.
- La factura salió un mes después de la entrega, o nunca salió.
Cualquiera de estas puede pasar en una mala semana. Cuando varias pasan todos los meses, alguien tiene que hacerse cargo del rol, aunque sea a tiempo parcial, y el equipo y el cliente deberían saber quién es.
Cómo funciona esto en RecReview
En RecReview el día del productor empieza en Inicio. Los propietarios y administradores ven una lista Requiere atención con los videos atrasados, bloqueados, sin responsable o en revisión, más los que llevan con el cliente mucho más tiempo del que ese cliente suele tardar y los que se proyecta que no lleguen a la fecha prometida.
Al lado, una agenda muestra los próximos días de rodaje y las fechas de entrega. Los otros roles ven sus propias tareas en ese lugar, así que tiene sentido darle a tu productor el rol de Administrador.
Cada video es una tarea con dos fechas, un plazo interno y la fecha prometida al cliente, y el cliente solo ve la segunda. Un día de rodaje es un plan de producción con sus bloques, equipo, ritmo y locación. El enlace del plan se abre sin iniciar sesión, y marcar un bloque registra la hora real y empuja el resto del día.
Enviar un corte es un botón en la página de revisión. Manda un correo a las personas que elijas, marca la tarea como en espera del cliente y muestra la versión en su portal.
Por defecto los propietarios, administradores y editores pueden enviar al cliente, y los propietarios y administradores pueden cambiarlo en la configuración del equipo.
Cuando un cliente aprueba el corte final en una llamada o por WhatsApp, regístralo en la versión e indica cómo te lo dijo. Cuenta como la aprobación del cliente, y la versión muestra quién la registró.
RecReview no factura a tus clientes. Hay más en la página de gestión de proyectos.
